Ventas en agencias de empleo: visitas a clientes y requisiciones

Tres pedidos, dos turnos y una regla de seguridad, dichos en un pasillo del almacén: así es un martes en las ventas en agencias de empleo.

Renee, ejecutiva de cuenta de una agencia de empleo (un personaje compuesto), salió de un centro de distribución un martes a las 2:15 p. m. El gerente de operaciones le pidió seis surtidores más para el segundo turno desde el lunes, un operador de montacargas con certificación vigente y un cambio en la regla de botas con casquillo. Había recorrido la planta sin escribir nada. En el auto no recordaba si el puesto de montacargas era temporal con opción a contratación o solo temporal.

Ese momento resume casi todo el oficio. Ganar la cuenta es el titular; el trabajo de verdad es tomar bien los pedidos y conservar a los clientes después de que dicen que sí. Esta guía cubre la semana de un vendedor, una requisición completa, las visitas a clientes, los programas MSP y VMS, y un hábito de 60 segundos que deja cada visita registrada. Si prefieres dictar tus notas en lugar de escribirlas, ParrotNotes convierte una nota de voz en un resumen con tareas.

¿Qué son las ventas en agencias de empleo?

Las ventas en agencias de empleo son el desarrollo de negocio de una agencia de personal: encontrar empresas que necesitan trabajadores, ganar su negocio, levantar requisiciones y atender la cuenta para que la agencia siga cubriendo esos pedidos. El vendedor ofrece personal temporal, temporal con opción a contratación, contratación por proyecto y contratación directa, por lo general a gerentes de área, líderes de operaciones y Recursos Humanos.

Es un mercado grande. Según la American Staffing Association, casi 2.2 millones de empleados temporales y por contrato trabajaron para agencias de personal en Estados Unidos en una semana promedio de 2024, y esas agencias contrataron a 12.7 millones de trabajadores temporales y por contrato durante 2023. La misma página cuenta unas 27,000 empresas de personal y reclutamiento con unas 54,000 oficinas (datos de 2021).

La distribución por ocupación muestra por qué las agencias son tan distintas: el 36% de los empleos de las agencias son industriales, el 24% de oficina y administración, el 21% profesionales y gerenciales, el 11% de ingeniería, TI y ciencias, y el 8% de salud. Quien vende personal industrial recorre almacenes; quien vende perfiles de TI trabaja en salas de juntas. El trabajo con la cuenta es el mismo.

Qué hace un vendedor de una agencia de empleo durante la semana

La semana se reparte en cuatro tipos de trabajo:

• Prospección: llamadas, correos y visitas sin cita a empresas que contratan los perfiles que cubre tu equipo. Son ventas B2B con una particularidad: la necesidad puede aparecer de un día para otro cuando llega un contrato grande o renuncian tres personas.
• Reuniones de levantamiento de perfil: la conversación en la que un cliente describe una vacante y tú la conviertes en una requisición.
• Visitas a clientes: recorridos en sitio, conversaciones con supervisores, revisiones trimestrales. Aquí el vendedor de la agencia trabaja como un vendedor de campo.
• Seguimiento: retroalimentación sobre candidatos presentados, fechas de inicio y cuentas que llevan tiempo sin hacer pedidos.

Las agencias reparten el trabajo de distintas formas. En un escritorio 360, una sola persona vende la cuenta y recluta a los candidatos. En un escritorio dividido, el vendedor atiende al cliente y pasa cada requisición a un reclutador. Ahí es donde las notas importan: lo que no anotes al levantar el perfil nunca llega al reclutador.

La requisición: qué registrar al levantar el perfil

Una requisición (en inglés, "job order") es el registro que la agencia tiene de una vacante: qué necesita el cliente, para cuándo, con qué tarifa y en qué condiciones. Si sale mal, el reclutador busca a las personas equivocadas.

Esta es la hoja de levantamiento. Sal de cada reunión con una respuesta en cada fila, o con el nombre de quien te la debe.

La última fila es una pregunta de ventas disfrazada: un pico de temporada significa que este pedido vuelve el año próximo, un nuevo contrato significa más personal pronto, y un reemplazo te habla de la rotación.

Tarifa de facturación, tarifa de pago y margen de recargo

La tarifa de pago es lo que gana el trabajador por hora. La tarifa de facturación es lo que el cliente le paga a la agencia por hora. La diferencia cubre impuestos sobre la nómina, seguro de riesgos de trabajo, otros seguros, prestaciones, gastos generales y margen.

Un ejemplo ilustrativo, no una referencia del mercado: si a un operador de montacargas se le paga US$20.00 por hora y al cliente se le facturan US$28.00, el recargo es de US$8.00, o el 40% de la tarifa de pago. Si el cliente baja la tarifa de facturación a US$26.00 y la tarifa de pago no puede moverse, el recargo cae al 30% y cada costo que contiene se aprieta. Anota ambas tarifas en la requisición el mismo día que las acuerdes, para que nadie discuta en el tercer mes lo que se dijo en la primera semana.

Visitas que conservan la cuenta

Las cuentas se pierden en silencio: una inasistencia a la que nadie dio seguimiento, un supervisor al que nunca le devolvieron la llamada. Las visitas son la forma de enterarte de esos problemas antes de que el cliente llame a la competencia.

Usa esta lista en cada visita en sitio:

1. Recorre la planta con el supervisor, no solo con el gerente que firmó. Los supervisores saben quién es bueno.
2. Pregunta por cada uno de tus trabajadores por nombre: asistencia, desempeño, a quién contratarían.
3. Busca el siguiente pedido: líneas nuevas, estaciones vacías, horas extra, un edificio nuevo en construcción al lado.
4. Revisa los requisitos de seguridad y EPP contra lo que dice la requisición. Cambian.
5. Pregunta qué salió mal desde tu última visita, y resuelve una cosa esta misma semana.
6. Acuerda el siguiente contacto: una fecha para la próxima visita o revisión, anotada antes de irte.

Piensa en Marcus, ejecutivo de cuenta con clientes de manufactura (un personaje compuesto). En una planta de plásticos, el supervisor del segundo turno mencionó de pasada que dos de los trabajadores de Marcus llegaban tarde todos los lunes. Marcus los llamó esa misma tarde y descubrió que compartían auto y ese viaje siempre se retrasaba. El reclutador resolvió el transporte y el tema de los lunes dejó de salir. El gerente de la planta nunca tuvo que mencionarlo, y de eso se trata.

Para la preparación, la agenda y el resumen completos de las revisiones formales, consulta nuestra guía de reuniones con el cliente.

Cuentas directas vs. programas MSP y VMS

Los grandes empleadores suelen contratar personal a través de un programa en lugar de llamar directamente a las agencias. Un proveedor de servicios gestionados (MSP, por sus siglas en inglés) administra el programa de fuerza laboral externa de la empresa: elige proveedores, distribuye los pedidos y mide el desempeño. Un sistema de gestión de proveedores (VMS) es el software donde se publican los pedidos, se presentan candidatos y circulan las hojas de horas y las facturas.

Eso cambia mucho las ventas en agencias de empleo:

Dana, vendedora en una agencia de personal de TI (un personaje compuesto), perdió su línea directa con los gerentes de ingeniería de un banco cuando el banco pasó a un programa MSP. Empezó a llevar una nota por cada requisición: el número, la fecha límite y los comentarios del MSP sobre cada candidato que presentaba. En un trimestre ya sabía qué requisiciones cubría bien su agencia y dejó de perseguir las demás. Menos candidatos, pero mejores, subieron su puntuación.

Cómo registrar visitas y requisiciones en ventas de agencias de empleo sin más trabajo administrativo

Las mejores requisiciones vienen de vendedores que capturan los detalles mientras están frescos y luego los dejan donde el reclutador y el CRM pueden encontrarlos.

Un reporte de 60 segundos después de cada visita o reunión de levantamiento hace casi todo el trabajo. Díctalo en tu celular antes de arrancar el auto:

1. Quién y dónde: cliente, sitio, las personas con las que te reuniste.
2. Pedidos: todo lo nuevo, modificado o cancelado, con número de personas, turno y fecha de inicio.
3. Tarifas: cualquier tarifa de pago o de facturación acordada o cuestionada.
4. Problemas: asistencia, desempeño, seguridad, cualquier cosa que haya mencionado el cliente.
5. Siguiente paso: lo que prometiste, para cuándo, y la fecha del próximo contacto.

Con ParrotNotes, esa nota de voz se convierte en una transcripción, un resumen y una lista de tareas, en el celular que ya llevas contigo. Puedes hacerle una pregunta a la transcripción ("¿qué fecha de inicio acordé para el puesto de montacargas?"), redactar el correo de seguimiento y pasar la requisición a tu sistema de seguimiento de candidatos o a tu CRM. El plan Free te da 100 minutos al mes con un resumen de IA en cada grabación. Pro te da 3,000 minutos al mes y más de 99 idiomas con traducción, algo útil en sitios donde supervisores y trabajadores hablan español, vietnamita o polaco.

¿Vas a grabar la reunión de levantamiento? Pregunta primero. Las reglas de consentimiento cambian de un estado a otro en Estados Unidos, y nuestra guía sobre el consentimiento de una parte y de todas las partes las explica. Si dictas tu propio reporte justo después de la reunión, la pregunta ni siquiera surge. Los datos personales de los candidatos van en tu sistema de seguimiento de candidatos, no en una nota de ventas.

Seguimiento entre pedidos

La demanda de personal llega por oleadas. Una cuenta que pidió veinte trabajadores en octubre puede quedarse callada hasta marzo, y ese silencio significa que alguien más la está llamando. Mantén un ritmo de contacto con cada cuenta: una visita o llamada con calendario fijo, un mensaje cuando su empresa salga en las noticias y una llamada antes de su temporada alta. Cuando un contacto deja de responder, nuestra guía sobre qué hacer cuando el cliente no responde tiene plantillas que puedes adaptar.

La cuenta se gana después del primer pedido

En las ventas en agencias de empleo gana quien registra bien los detalles, más que quien tiene la mejor presentación. En resumen:

• Sal de cada reunión de levantamiento con una requisición completa, tarifas incluidas.
• Visita los lugares de trabajo, habla con los supervisores y resuelve un problema en cada visita.
• Trata las cuentas MSP y VMS como un juego aparte: requisiciones, plazos y tarjetas de puntuación.
• Dicta un reporte de 60 segundos después de cada visita y cada reunión de levantamiento.

Hoy Renee dicta ese reporte antes de salir del estacionamiento. Por cierto, el puesto de montacargas era temporal con opción a contratación: está en la nota del martes.

Descarga ParrotNotes gratis y dicta tu próxima requisición camino al auto.