Mensaje de fuera de la oficina
Indica cuándo no vas a estar, por qué y quién te cubre. El generador escribe el mensaje de fuera de la oficina en versión breve, formal y cercana, para compañeros y para clientes, con asunto, listo para pegar en Outlook o Gmail como respuesta automática de vacaciones.
Cómo activar la respuesta automática en Outlook y Gmail
Copia primero el mensaje que quieras y luego sigue los pasos de tu correo. Los nombres de los menús vienen de las páginas de ayuda de Microsoft y Google.
Outlook en la web y el nuevo Outlook
- Arriba, abre Configuración y ve a Cuenta, luego Respuestas automáticas.
- Activa el botón Respuestas automáticas.
- Elige "Enviar respuestas solo durante este período" y escribe la fecha de inicio y la de fin.
- Pega tu mensaje en el cuadro de abajo. Las cuentas de trabajo pueden tener un mensaje aparte para remitentes externos: usa ahí la versión para clientes.
- Selecciona Guardar.
En Outlook clásico para Windows está en Archivo, Respuestas automáticas. Microsoft advierte que responder a todos los remitentes externos también contesta boletines, publicidad y correo no deseado, y recomienda limitarlo a tus contactos.
Soporte de Microsoft: respuestas automáticas en OutlookGmail
- En la computadora, abre Gmail, haz clic en Configuración arriba a la derecha y luego en Ver toda la configuración.
- En la pestaña General, ve a la sección Respuesta automática y selecciona Respuesta automática activada.
- Completa el período, el asunto y el mensaje.
- Opcional: marca la casilla para enviar la respuesta solo a tus contactos.
- Abajo, haz clic en Guardar cambios.
Según Google, la respuesta empieza a las 12:00 a. m. del primer día y termina a las 11:59 p. m. del último. En la mayoría de los casos llega a cada remitente solo la primera vez que escribe; si vuelve a escribir después de cuatro días, la recibe otra vez.
Ayuda de Gmail: respuesta automática (support.google.com)Qué poner en un mensaje de fuera de la oficina
Cuatro cosas: que no estás, cuándo vuelves (la fecha de regreso importa más que el último día fuera), quién te cubre y si vas a leer el correo. El motivo es opcional. "De vacaciones" o "de viaje de trabajo" ayuda a saber si conviene esperar; para una licencia médica o algo personal basta con "fuera de la oficina", y este generador no dice más.
Escribe la fecha con el día de la semana y nombra a una persona real con su correo o teléfono. "Escribe a mi equipo" manda a la gente de vuelta a tu bandeja.
Versión interna y versión para clientes
Tus compañeros necesitan poco: las fechas y quién se encarga de qué. Los clientes necesitan un trato formal (la versión formal usa "usted"), tu firma completa con la empresa y un camino claro para lo urgente. En Outlook con cuenta de trabajo puedes poner los dos mensajes por separado; en Gmail solo hay uno, así que usa el de clientes.
Respuesta automática para vendedores
Cuando un cliente escribe a un vendedor que no está, casi siempre es por una cotización, un pedido o una entrega. Con la opción de ventas, el mensaje para clientes dice quién atiende cotizaciones y pedidos mientras no estás. Si vas a una feria, elige viaje de trabajo y pon el nombre del evento: el cliente ve que estás trabajando.
Actívala la noche antes de salir, pruébala con un correo desde otra cuenta y desactívala el día que vuelves.
¿Tampoco vas a contestar el teléfono? El generador de mensajes de buzón de voz escribe un saludo de fuera de la oficina con las mismas fechas.
Para vendedores en ruta: correo de seguimiento después de una feria, plantilla de traspaso de cuentas.
La respuesta automática cubre tu bandeja. El traspaso es una conversación.
El mensaje de fuera de la oficina dice a quién escribir. En la reunión de traspaso antes de irte, quien te cubre se entera de qué negocios, cotizaciones y clientes le tocan. Graba esa reunión con ParrotNotes y obtén el resumen y las tareas, para que nada se quede solo en tu cabeza mientras no estás. Gratis para 100 minutos de grabación al mes.
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