Proof of Concept im Vertrieb: So führen Sie einen PoC zum Abschluss

Petras Proof of Concept lief gut: sechs Wochen beim Kunden vor Ort und ein Betriebsleiter, der immer wieder sagte: „Das Team ist begeistert.“ Dann bat sie um den Auftrag. „Die Finanzabteilung will einen Business Case sehen“, sagte der Betriebsleiter, „und noch ein paar andere Angebote.“ Der Deal rutschte zwei Quartale nach hinten und schlief dann ein. (Petra ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine reale Person.)

Im Test selbst ist nichts schiefgegangen. Gescheitert ist die Vereinbarung davor: Niemand hatte aufgeschrieben, was „funktioniert“ bedeutet, wer das beurteilt und was an dem Tag passiert, an dem der Test bestanden ist.

Genau darum geht es beim Proof of Concept im Vertrieb: Ein PoC führt zum Abschluss, wenn er einige messbare Kriterien prüft, die der Kunde selbst gewählt hat, in einem festen Umfang und Zeitraum, und wenn der nächste Schritt vor dem ersten Tag vereinbart ist. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Test, wann Sie zusagen sollten, eine Vorlage für Erfolgskriterien mit ausgefülltem Beispiel und Fragen für die Gespräche, die den PoC entscheiden.

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Was ist ein Proof of Concept im Vertrieb?

Ein Proof of Concept (PoC) im Vertrieb ist ein kurzer, klar abgegrenzter Test, in dem der Kunde prüft, ob Ihr Produkt eine bestimmte Aufgabe in seiner Umgebung erfüllt, bevor er sich zum Kauf verpflichtet. Eine Demo zeigt, was das Produkt kann. Ein PoC zeigt es bei der Arbeit des Kunden, mit seinen Daten, seinem Material oder an seinem Standort.

Der Begriff stammt aus der Technik. Die Technology Readiness Levels der NASA halten fest: „Often during TRL 3, a proof-of-concept model is constructed“, also oft schon auf Stufe 3, lange vor einem voll funktionsfähigen Prototyp. Im Vertrieb bedeutet es dasselbe: die Idee in kleinem, kontrolliertem Rahmen beweisen.

Diese Begriffe werden oft unscharf verwendet. Klären Sie deshalb früh mit dem Kunden, was gemeint ist. Entscheidend ist die Vereinbarung dahinter, nicht das Etikett.

Wann Sie einem PoC zustimmen sollten (und wann nicht)

Ein PoC kostet beide Seiten Zeit und Wochen im Verkaufszyklus. Stimmen Sie nur zu, wenn er eine echte Frage klärt, die zwischen dem Kunden und einer Entscheidung steht. Nutzen Sie diese fünf Prüfsteine:

1. Es gibt eine benannte Frage. „Liest es unsere Etiketten bei Liniengeschwindigkeit?“ ist eine Frage. „Wir würden es gern mal ausprobieren“ ist keine.
2. Die Bedarfsanalyse ist abgeschlossen. Sie kennen das Problem, seine Kosten und die Beteiligten. Ein PoC ersetzt nie die Bedarfsanalyse; er prüft, was sie ergeben hat. (Falls Sie noch nicht so weit sind, beginnen Sie mit dem MEDDIC-Vertriebsprozess.)
3. Der Kunde schreibt Erfolgskriterien auf. Wer Erfolg nicht definieren will, kann ihn auch nicht erkennen. Behandeln Sie die Weigerung als Hinhaltetaktik.
4. Jemand mit Budgetverantwortung weiß davon. Der wirtschaftliche Entscheider muss nicht dabei sein, sollte aber wissen, dass der Test läuft und wozu er dient.
5. Der nächste Schritt bei Erfolg ist vereinbart. Eine Kaufentscheidung, ein Pilot, ein Termin mit dem Einkauf. Etwas Konkretes, mit Datum.

Wenn zwei oder mehr Prüfsteine nicht erfüllt sind, bieten Sie etwas Kleineres an: ein Referenzgespräch, eine Demo mit einer eigenen Probe des Kunden (siehe unseren Leitfaden zur Produktvorführung vor Ort) oder einen Besuch bei einem bestehenden Kunden. Damit lassen sich die meisten „Funktioniert das?“-Fragen in Tagen beantworten.

Die Vorlage für Erfolgskriterien im Proof of Concept

MEDDICC beschreibt Decision Criteria als „a set of principles, guidelines and requirements that an organization uses to make a decision“ (Grundsätze, Richtlinien und Anforderungen, nach denen ein Unternehmen entscheidet) und Metrics als „the quantifiable measures of value that your solution can provide“ (den messbaren Nutzen Ihrer Lösung), siehe die MEDDPICC-Methodik. Die Erfolgskriterien eines PoC verbinden beides: einige Entscheidungskriterien, jedes in eine prüfbare Zahl übersetzt.

Gute Kriterien folgen vier Regeln:

• Drei bis fünf, nicht mehr. Jedes zusätzliche Kriterium ist eine weitere Möglichkeit zu scheitern.
• Bestanden oder nicht bestanden. „Verbessert die Genauigkeit“ kann nicht scheitern. „99,5 % der Etiketten beim ersten Durchlauf gelesen“ schon.
• Ein Ausgangswert. Messen Sie zuerst den heutigen Wert, sonst streiten Sie am Ende darüber.
• Die Worte des Kunden. „Kein manuelles Nachtippen mehr“ kommt genau so in die Vorlage.

Kopieren Sie diese Vorlage in ein gemeinsames Dokument und füllen Sie sie vor dem Start mit Ihrem Champion aus:

PROOF-OF-CONCEPT-VEREINBARUNG                  Version / Datum:

Kunde:                       Anbieter:
Champion (Name, Rolle):      Unser PoC-Verantwortlicher:
Wirtschaftlicher Entscheider informiert? J/N   (Name, Datum)

Die Frage, die dieser PoC beantwortet (ein Satz, Worte des Kunden):

ERFOLGSKRITERIEN (3 bis 5)
#  Kriterium | Ausgangswert heute | Schwelle für Bestehen | Messmethode | Abnahme durch
1
2
3

UMFANG
Im Umfang:
Nicht im Umfang (kommt in Phase 2):
Benötigte Daten, Material oder Standortzugang, von wem, bis wann:

ZEITPLAN
Kickoff:            Zwischencheck:            Abschlussgespräch:
Festes Enddatum:

WENN ALLE KRITERIEN BESTANDEN SIND, wird der Kunde:
(nächster Schritt, Verantwortlicher und Datum, jetzt vereinbart)

WENN EIN KRITERIUM NICHT BESTANDEN IST:
(was passiert: einmal nachbessern und erneut testen, oder Abbruch)

Abgenommen von (Kunde):                 (Anbieter):

Die zwei Zeilen am Ende leisten die meiste Arbeit. Wenn der Kunde schreibt „Wenn alle Kriterien bestanden sind, treffen wir bis zum 14. März eine Kaufentscheidung“, hat er im Voraus entschieden, und das Abschlussgespräch bestätigt es nur noch.

Beispiel: eine ausgefüllte PoC-Vorlage

Jonas verkauft Etikettendruckspender. Ein Lebensmittelverpacker will einen Beweis, dass seine Maschine auf der am stärksten ausgelasteten Linie mithält, bevor er drei ältere Geräte ersetzt. (Jonas und der Verpacker sind ein zusammengesetztes Beispiel; die Zahlen dienen der Veranschaulichung.)

Die Frage: „Kann es Kartons auf Linie 2 bei voller Geschwindigkeit
etikettieren, ohne das Nachtippen, das wir heute machen?“

Champion: Sabine, Betriebsleiterin
Wirtschaftlicher Entscheider informiert: Ja, Werksleiter, 3. Feb.

#  Kriterium                     | Ausgangswert | Bestanden ab   | Messmethode            | Abnahme durch
1  Leserate beim ersten Durchlauf | 96,8 %       | 99,5 % oder mehr | Scanner-Log der Linie  | Qualitätsleitung
2  Etikettierte Kartons pro Minute | 28          | 32 oder mehr   | Linienzähler, 3 Schichten | Sabine
3  Manuelles Nachtippen pro Schicht | ca. 40 Kartons | 5 oder weniger | Strichliste Schichtleitung | Schichtleiter
4  Umrüstzeit zwischen Artikeln   | 22 Min.      | 10 Min. oder weniger | Gestoppt, 3 Umrüstungen | Instandhaltungsleitung

Im Umfang: Linie 2, zwei Artikel, Tag- und Nachtschicht
Nicht im Umfang: ERP-Anbindung (Phase 2), Linien 1 und 3
Zugang: Linienzeit und Scanner-Logs von Sabine bis 7. Feb.

Kickoff 10. Feb. / Zwischencheck 17. Feb. / Abschlussgespräch 24. Feb. / Ende 25. Feb.

Wenn alle bestanden: Werksleiter prüft das Angebot für drei Geräte,
Entscheidung bis 14. März. Verantwortlich: Sabine.
Wenn eines nicht bestanden: eine Nachbesserung und zwei Tage Nachtest, dann Abbruch.

Achten Sie darauf, was fehlt: keine „Bedienfreundlichkeit“ und kein offenes „Produkt bewerten“. Das gehört ins Gespräch, nicht in die Liste der Bestanden-Kriterien. Und die ERP-Anbindung, nach der die IT gefragt hat, hat ihren Platz in Phase 2, damit aus zwei Wochen nicht unbemerkt zwei Monate werden.

So führen Sie einen PoC im Vertrieb in vier Gesprächen

Ein PoC wird in einer Handvoll Gespräche entschieden, meist beim Kunden vor Ort. Hier steht, was Sie in jedem fragen.

1. Kickoff: die Vereinbarung festmachen

Gehen Sie die Vorlage mit allen durch, die das Ergebnis beurteilen.

• „Wenn wir alle vier Zahlen erreichen, was hält Sie dann noch davon ab weiterzumachen?“
• „Wer sieht sich diese Ergebnisse noch an, und was will diese Person sehen?“
• „Fehlt ein Kriterium, oder gibt es eines, das Sie insgeheim ignorieren würden?“

Schreiben Sie die Antworten wörtlich auf. „Wenn es besteht, bringe ich es selbst zum Werksleiter“ ist eine Zusage, die Sie später zitieren wollen. (Wie Sie prüfen, ob Ihr Ansprechpartner wirklich ein Champion ist, lesen Sie unter Champion im Vertrieb.)

2. Zwischencheck: Probleme beheben, solange Zeit ist

Besprechen Sie die bisherigen Zahlen mit dem Champion, damit ein scheiterndes Kriterium jetzt auffällt und nicht erst im Abschlussgespräch.

• „Welche Zahlen machen Ihnen Sorgen?“
• „Ist jemand Neues zur Bewertung dazugekommen?“
• „Gilt der 14. März noch als Entscheidungstermin?“

Wenn ein Kriterium wackelt, vereinbaren Sie die Nachbesserung schriftlich. Wenn sich der Entscheidungstermin verschoben hat, finden Sie heraus, warum.

3. Abschlussgespräch: Ergebnisse gegen die Vereinbarung lesen

Legen Sie die Vorlage auf den Tisch und gehen Sie Kriterium für Kriterium durch. Huthwaite, das Unternehmen hinter SPIN Selling, nennt diese Phase eines Verkaufs Obtaining Commitment: „next steps that advance the sales process towards a successful conclusion for both parties“ sichern, also nächste Schritte, die den Verkauf für beide Seiten erfolgreich voranbringen.

• „Hier sind die Ergebnisse für jedes Kriterium. Stimmen Sie bei jedem zu?“
• „Sie sagten, bei Bestehen folgt die Prüfung des Angebots bis zum 14. März. Gilt das noch?“
• „Was könnte den Werksleiter davon abhalten zu unterschreiben?“

Sie möchten die Zusage des Kunden aus dem Kickoff in seinen eigenen Worten parat haben, wenn das Abschlussgespräch kommt? Laden Sie ParrotNotes gratis herunter, nehmen Sie das Kickoff mit Zustimmung aller auf Ihrem Smartphone auf und fragen Sie die Aufnahme, was laut Kunde bei Bestehen passieren sollte.

4. Kaufmännischer Schritt: direkt zum vereinbarten nächsten Schritt

Schicken Sie die Zusammenfassung der Ergebnisse innerhalb von 24 Stunden, mit dem vereinbarten nächsten Schritt in der ersten Zeile. Tragen Sie das Ergebnis in Ihren Mutual Action Plan ein, damit Einkauf, Rechtsabteilung und IT-Sicherheit sofort loslegen.

Zurück zu Jonas. In seinem Abschlussgespräch waren drei Kriterien bestanden, die Umrüstzeit lag bei 11 Minuten, eine zu viel. Weil in der Vorlage „eine Nachbesserung und zwei Tage Nachtest“ stand, hat niemand die Bewertung neu aufgerollt. Der Nachtest ergab 9 Minuten, und das Angebot lag pünktlich beim Werksleiter.

Fehler, die einen PoC zur Gratisberatung machen

• Keine schriftlichen Erfolgskriterien. Der Kunde urteilt nach Gefühl, und Gefühle ändern sich, wenn die Finanzabteilung Fragen stellt.
• Offener Umfang. Jedes „Kann es auch das?“ wird zu einem neuen Kriterium. Schieben Sie Zusätzliches in Phase 2.
• Kein Enddatum. Ein PoC, der läuft, „bis wir es uns richtig angesehen haben“, endet nie.
• Die falschen Leute im Raum. Wenn der Ingenieur, der das Ergebnis beurteilt, beim Kickoff fehlt, rechnen Sie im Abschlussgespräch mit neuen Kriterien. Unser Leitfaden zum Verkaufen an Ingenieure zeigt, worauf sie achten.
• Der Vertriebler taucht ab. Behalten Sie den Champion, den Zwischencheck und den Entscheidungstermin in der Hand, auch wenn ein Vertriebsingenieur die technische Arbeit macht.

Jedes PoC-Gespräch mit ParrotNotes festhalten

Die Vorlage hält die Zahlen fest. Die Gespräche drumherum enthalten die Zusagen und Bedingungen, die aus einem bestandenen PoC einen unterschriebenen Deal machen.

ParrotNotes nimmt Gespräche vor Ort auf dem Smartphone auf, das Sie ohnehin dabeihaben, ohne Meeting-Bot im Raum. Holen Sie vorher die Zustimmung ein (die Regeln sind unterschiedlich; siehe unseren Leitfaden zu One-Party-Consent-Staaten). Die Aufnahme läuft im Hintergrund bei gesperrtem Bildschirm weiter, auch in einer Werkshalle ohne Empfang. Die Transkription läuft, sobald Sie wieder online sind. Sie erhalten ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben und können die Aufnahme fragen: „Was hat Sabine gesagt, was bei Bestehen passiert?“ Das MEDDIC-Framework ordnet das Gehörte nach Metrics, Decision Criteria und Decision Process.

Der Free-Tarif umfasst 100 Minuten Aufnahme pro Monat, eine Zusammenfassung zu jeder Aufnahme und 5 KI-gestützte Aufnahmen, auf denen Frameworks und Chat voll funktionieren. Pro (19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung) bietet 3.000 Minuten pro Monat, Aufnahmen bis zu 3 Stunden, alle KI-Funktionen auf jeder Aufnahme und KI-Suche über alle Ihre Notizen, sodass jedes Gespräch eines sechswöchigen PoC nur eine Suche entfernt ist.

Führen Sie den PoC, den Sie abschließen wollen

Beim Proof of Concept im Vertrieb geht es darum, das Ende vor dem Anfang zu vereinbaren. Sagen Sie nur zu, wenn es eine benannte Frage, eine abgeschlossene Bedarfsanalyse und einen Kunden gibt, der Erfolg schriftlich festhält. Bleiben Sie bei drei bis fünf Bestanden-Kriterien mit Ausgangswerten, festem Umfang und festem Enddatum. Fragen Sie im Kickoff, was bei Bestehen passiert, und lassen Sie das Abschlussgespräch diese Entscheidung bestätigen.

Kopieren Sie die Vorlage in Ihr nächstes PoC-Kickoff und füllen Sie sie mit Ihrem Champion aus. Laden Sie ParrotNotes gratis herunter, damit die Worte des Kunden aus jedem PoC-Gespräch bereitliegen, wenn Sie um die Entscheidung bitten.