Medicare-Vertrieb: Termine, Compliance und Nachfassen für Makler

Es ist die zweite Woche der Annual Enrollment Period, und Denise hat vor dem Mittagessen drei Termine am Küchentisch. Ihre Kundin für 9:30 Uhr hat gestern angerufen und um einen Termin noch heute gebeten. Letztes Jahr hätte Denise in der Regel warten müssen: Das Scope of Appointment musste 48 Stunden vorher unterschrieben sein, mit nur wenigen Ausnahmen. Dieses Jahr kann sie das Formular mitbringen, es am Tisch unterschreiben lassen und anfangen. (Denise ist eine zusammengesetzte Figur einer unabhängigen Maklerin, keine reale Person.)

Unverändert ist der Papierkram, der ihr aus der Tür folgt. Wer im Medicare-Vertrieb arbeitet, weiß: Das Verkaufen ist der leichte Teil. Die Regeln dazu, wen Sie kontaktieren dürfen, was Sie besprechen dürfen und was Sie aufzeichnen müssen, bringen Makler ins Stolpern, und einige davon haben sich am 1. Oktober 2026 geändert.

Dieser Leitfaden zeigt, wie der Job bezahlt wird, welche Regeln für das Planjahr 2027 gelten, wie ein regelkonformer Termin von Anfang bis Ende abläuft und wie Sie nachfassen, ohne die Kontaktregeln zu verletzen. Es handelt sich um allgemeine Informationen, nicht um Rechts- oder Compliance-Beratung. Das letzte Wort zu Skripten, Formularen und Aufzeichnungssystemen haben Ihr Versicherer und Ihre FMO.

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Was Medicare-Vertrieb ist und wie Makler bezahlt werden

Medicare-Vertrieb bedeutet, Menschen mit Medicare dabei zu helfen, privaten Versicherungsschutz zu wählen und abzuschließen. Dazu gehören Medicare-Advantage-Pläne (Part C), eigenständige Part-D-Arzneimittelpläne und Medicare-Supplement-Policen (Medigap). Die meisten Makler sind lizenzierte Krankenversicherungsvermittler, entweder gebunden (sie verkaufen die Pläne eines Versicherers) oder unabhängig (mit mehreren Versicherern unter Vertrag, meist über eine Field Marketing Organization, kurz FMO).

Für Medicare Advantage und Part D gibt es eine Provision pro Abschluss, die CMS jedes Jahr deckelt. Für das Planjahr 2027 legt das CMS-Vergütungsmemo vom 1. Juni 2026 diese Höchstbeträge fest:

Das sind Obergrenzen, keine Zusagen. Die Versicherer entscheiden, was sie tatsächlich zahlen, bis zur Grenze. Die Folgeprovisionen machen den Job tragfähig, denn ein Kunde, der bei Ihnen bleibt, zahlt jedes Jahr. Deshalb ist Nachfassen im Medicare-Vertrieb so wichtig.

Einstieg in den Medicare-Vertrieb als Makler

Der Weg ist in den meisten Bundesstaaten gleich:

1. Lizenz erwerben. Grundlage ist eine bundesstaatliche Lizenz für Krankenversicherung (oder Leben und Kranken). Die genaue Sparte nennt Ihnen die Versicherungsaufsicht Ihres Bundesstaats.
2. Jährliche Schulung und Prüfung absolvieren. CMS verlangt, dass Pläne jeden Makler, der ihre Medicare-Produkte verkauft, jedes Jahr schulen und prüfen, und Makler müssen 85 % oder mehr erreichen. Viele Versicherer erkennen dafür die Medicare-Schulung von AHIP an und ergänzen eine eigene Produktzertifizierung.
3. Verträge und Ernennungen einholen bei jedem Versicherer, dessen Pläne Sie verkaufen wollen, direkt oder über eine FMO.
4. Jedes Jahr neu zertifizieren, bevor Sie die Produkte des nächsten Planjahrs vermarkten.

Ist Medicare-Vertrieb ein guter Beruf? Er passt zu Maklern, die Beziehungsverkauf mögen und einen vollen Herbst aushalten. Er ist auch einer der am stärksten regulierten Vertriebsjobs überhaupt, und damit sind wir bei den Regeln.

Der Kalender im Medicare-Vertrieb

Ihr Jahr folgt den Einschreibungszeiträumen auf Medicare.gov:

• 1. Oktober: der früheste Tag, an dem Sie die Pläne des nächsten Jahres vermarkten dürfen. Scope-of-Appointment-Formulare für die Produkte des nächsten Jahres dürfen Sie schon vorher einholen, solange das eigentliche Verkaufsgespräch bis zum 1. Oktober wartet.
• 15. Oktober bis 7. Dezember: die Open Enrollment Period, meist AEP genannt. Das ist die Hochsaison.
• 1. Januar bis 31. März: die Medicare Advantage Open Enrollment Period, für Menschen, die bereits in einem Medicare-Advantage-Plan sind.
• Ganzjährig: die Initial Enrollment Period (sieben Monate rund um den 65. Geburtstag) und Special Enrollment Periods, die ständig neue Kunden bringen, die 65 werden oder deren Lebenslage sich ändert.

Compliance im Medicare-Vertrieb: was sich am 1. Oktober 2026 geändert hat

CMS hat seine Regel für das Vertragsjahr 2027 am 6. April 2026 verabschiedet. Ein CMS-Memo vom 26. Mai 2026 bestätigt, dass die neuen Scope-of-Appointment-Regeln für jedes Marketing für 2027 ab dem 1. Oktober 2026 gelten. Hier die Kurzfassung, am 26. Oktober 2026 mit dem Verordnungstext abgeglichen:

Die Regeln, die sich nicht geändert haben

Die Kontaktregeln in 42 CFR 422.2264 sind dieselben wie zuvor:

• Kein unaufgeforderter Kontakt. Kein Klingeln an der Haustür, außer der Hausbesuch war bereits vereinbart. Keine Kaltakquise-Anrufe, Robocalls, SMS, Sprachnachrichten oder Nachrichten über soziale Medien, und niemanden auf Parkplätzen, in Fluren oder Eingangshallen ansprechen. Ein Anruf ist in Ordnung, wenn die Person darum gebeten oder ihre Erlaubnis gegeben hat.
• Im Rahmen bleiben. Sie dürfen nur die Produkte besprechen, die auf dem SOA stehen. Eine neue Produktlinie braucht ein neues SOA, und Nicht-Krankenversicherungsprodukte wie Rentenversicherungen (Annuities) dürfen in einem Medicare-Termin nicht verkauft werden.
• Informationsveranstaltungen bleiben informativ. Keine Verkaufspräsentationen, keine Anträge. Eine Verkaufsveranstaltung darf nur folgen, nachdem Sie gesagt haben, dass der informative Teil vorbei ist, und den Leuten eine echte Gelegenheit zum Gehen gegeben haben.
• Keine Lockangebote. Die Seite zu den Marketingregeln auf Medicare.gov nennt Geschenke im Wert von mehr als 15 USD und kostenlose Mahlzeiten unter den Dingen, die Pläne und Makler nicht anbieten dürfen.

Ray, ein zusammengesetzter Makler im ersten Jahr, hat die Rahmenregel auf die harte Tour gelernt. Sein SOA deckte Medicare Advantage und Part D ab. Mitten im Termin fragte der Ehemann der Kundin nach einer Zahn- und Sehversicherung, und Ray fing an, Angebote zu nennen. Dieses Produkt stand nicht auf dem Formular. Die Lösung dauerte zwei Minuten: unterbrechen, ein zweites SOA für das neue Produkt ausfüllen, dann weitermachen.

Ein regelkonformer Termin im Medicare-Vertrieb, von Anfang bis Ende

So schulen die meisten Versicherer den Ablauf. Wenn Skript und Formulare Ihres Versicherers abweichen, gehen diese vor.

1. Vor dem Termin. Bestätigen Sie, dass der Kunde um das Treffen gebeten oder Ihnen die Erlaubnis zum Anruf gegeben hat. Notieren Sie, welche Produkte er besprechen möchte. Nehmen Sie die aktuellen Planunterlagen und Ihre Visitenkarte mit.
2. Scope of Appointment. Lassen Sie es vor jeder Planbesprechung unterschreiben (persönlich) oder aufzeichnen (Telefon oder Video). Führen Sie jede Produktart auf, die Sie besprechen könnten.
3. Hinweis. Sprechen Sie bei Verkaufsgesprächen den TPMO-Hinweis, bevor Leistungen zur Sprache kommen. Der englische Wortlaut lautet: "We do not offer every plan available in your area. Currently we represent [number] organizations which offer [number] products in your area. Please contact Medicare.gov or 1-800-MEDICARE to get information on all of your options." Verwenden Sie die freigegebene Fassung Ihres Versicherers.
4. Bedarfsprüfung. Vor dem Abschluss verlangt CMS, dass bestimmte Themen vollständig besprochen werden. Sind die Ärzte und die Apotheke des Kunden im Netzwerk? Sind seine Rezepte abgedeckt, und zu welchen Kosten? Wie hoch sind Beiträge, Leistungen und Behandlungskosten? Diese Antworten gehören in die Systeme des Versicherers, nicht in Ihr Notizbuch.
5. Pre-Enrollment Checklist. Gehen Sie die PECL mit dem Kunden durch, bevor er unterschreibt. Bei telefonischen Abschlüssen muss ihr Inhalt laut durchgesprochen werden.
6. Abschließen oder nicht. Wenn der Kunde Zeit braucht, sagen Sie, wann Sie nachfassen, und holen Sie die Erlaubnis zum Anruf ein.
7. Nachbesprechung. Bevor Sie zum nächsten Termin fahren, halten Sie fest, was Sie dem Kunden schulden und bis wann.

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Nachfassen nach einem Termin im Medicare-Vertrieb

Beim Nachfassen im Medicare-Vertrieb gilt eine zusätzliche Regel: Sie dürfen nur Menschen anrufen, die Ihre Kunden sind oder Ihnen die Erlaubnis gegeben haben. Das Erste, was Sie nach einem Termin notieren, ist deshalb, ob Sie zurückrufen dürfen, und wofür.

Das Zweite ist, was nicht hineingehört. Medicare-Nummern, Erkrankungen, Medikamente und Arztnamen gehören in das Antragssystem Ihres Versicherers und in Ihr Agenturverwaltungssystem. In persönliche Notizen, Sprachnotizen oder Handy-Apps gehören sie nicht. Der Leitfaden zu Kundennotizen für Versicherungsvertreter wendet dieselbe Regel auf jede Sparte an.

Eine Notiz nach dem Termin, die Gesundheitsdaten auslässt

Kunde: Vorname + Initiale des Nachnamens (vollständiger Datensatz im CRM)
Datum / Terminart: persönlich / Telefon / Video
SOA: unterschrieben? aufgeführte Produkte: MA / PDP / Medigap / Zahn-Seh
Ergebnis: abgeschlossen / denkt noch nach / passt nicht
Was ich schulde: [z. B. gedruckte Übersicht zu zwei Plänen bis Donnerstag]
Was der Kunde schuldet: [z. B. Rückruf nach Gespräch mit der Tochter]
Erlaubnis zum Nachfassen: ja, per Telefon / per E-Mail / nein
Nächster Kontakt: [Datum], Thema: [nur das Thema]
Nach Empfehlung gefragt: ja / nein / später
Nicht notieren: Medicare-Nummer, Sozialversicherungsnummer, Erkrankungen, Medikamente, Arztnamen

Schreiben Sie "Plandetails im Versicherer-Portal prüfen" statt der Details selbst. Die Notiz sagt Ihnen, was als Nächstes zu tun ist; das System des Versicherers enthält, was Sie dafür brauchen.

Senden Sie dann das zugesagte Follow-up, an dem zugesagten Tag. Eine kurze Follow-up-E-Mail nach dem Verkaufsgespräch funktioniert, wenn der Kunde Ihnen eine E-Mail-Adresse gegeben und zugestimmt hat, von Ihnen zu hören. Nach der AEP sind Ihre neuen Kunden Ihre beste Quelle für Empfehlungen, solange die Empfohlenen sich bei Ihnen melden und nicht umgekehrt.

Zurück zu Denise. Um 13 Uhr hat sie drei Termine erledigt und drei 60-Sekunden-Nachbesprechungen auf dem Handy. Eine sagt "abgeschlossen". Eine sagt "Donnerstag anrufen, nachdem sie mit ihrem Sohn gesprochen hat". Eine sagt "Part-D-Vergleich per E-Mail senden, Erlaubnis liegt vor". Keine erwähnt eine Diagnose oder eine Medicare-Nummer. Der Anruf am Donnerstag findet statt, weil die Notiz ihr gesagt hat, wann, nicht weil sie sich erinnert hat.

Wo ParrotNotes in den Medicare-Vertrieb passt und wo nicht

Ziehen Sie die Grenze klar, denn die Medicare-Regeln sind streng:

• ParrotNotes ist nicht Ihre Compliance-Aufzeichnung. TPMO-Verkaufsgespräche müssen in dem System aufgezeichnet und aufbewahrt werden, das Ihr Versicherer oder Ihre FMO freigibt. Nutzen Sie dieses System, keine Handy-App.
• Zeichnen Sie Termine mit Versicherten nicht mit ParrotNotes auf, und diktieren Sie keine Gesundheitsdaten, Medicare-Nummern oder andere identifizierende Angaben hinein. ParrotNotes erhebt keinen HIPAA-Anspruch.
• Nutzen Sie es für die Arbeit auf Maklerseite. Ihre eigene Nachbesprechung, nur mit Aufgaben und Terminen. Schulungswebinare von Versicherern und FMO-Besprechungen. Den Hinweis und die Fragen der Bedarfsprüfung laut üben. Die Planung Ihrer AEP-Woche.

So aufgenommen macht ParrotNotes aus einer ausschweifenden Nachbesprechung eine Zusammenfassung und eine Liste mit Aufgaben, und die Suche findet "Donnerstag anrufen" auch zwei Wochen später. Der Beitrag mit Tipps für den Versicherungsvertrieb zeigt dieselbe zweiminütige Nachbesprechung in der Einfahrt für andere Sparten.

So wird jeder Termin im Medicare-Vertrieb nachvollziehbar

Gute Arbeit im Medicare-Vertrieb läuft auf vier Gewohnheiten hinaus:

• Kennen Sie die Regeln für 2027. Keine 48 Stunden Wartezeit, aber das SOA kommt weiterhin zuerst, persönlich in Schriftform, und nur für die aufgeführten Produkte.
• Führen Sie den Termin jedes Mal in derselben Reihenfolge: SOA, Hinweis, Bedarfsprüfung, Checkliste, Entscheidung.
• Notieren Sie die Erlaubnis, bevor Sie irgendetwas anderes notieren.
• Lassen Sie Gesundheitsdaten in den Systemen des Versicherers, und beschränken Sie Ihre eigenen Notizen auf Aufgaben und Termine.

Wenn Sie auch andere Sparten verkaufen, decken die Skripte zur Einwandbehandlung in der Versicherung und das Verkaufsgespräch für Lebensversicherungen diese Gespräche ab. Und wenn Ihr Nachfassen in der AEP immer wieder liegen bleibt, laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter: Der Free-Plan enthält 100 Minuten Aufnahme pro Monat und eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme.