Onboarding im Vertrieb: 30-60-90-Tage-Plan und Checkliste für den Außendienst

Tag 17. Jonas, Ihr neuer Außendienstmitarbeiter, hat die Produktvideos durchgearbeitet, das CRM eingerichtet und die Preisliste zweimal gelesen. In einem Kundenbüro saß er noch kein einziges Mal.

Sie waren die ganze Woche unterwegs, also hat es niemand bemerkt.

(Jonas ist eine zusammengesetzte Figur, kein realer Mitarbeiter.) Die meisten Vertriebsleiter kennen so einen Fall, denn das Onboarding im Vertrieb findet im Außendienst dort statt, wo die Führungskraft nicht ist.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Onboarding-Plan, der genau dafür gebaut ist: ein Starterpaket für den ersten Tag, einen 30-60-90-Tage-Plan, bei dem jede Phase mit einem klaren Prüfstein (bestanden oder nicht) endet, eine Mitfahr-Leiter mit einer Scorecard aus fünf Punkten, ein durchgerechnetes Beispiel für eine Rampenquote und eine wöchentliche Checkliste für einen Mitarbeiter, den Sie selten sehen.

Um neue Mitarbeiter anhand ihrer eigenen aufgenommenen Nachbesprechungen zu coachen statt aus dem Gedächtnis, testen Sie ParrotNotes kostenlos und führen Sie die Gewohnheit ab dem ersten Tag ein.

Was Onboarding im Vertrieb für ein Außendienstteam bedeutet

Onboarding im Vertrieb ist der Plan, der einen neuen Mitarbeiter vom unterschriebenen Arbeitsvertrag bis dahin bringt, dass er sein Gebiet allein bearbeitet und eine Rampenquote erreicht. Im Außendienst kommt hinzu, was niemand am Schreibtisch lernt: das Gebiet, die Kunden, die Namen der Ansprechpartner und wie man ein Kundengespräch in fremden Räumen führt.

Es dauert außerdem länger, als die meisten Führungskräfte einplanen. Der Ramping Comp Plans Report von QuotaPath, eine Umfrage unter Vertriebsverantwortlichen in 114 Organisationen, fand Einarbeitungsphasen (Ramp) von 3 bis 24 Monaten, im Durchschnitt 6. Teams mit Verkaufszyklen von sechs Monaten oder mehr planen oft 12 bis 18 Monate ein.

Ein 30-60-90-Tage-Plan macht einen Mitarbeiter also nicht bis Tag 90 voll produktiv. Er macht ihn selbstständig: allein beim Kunden, mit einer selbst aufgebauten Pipeline und mit Aufzeichnungen, anhand derer Sie coachen können.

Vor dem ersten Tag: das Starterpaket für den Außendienst

Ein langsamer Start beginnt oft in Woche eins, mit Warten. Halten Sie Folgendes bereit:

• Gebiets- und Kundenliste: Einstufung, letzter Besuch und offene Deals pro Kunde, dazu vorhandene Übergabenotizen
• Auto, Telefon, Laptop und Karte: Spesen, Kilometerregelung, Muster oder Vorführausrüstung
• Zugänge, die funktionieren: CRM, E-Mail, Angebotstool, Preisliste
• Das Playbook: Ihr Sales Playbook aus echten Gesprächen und die zehn häufigsten Einwände mit den Antworten Ihrer besten Mitarbeiter
• Mitfahrkalender: acht oder mehr Kundenbesuche, gebucht mit zwei erfahrenen Kollegen
• Ein fester Pate: ein Kollege, nicht die Führungskraft, der 90 Tage lang „dumme“ Fragen beantwortet
• Ein Rekorder auf dem Telefon und die vier Fragen für die Nachbesprechung (unten)
• Dieser 90-Tage-Plan, mit Datum versehen und von Ihnen beiden unterschrieben

Der Pate zählt. Im State of Sales Report von Salesforce sagen 75 % der Vertriebsmitarbeiter, dass sie ihre Ziele mit einem Coach oder Mentor eher erreichen.

Tag 1 bis 30: Produkt, Kunden und Gebiet kennenlernen

Woche 1: Produkt und Prozesse. Produkt, Preis- und Rabattregeln, Angebotsfreigabe und das CRM. Am Ende der Woche steht ein zehnminütiger Pitch Ihres Kernprodukts.

Woche 2 bis 4: mitfahren und die Aufzeichnungen lesen. Der neue Mitarbeiter begleitet acht oder mehr Kundenbesuche als Beobachter und liest die Notizen der letzten 90 Tage zu seinen 25 wichtigsten Kunden. Bei einem übernommenen Gebiet finden Sie die Sicht des Mitarbeiters in unserem Leitfaden zum Gebietsmanagement im Vertrieb.

Nach jedem Besuch die Nachbesprechung. Nach jeder Mitfahrt nimmt der Mitarbeiter im Auto eine zweiminütige Nachbesprechung auf:

1. Was braucht der Kunde, in seinen eigenen Worten?
2. Was haben wir zugesagt, und bis wann?
3. Was hätte ich anders gemacht?
4. Was ist der nächste Schritt, mit Datum?

So haben Sie etwas, woran Sie coachen können, wenn Sie nicht dabei waren.

Prüfstein für Tag 30 (bestanden oder nicht):

• Hält den Kern-Pitch und beantwortet die fünf häufigsten Einwände ohne Notizen
• Nennt für jeden seiner 25 wichtigsten Kunden Einstufung, Hauptansprechpartner und offenen Deal
• Hat nach jeder Mitfahrt eine Nachbesprechung aufgenommen
• Erstellt und verschickt allein ein korrektes Angebot

Einen Punkt nicht bestanden? Wiederholen Sie genau diesen Punkt eine Woche lang und prüfen Sie erneut; verschieben Sie nicht den ganzen Plan.

Tag 31 bis 60: verkaufen mit Netz

Im zweiten Monat verkauft der neue Mitarbeiter, während ein erfahrener Kollege noch zusieht.

Die Mitfahr-Leiter

Stufe 1 ist der erste Monat; im zweiten Monat folgen Stufe 2 und 3 mit je etwa vier Gesprächen. Der Mitarbeiter steigt auf, wenn die Scorecard es sagt, nicht wenn der Kalender es sagt.

Die Scorecard für Mitfahrten mit fünf Punkten

Bewerten Sie nach jedem Gespräch auf Stufe 2 oder 3 jeden Punkt mit 1 bis 3 (1 = noch nicht, 2 = überwiegend, 3 = ja):

1. Mit der Agenda des Kunden eröffnet, nicht mit unserer
2. Erst gefragt, dann erzählt: mindestens drei offene Fragen zur Bedarfsanalyse vor jedem Pitch
3. Den Einwand behandelt, der aufkam, mit der Antwort aus dem Playbook oder einer besseren
4. Einen nächsten Schritt mit Datum vereinbart, noch beim Kunden vor Ort
5. Innerhalb einer Stunde nachbesprochen, mit jeder Zusage schriftlich festgehalten

Zwei Gespräche in Folge mit 12 oder mehr Punkten bringen den Mitarbeiter eine Stufe höher; unter 8 geht es eine Stufe zurück.

Prüfstein für Tag 60 (bestanden oder nicht):

• Hat mindestens vier ganze Gespräche (Stufe 3) mit 12 oder mehr Punkten geführt
• Hat bei mindestens zehn Kunden selbst erste Termine vereinbart
• Jeder offene Deal im CRM hat einen nächsten Schritt mit Datum
• Hat eine erste qualifizierte Verkaufschance in der Pipeline

Aylin, ebenfalls eine zusammengesetzte Figur, erreichte Stufe 3 in Woche sechs, bekam beim „nächsten Schritt mit Datum“ aber immer wieder eine 1. Ihr Vertriebsleiter hörte drei ihrer Nachbesprechungen an und stellte fest, dass sie jedes Gespräch mit „Ich melde mich“ beendete.

Er gab ihr einen einzigen Satz zum Üben: „Können wir uns am Donnerstag 20 Minuten nehmen und das Angebot durchgehen?“ In den nächsten beiden Gesprächen bekam sie dafür eine 3.

Tag 61 bis 90: das Gebiet übernehmen

Der dritte Monat bedeutet Selbstständigkeit: Der Mitarbeiter plant seine Woche selbst, und die Führungskraft wechselt vom Mitfahren zum Auswerten.

• Wöchentliches Einzelgespräch auf Basis der Aufzeichnungen: 30 Minuten zu den Nachbesprechungen und der Pipeline des Mitarbeiters. Unsere Vorlage für Einzelgespräche passt unverändert.
• Eine Mitfahrt alle zwei Wochen, schweigend, mit derselben Scorecard.
• Frühindikatoren zuerst: Geführte Gespräche, vereinbarte nächste Schritte und neue Verkaufschancen zählen in dieser Phase mehr als Umsatz (siehe unseren Leitfaden zu Vertriebs-KPIs).

Prüfstein für Tag 90 (bestanden oder nicht):

• Arbeitet eine ganze Woche allein, CRM bis Freitag aktuell
• Pipeline von mindestens dem Dreifachen der Rampenquote für Monat vier
• Auf Kurs für die Rampenquote von Monat drei
• Jedes Gespräch hat eine Nachbesprechung und jede Zusage ein Datum

Tag 90 bestanden heißt nicht voll eingearbeitet. Es heißt, dass der Mitarbeiter sein Gebiet übernommen hat.

Rampenquote: ein durchgerechnetes Beispiel

Eine volle Quote am ersten Tag bringt neuen Mitarbeitern bei, aufzugeben oder Abschlüsse zurückzuhalten. Eine Rampenquote steigt Monat für Monat; etwa 30 % der Unternehmen in der Umfrage von QuotaPath passen die Quote während der Einarbeitung an; das ist dort die häufigste Methode.

Hier ein Beispiel zur Veranschaulichung für einen Mitarbeiter mit einer vollen Quote von 40.000 USD pro Monat und einem Verkaufszyklus von etwa zwei Monaten (Ihre Zahlen werden abweichen):

Planen Sie die Rampe etwa so lang wie Ihren Verkaufszyklus plus die Zeit für den Pipeline-Aufbau, und legen Sie sie vor dem ersten Tag schriftlich fest. Um das Tempo eines Mitarbeiters mit dem Ziel eines beliebigen Monats zu vergleichen, nutzen Sie unseren kostenlosen Rechner für Quotenerreichung.

Die wöchentliche Checkliste für das Onboarding im Vertrieb

Onboarding im Außendienst können Sie nicht beobachten, also holen Sie es zu sich. Jeden Freitag, 90 Tage lang:

• Die Nachbesprechungen der Woche lesen oder anhören (15 Minuten)
• Die Scorecard für jedes Gespräch ausfüllen, bei dem Sie oder ein erfahrener Kollege dabei waren
• Die Punkte des Prüfsteins für Tag 30, 60 oder 90 prüfen, die diesen Monat fällig sind
• Ein Coaching-Thema für nächste Woche wählen, mit einem Beispiel aus einer Nachbesprechung
• Dem Paten eine Frage stellen: „Wo hängt Jonas fest?“
• Die Mitfahrt oder das Einzelgespräch für nächste Woche buchen, bevor Sie den Laptop zuklappen

Daniela, eine zusammengesetzte Figur, leitet neun Außendienstmitarbeiter in zwei Bundesländern und erfuhr früher erst beim Gespräch an Tag 90, dass ein Neuer Probleme hatte. Seit ihre neuen Mitarbeiter nach jedem Gespräch eine Nachbesprechung aufnehmen, liest sie diese freitags. In Woche fünf bemerkte sie, dass ein Mitarbeiter Liefertermine zusagte, die das Lager nicht halten konnte, und klärte es in einem Gespräch.

ParrotNotes macht die Nachbesprechung einfach. Der Mitarbeiter nimmt im Auto eine zweiminütige Sprachnotiz auf, und ParrotNotes transkribiert sie, fasst sie zusammen und zieht die Aufgaben heraus. Pro ergänzt Vertriebs-Frameworks wie BANT, MEDDIC oder SPIN sowie eine semantische KI-Suche, mit der Sie finden, was ein Kunde über Monate hinweg zum Preis gesagt hat. Wenn Mitarbeiter Kundengespräche für das Coaching aufnehmen, holen Sie vorher die Einwilligung ein; unser Leitfaden zu KI-gestütztem Sales Coaching erklärt die Grundregeln.

Geben Sie Ihrem nächsten neuen Mitarbeiter ab dem ersten Tag die Gewohnheit der Nachbesprechung. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, für iOS, Android oder macOS.

Auf Selbstständigkeit einarbeiten, dann anhand der Aufzeichnungen coachen

Onboarding im Außendienst funktioniert, wenn es für die Distanz gebaut ist:

• Halten Sie das Starterpaket bereit, bevor der Mitarbeiter anfängt.
• Beenden Sie jede Phase mit einem Prüfstein.
• Steigen Sie auf der Mitfahr-Leiter nach Punkten auf, nicht nach Datum.
• Legen Sie eine Rampenquote schriftlich fest.
• Werten Sie jeden Freitag die Nachbesprechungen aus.

An Tag 90 plant Ihr Mitarbeiter seine Woche selbst, und Sie wissen, wie er verkauft. Wie Sie ein Team führen, das Sie selten sehen, lesen Sie in unserem Leitfaden zur Außendienststeuerung.

Bereit, die Gewohnheit der Nachbesprechung bei Ihrem nächsten Neuzugang einzuführen? Testen Sie ParrotNotes kostenlos und lassen Sie ihn diese Woche seine erste Nachbesprechung nach einer Mitfahrt aufnehmen.