Notizen zum Verkaufsgespräch: Vorlage für Kundentermine vor Ort

Ralf sitzt nach einem 45-minütigen Termin mit dem Einkaufsteam eines Bauunternehmens wieder in seinem Transporter. In seinem Notizbuch steht „großes Projekt Frühjahr“, „Linda, Preise??“ und eine Zahl, die entweder 340 oder 840 heißt. Das Angebot ist am Freitag fällig. (Ralf ist eine zusammengesetzte Figur, aber fast jeder im Außendienst war schon einmal Ralf.)

Das Gespräch lief gut. Die Notizen nicht. Eine leere Seite lädt zum Kritzeln ein, und Gekritzel übersteht die nächsten zwei Termine nicht.

Eine Vorlage für Notizen zum Verkaufsgespräch löst das Problem. Sie gibt vor, was Sie festhalten, während der Kunde spricht, sodass die Seite auf Ihrem Schoß bereits die Namen, Zahlen und Zusagen enthält, die Ihr Angebot, Ihr Besuchsbericht und Ihre Follow-up-E-Mail brauchen. Das zählt, denn laut den State-of-Sales-Statistiken von Salesforce, einer Befragung von mehr als 4.000 Vertriebsprofis, verbringen Vertriebsmitarbeiter 60 % ihrer Zeit mit Aufgaben, die nichts mit Verkaufen zu tun haben. Ein Gespräch aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, ist eine davon.

Im Folgenden erhalten Sie eine einseitige Vorlage in drei Blöcken (vorher, währenddessen, danach), eine Liste, was Sie notieren und was Sie weglassen, einen Kürzelschlüssel für den Rand und ein ausgefülltes Beispiel von einem Werksbesuch. Wenn Sie lieber sprechen als schreiben: ParrotNotes nimmt das Gespräch oder Ihre Nachbesprechung auf dem Smartphone auf und liefert Ihnen eine Zusammenfassung und Aufgaben vor dem nächsten Termin.

Wofür Notizen zum Verkaufsgespräch da sind

Notizen zum Verkaufsgespräch sind Ihre eigene Arbeitsgrundlage zu einem einzelnen Kundentermin. In Rohform liest sie niemand außer Ihnen. Ihre Aufgabe ist es, drei Dokumente zu speisen, die andere sehr wohl lesen.

Deshalb reicht eine allgemeine Notizseite im Verkaufsgespräch nicht aus. Allgemeine Formate wie die in unserer Vorlage für Besprechungsnotizen fragen nach Themen und Aufgaben. Ein Kundengespräch braucht mehr: die eigenen Worte des Kunden, die Zahlen, die er nennt, wer entscheidet und was jede Seite zugesagt hat.

Die Vorlage für Notizen zum Verkaufsgespräch (zum Kopieren)

Kopieren Sie die Vorlage in ein Notizbuch, eine Notiz-App oder auf die erste Seite eines Blocks, den Sie zu jedem Termin mitnehmen. Sie passt auf eine Seite.

NOTIZEN ZUM VERKAUFSGESPRÄCH
Kunde · Datum · Ort · Wer ist im Raum (Name, Funktion)

VORHER (im Auto ausfüllen, 2 Minuten)
Ziel: der eine Schritt, mit dem ich rausgehen will
Rückfallziel: der kleinere Schritt, falls das nicht drin ist
Offene Punkte: was ich schulde / was der Kunde schuldet
Muss ich erfahren: 2 Fragen, die ich noch nicht beantworten kann

WÄHRENDDESSEN (Stichworte, keine Sätze)
O-Töne: wörtliche Formulierungen, die ich zitieren will
Zahlen: Mengen, Kosten, Termine, Mitarbeiterzahl, Budget
Wie entschieden wird: wer unterschreibt, wer mitredet, bis wann
Wettbewerber und aktuelle Lösung:
Einwände und Bedenken:
Kaufsignale:
→ Ich habe zugesagt:     ← Der Kunde hat zugesagt:

DANACH (auf dem Parkplatz, 5 Minuten)
Vereinbarter nächster Schritt (wer, was, bis wann):
Nächster Kontakt (Datum und Art):
Offene Fragen:
Markieren: B = Besuchsbericht · E = Follow-up-E-Mail · C = CRM

Vorher: vier Zeilen, die Sie im Auto ausfüllen

Der Block „Vorher“ ist keine vollständige Gesprächsvorbereitung. Wenn Sie den Termin vorbereitet haben, übertragen Sie vier Zeilen: das Ziel, das Rückfallziel, die offenen Punkte und zwei Dinge, die Sie erfahren müssen. Wenn nicht, sind diese vier Zeilen das Minimum.

Das Ziel oben auf die Seite zu schreiben, hat einen klaren Nutzen. Wenn das Gespräch nach zwanzig Minuten abschweift, erinnert Sie ein kurzer Blick daran, weshalb Sie gekommen sind.

Währenddessen: festhalten, was Sie später nicht nachschlagen können

Alles im Block „Währenddessen“ lässt sich später nicht nachschlagen. Technische Daten stehen im Datenblatt. Die genaue Formulierung des Kunden, die beiläufig genannte Menge und der Name der Person, die „das noch sehen muss“, gibt es nur in diesem Raum.

Schreiben Sie Stichworte, keine Sätze. „2 Störungen/Schicht, Nachtschicht“ genügt, um den Punkt zu rekonstruieren. Die Pfeile unten trennen die Zusagen nach Seiten, damit „Testplan schicken“ und „Stillstandsprotokoll schicken“ nicht zu einer vagen Zeile verschmelzen.

Danach: fünf Minuten auf dem Parkplatz

Bevor Sie den Motor starten, füllen Sie den Block „Danach“ aus und markieren jede Zeile mit B, E oder C. Dieser Schritt macht aus Rohnotizen einen Bericht, eine E-Mail und einen CRM-Eintrag. Das erledigen Sie im Stand, nie während der Fahrt, oder Sie sprechen es ins Smartphone.

Was Sie im Verkaufsgespräch notieren sollten (und was nicht)

Ein Verkaufsgespräch ist schneller, als eine Hand schreiben kann. Der Trick ist zu wissen, welche Zeilen den Stift wert sind.

Wörtliche Zitate schlagen jede Umschreibung. „Interesse am Zeitplan“ nützt Ihnen am Freitag nichts. „Könnten Sie während des Betriebsstillstands im März installieren?“ liefert Ihnen in einer Zeile ein Datum und ein Kaufsignal.

Ein Kürzelschlüssel für den Rand

Sieben Zeichen halten die Seite übersichtlich, wenn Sie sie im Auto noch einmal lesen:

• ★ Kaufsignal
• ? offene Frage, die Sie später klären
• → das schulde ich dem Kunden
• ← das schuldet mir der Kunde
• $ eine Zahl, an der Geld hängt
• ! Risiko oder Einwand
• " " die genauen Worte des Kunden

Bei der Nachbereitung lesen Sie nur noch die Ränder. Jeder → wird eine Aufgabe, jeder ← eine Erinnerung, und jeder ★ kommt in den Besuchsbericht.

Notizen im persönlichen Gespräch, ohne den Kontakt zu verlieren

In einer Videokonferenz sieht niemand, dass Sie tippen. Im Besprechungsraum oder am Cafétisch schon. Ein paar Gewohnheiten sorgen dafür, dass Notizen dem Gespräch nicht im Weg stehen.

• Fragen Sie einmal. „Stört es Sie, wenn ich mir ein paar Notizen mache, damit ich nichts falsch verstehe?“ Niemand sagt Nein, und der Kunde merkt, dass Sie zuhören.
• Nehmen Sie Papier oder einen flach liegenden Bildschirm. Ein Smartphone in der Hand sieht aus, als würden Sie Nachrichten schreiben. Ein Notizbuch oder ein Tablet flach auf dem Tisch nicht.
• Schreiben Sie in natürlichen Pausen. Halten Sie Blickkontakt, während der Kunde spricht, und notieren Sie das Stichwort, wenn er den Gedanken beendet hat.
• Fragen Sie bei Zahlen nach. „Entschuldigung, waren das 340 oder 840 im Monat?“ klingt sorgfältig, nicht verloren. Ralfs Angebot am Freitag hing genau daran.
• Lesen Sie die nächsten Schritte vor. Lesen Sie in den letzten zwei Minuten Ihre →- und ←-Zeilen laut vor. Unser Leitfaden für Kundentermine enthält dafür ein Skript.

Sie können das Gespräch auch aufnehmen, fragen Sie aber jedes Mal vorher. Das US-Bundesrecht erlaubt Aufnahmen, wenn Sie selbst am Gespräch beteiligt sind (18 U.S.C. § 2511(2)(d)), einige US-Bundesstaaten verlangen jedoch die Zustimmung aller Beteiligten. Die Einzelheiten finden Sie in unserem Leitfaden zur Ein-Parteien-Zustimmung in den USA.

Notizen zum Verkaufsgespräch: ein ausgefülltes Beispiel vom Werksbesuch

Katrin Möller und der Kunde unten sind zusammengesetzt und sollen zeigen, welcher Detailgrad funktioniert. Katrin verkauft Verpackungsmaschinen. Am Mittwoch, dem 7. Oktober, besuchte sie das Werk eines regionalen Snackherstellers, um über einen Kartonverschließer für eine Produktionslinie zu sprechen.

NOTIZEN ZUM VERKAUFSGESPRÄCH
Sonnfeld Snacks · Mi. 7. Okt. · Werk Bielefeld
Gisela Kramer (Betriebsleiterin), Lukas Ortmann (Leiter Instandhaltung)

VORHER
Ziel: 2-wöchigen Test des Kartonverschließers auf Linie 3 vereinbaren
Rückfallziel: Termin mit dem Werksleiter
Offene Punkte: → Folienmuster (Mo. geliefert) · ← Stillstandszahlen
Muss ich erfahren: Wer unterschreibt? Was kostet der jetzige Verschließer?

WÄHRENDDESSEN
" "  „Linie 3 hat zwei Störungen pro Schicht, nachts am schlimmsten“ (Lukas)
$    2 Störungen/Schicht, je ~20 Min., 3 Schichten = ~2 Std./Tag Stillstand
$    900 Kartons/Std. auf Linie 3
" "  „Unter 40.000 USD kann ich selbst unterschreiben“ (Gisela) ★
     Über 40.000 USD → Werksleiter Peter Hahn (nicht getroffen)
     Jetziger Verschließer: 9 Jahre alt, OEM-Techniker braucht 48 Std.
!    „Der letzte Anbieter hat einen Test versprochen und kam nie“ (Gisela)
★    Gisela fragte: „Könnten Sie beim Umbau am 19. Okt. installieren?“
?    Wer schult die Nachtschicht?
→ Ich habe zugesagt: Testplan + Installationsoptionen bis Fr. 9. Okt.
← Der Kunde hat zugesagt: eine Woche Störungsprotokolle von Lukas bis Mo. 12. Okt.

DANACH
Vereinbarter Schritt: Testinstallation in der Woche vom 19. Okt., wenn Plan genehmigt  B E C
Nächster Kontakt: Gisela am Di. 13. Okt. anrufen                                      C
Offene Fragen: Schulung Nachtschicht; Preis vs. 40.000-USD-Grenze                      B
Hinweis: Vertrauensproblem durch letzten Anbieter, Termine schriftlich bestätigen      B E

Lesen Sie nur die Ränder, und das Gespräch ist wieder da. Zwei Kaufsignale, ein Risiko, eine offene Frage und auf jeder Seite eine Zusage mit Datum. Achten Sie darauf, was fehlt: Katrins Pitch, der Smalltalk beim Werksrundgang und die technischen Daten, die sie aus ihrem eigenen Datenblatt holen kann.

Sie möchten solche Notizen, ohne im Gespräch zu schreiben? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, nehmen Sie das Gespräch mit Erlaubnis des Kunden auf und erhalten Sie eine Zusammenfassung und Aufgaben, bevor Sie den Parkplatz verlassen.

Von den Notizen zum Verkaufsgespräch zu Bericht, E-Mail und CRM in fünf Minuten

Die Markierungen B, E und C sind das ganze System. So verteilten sich die Zeilen von Katrins Seite.

• Besuchsbericht (B): der Deal unter der Unterschriftsgrenze von 40.000 USD, der Werksleiter, den sie noch nicht getroffen hat, das Vertrauensrisiko und die Frage zur Nachtschicht. Das sind die Zeilen, die ein Vertriebsleiter braucht. Unsere Vorlage für den Besuchsbericht zeigt die Felder.
• Follow-up-E-Mail (E): Dank, Testplan und Installationstermine bis Freitag, Lukas' Störungsprotokolle bis Montag und der Umbau am 19. Oktober schriftlich. Nach der Erfahrung mit dem letzten Anbieter bestätigt diese E-Mail nicht nur etwas. Sie zeigt, dass Katrin diejenige ist, die auch kommt.
• CRM (C): nächster Schritt, Datum des nächsten Kontakts und die zweite Ansprechperson. Sonst nichts.

Markus, ein Regionalleiter in einem weiteren zusammengesetzten Beispiel, bat seine fünf Mitarbeiter im Außendienst, vor dem Verlassen jedes Parkplatzes B, E und C zu markieren. Die Termine wurden nicht länger. Seine Pipeline-Besprechung am Montag wurde kürzer, weil die Antworten auf „Wer unterschreibt?“ und „Was hat der Kunde zugesagt?“ schon in den Berichten standen.

Lassen Sie Ihr Smartphone die Notizen zum Verkaufsgespräch schreiben

Eine Papiervorlage für Notizen zum Verkaufsgespräch ist ein guter Anfang. Eine Aufnahme ist besser, denn Sie bekommen jedes Wort, ohne nach unten zu schauen. ParrotNotes läuft auf dem Smartphone, das Sie ohnehin dabeihaben, ohne Meeting-Bot und ohne zusätzliches Gerät. Genau das braucht ein Gespräch in einem Raum.

• Nehmen Sie das Gespräch mit Erlaubnis auf, auf iPhone, Android oder Mac. Die Aufnahme funktioniert offline, eine Werkshalle ohne Empfang ist also kein Problem; Transkription und KI laufen, sobald Sie wieder verbunden sind.
• Oder nehmen Sie Ihre Nachbesprechung auf. Sprechen Sie den Block „Danach“ auf dem Parkplatz zwei Minuten lang durch.
• Erhalten Sie Zusammenfassung und Aufgaben. Jede Aufnahme bekommt eine KI-Zusammenfassung, und die Aufgaben sind Ihre →- und ←-Zeilen.
• Lassen Sie die Aufnahme die Vorlage ausfüllen. Fügen Sie die Blöcke „Währenddessen“ und „Danach“ in den Chat zu dieser Aufnahme ein und bitten Sie darum, sie auszufüllen, oder nutzen Sie die integrierten Vertriebs-Frameworks (BANT, MEDDIC, SPIN).
• Entwerfen Sie die Follow-up-E-Mail aus derselben Aufnahme.

Der kostenlose Tarif umfasst 100 Minuten Aufnahme pro Monat, eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme und 5 KI-gestützte Aufnahmen pro Monat, bei denen auch die Vertriebs-Frameworks und der Chat funktionieren. Pro (19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung) bietet 3.000 Minuten pro Monat, alle KI-Funktionen für jede Aufnahme, Sprechererkennung und Transkription in über 99 Sprachen mit Übersetzung.

Ihre nächsten Notizen zum Verkaufsgespräch auf einer Seite

Gute Notizen zum Verkaufsgespräch sind nicht lang. Sie enthalten die richtigen Zeilen an der richtigen Stelle:

• Füllen Sie im Auto vier Zeilen „Vorher“ aus, damit Sie wissen, weshalb Sie gekommen sind.
• Halten Sie im Gespräch fest, was Sie nicht nachschlagen können: die Worte des Kunden, seine Zahlen, wer entscheidet und die Zusagen beider Seiten.
• Nutzen Sie den Randschlüssel mit sieben Zeichen, damit sich die Seite in Sekunden lesen lässt.
• Nehmen Sie sich auf dem Parkplatz fünf Minuten und markieren Sie jede Zeile mit B, E oder C.

Ralfs nächstes Angebot ging am Donnerstag raus, mit der richtigen Zahl. Kopieren Sie die Vorlage für Notizen zum Verkaufsgespräch vor Ihrem nächsten Termin. Und wenn Sie den Blick lieber beim Kunden behalten: Testen Sie ParrotNotes kostenlos. Nehmen Sie das Gespräch oder Ihre Nachbesprechung auf und beginnen Sie Besuchsbericht und Follow-up-E-Mail mit der Zusammenfassung und den Aufgaben.