Incoterms erklärt für den Vertrieb: Was Sie wann anbieten

Dan verkauft Ventile für ein Werk in Columbus, Ohio. Im vergangenen Frühjahr bot er einem Käufer in Deutschland Ware für 48.000 USD an, „FOB Columbus“. Er meinte damit, dass der Lkw des Käufers die Ware an seiner Rampe abholt.

Der Spediteur des Käufers verstand es so, dass Dans Firma die Ware zum Hafen bringt. Die Kiste stand sechs Tage herum, während beide Seiten stritten, wer eine Lkw-Rechnung über 2.100 USD schuldet. (Dan ist ein Beispiel, wie jeder Verkäufer in diesem Ratgeber, keine reale Person.)

Niemand hat gelogen. Genau dieses Problem sollen die Incoterms lösen: Zwei kurze Wörter bedeuteten für zwei Menschen etwas anderes. Die Kürzel kennen Sie wahrscheinlich aus Anfragen und Bestellungen. Vielleicht haben Sie auch schon „FOB“ aus einem alten Angebot übernommen, ohne genau zu wissen, was Sie damit versprechen.

Dieser Ratgeber richtet sich an die Person, die die Lieferbedingung ins Angebot schreibt. Sie finden alle 11 Regeln der Incoterms 2020 in einer Tabelle, danach eine Übersicht, welche Regel in acht typischen Situationen passt, mit einer Zeile zum Kopieren, ein durchgerechnetes Beispiel, was jede Regel mit Ihrem Preis macht, und fünf Fragen, die Sie dem Käufer vorher stellen sollten.

Eine Einschränkung: Das ist eine Orientierung für den Vertrieb, keine Rechts-, Steuer- oder Zollberatung. Prüfen Sie Ihre Bedingungen mit der Person, die bei Ihnen für Verträge zuständig ist, und holen Sie reale Kosten bei einem Spediteur oder Zollagenten ein.

Diese fünf Fragen kommen meist beim Werksrundgang oder am Telefon zur Sprache, also lohnt es sich, die Antworten festzuhalten. Sie können ParrotNotes kostenlos testen und sie mit dem Smartphone aufnehmen, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen.

Was sind Incoterms?

Incoterms sind elf Handelsklauseln aus je drei Buchstaben, herausgegeben von der Internationalen Handelskammer (ICC), erstmals 1936. Die aktuelle Fassung, die Incoterms 2020, gilt seit dem 1. Januar 2020. Im Kaufvertrag beantwortet jede Regel drei Fragen:

• Aufgaben: Wer bucht die Fracht, belädt den Lkw und übernimmt die Zollabwicklung?
• Kosten: Wer bezahlt das alles?
• Risiko: Ab welchem genauen Punkt sind Verlust oder Beschädigung das Problem des Käufers?

Eine Regel funktioniert nur zusammen mit einem Ort. „FCA“ allein sagt kaum etwas, aber „FCA 1200 Dock Street, Columbus, Ohio, USA, Incoterms 2020“ zeigt jedem, wo Ihre Aufgabe endet. Nennen Sie immer Ort und Fassung, denn die Fassungen 2010 und 2020 unterscheiden sich.

Mit diesem Gedanken wird der Rest einfach: Risiko und Kosten wechseln nicht immer an derselben Stelle. Bei manchen Regeln zahlen Sie die Fracht bis ins Land des Käufers, doch die Ware reist ab der Übernahme durch Ihren Frachtführer auf Risiko des Käufers. Daher kommen die meisten Überraschungen.

Die 11 Regeln der Incoterms 2020 im Überblick

Die ICC teilt die Regeln nach Transportart ein. Sieben gelten für jede Transportart, vier nur für den See- und Binnenschiffsverkehr. Lesen Sie die Tabelle aus Ihrer Sicht: Je weiter unten in der jeweiligen Gruppe, desto mehr übernehmen Sie.

Zwei Details zur Versicherung sind wichtig. Nach der Fassung 2020 verlangt CIP die höhere Deckung (Institute Cargo Clauses A oder Ähnliches), während CIF bei der niedrigeren Standarddeckung bleibt (Clauses C). Die anderen neun Regeln verpflichten keine Seite, die Ware für die andere zu versichern. Fragen Sie also nach, wer die Sendung versichert, statt es anzunehmen.

Diese Tabelle fasst die öffentlichen Seiten der ICC und nationale Handelsquellen zusammen. Der vollständige Wortlaut steht im kostenpflichtigen Incoterms-2020-Buch der ICC. Prüfen Sie ihn also, oder fragen Sie jemanden, der ihn kennt, bevor Sie sich auf ein Detail verlassen.

Was die Incoterms nicht regeln

Viele im Vertrieb behandeln eine Regel so, als wäre sie der Vertrag. Sie ist nur eine Zeile davon. Laut der U.S. International Trade Administration regeln die Incoterms Folgendes nicht:

• Den Preis und wie und wann Sie bezahlt werden
• Wann das Eigentum an der Ware übergeht
• Die Haftung für falsche Ware oder verspätete Lieferung
• Wie ein Streit beigelegt wird

Ein Angebot mit „DAP Stuttgart“ braucht also weiterhin Zahlungsbedingungen, eine Lieferzeit und eine Aussage zur Gewährleistung. Unsere RFQ-Vorlage enthält eine Lieferantenantwort mit Feldern für Lieferbedingung, Lieferzeit, Zahlung und Preisbindung.

Welche Incoterms Sie wann anbieten

Die meisten Glossare hören bei den Definitionen auf, aber Ihre eigentliche Frage lautet: Was gehört in dieses Angebot? Beginnen Sie damit, wer die Fracht bucht und wie viel der Käufer abgenommen haben möchte. Jede Zeile unten ist ein üblicher Ausgangspunkt, und die Vorgaben Ihrer Firma oder Ihres Auftraggebers können Vorrang haben.

Massen- oder Stückgut, das direkt auf ein Schiff geladen wird, ist der eine Fall, in dem FOB, CFR oder CIF wie vorgesehen passen: „FOB [Ladehafen], Incoterms 2020“.

Nennt die Anfrage eines Käufers eine Regel, übernehmen Sie sie genau oder sagen Sie klar, was Sie geändert haben. Unser Ratgeber zur Beantwortung einer RFQ führt das auf der Checkliste, und das aus gutem Grund: Ein anderer Ort bedeutet einen anderen Preis. Wenn ein Käufer später Einwände hat, zeigt der Ratgeber zum Nachfassen nach dem Angebot, wie Sie prüfen, ob ein Konkurrenzangebot dieselben Bedingungen hat.

FCA, DAP und drei Regeln, bei denen Sie aufpassen sollten

Zwei Regeln decken einen großen Teil dessen ab, was die meisten im Vertrieb brauchen. Drei andere verursachen den meisten Ärger.

FCA: Ihr sicherer Standard, wenn der Käufer versendet

FCA passt zum Käufer mit eigenem Spediteur und funktioniert bei jeder Transportart. Ein Detail sollten Sie kennen. Ist der benannte Ort Ihr Werk, beladen Sie den Lkw des Käufers.

Ist es ein anderer Ort, etwa ein Terminal, bringen Sie die Ware dorthin und sind nicht für das Entladen zuständig. Ihre Aufgabe endet, sobald der Frachtführer des Käufers die Ware hat, und Sie erledigen die Ausfuhr. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre eigene Ausfuhranmeldung.

DAP: Der Lieferpreis, mit einer klaren Grenze

Mit DAP bekommt der Käufer eine einzige Zahl bis vor die Tür. Sie tragen Risiko und Fracht auf dem ganzen Weg, und der Käufer entlädt und übernimmt die Einfuhr. DPU ist die einzige Regel, bei der der Verkäufer entladen muss. Bieten Sie sie also nur an, wenn jemand auf Ihrer Seite tatsächlich eine Zwei-Tonnen-Maschine von diesem Lkw heben kann.

FOB: Die alte Gewohnheit, die nicht zu Containern passt

Lena verkauft Verpackungslinien und bietet alles FOB Savannah an, wie schon ihr Vorgänger. Einer ihrer Container kommt in gutem Zustand am Terminal an und wird vier Tage vor dem Verladen auf dem Gelände beschädigt. Er war noch nicht an Bord, also liegt das Risiko bei FOB weiter bei ihrer Firma. Bei FCA an diesem Terminal wäre das Risiko mit der Übernahme durch den Frachtführer übergegangen.

Darum lautet der übliche Rat, FOB für Seefracht ohne Container zu reservieren und für Container FCA zu nutzen. Braucht die Bank des Käufers ein Bordkonnossement, können die Parteien nach der Fassung 2020 vereinbaren, dass der Frachtführer des Käufers eines ausstellt, auch unter FCA.

Im US-Vertrieb gibt es noch ein zweites FOB. „FOB our dock“ oder „FOB destination“ auf einem Inlandsangebot stammt aus dem Uniform Commercial Code, nicht aus den Incoterms. Meinen Sie diese Version, schreiben Sie nicht „Incoterms“ daneben. Das war Dans Fehler vom Anfang: eine Inlandsgewohnheit auf einem Exportangebot.

EXW: Im Inland in Ordnung, beim Export heikel

EXW wirkt wie die bequemste Option, denn die Ware wird nicht einmal verladen. Beim Export muss der Käufer die Ware aber aus Ihrem Land ausführen, und ein ausländischer Käufer kann das unter Umständen nicht. Außerdem bekommen Sie vielleicht nicht den Ausfuhrnachweis, den Sie brauchen. Fragt jemand bei einem internationalen Auftrag nach EXW, bieten Sie stattdessen FCA ab Ihrem Werk an. Dazu kommen kaum mehr als Verladung und Ausfuhrpapiere.

DDP: Den Auftrag gewinnen, den Zoll erben

Marcus bietet DDP an, um einen Wettbewerber bei einem Auftrag über 30.000 USD in ein Land zu schlagen, in das er noch nie geliefert hat.

Ein Zollagent erklärt ihm dann das Problem: Bei DDP ist seine Firma für Einfuhrabfertigung, Zoll und Steuern zuständig, und sie muss sich dort möglicherweise steuerlich registrieren. Die unerwartete Rechnung und der Verwaltungsaufwand fressen den größten Teil seiner Marge.

DDP kann ein echtes Verkaufsargument sein, wenn Ihre Firma das in diesem Land schon gemacht hat. Andernfalls gehen Sie damit zur Finanzabteilung, bevor Sie zum Kunden gehen.

Was jede Incoterms-Regel mit Ihrem Preis macht

Derselbe Auftrag führt zu unterschiedlichen Angebotspreisen, weil Sie mit jeder Regel mehr von der Strecke übernehmen. Hier ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: ein Container Ventile von einem Werk in Ohio zum Werk eines Käufers in Stuttgart. Die Zahlen zeigen nur die Struktur, reale Sätze bekommen Sie von Ihrem Spediteur und Zollagenten.

Aus dieser Tabelle folgen drei Dinge.

Angebote mit verschiedenen Regeln lassen sich nicht vergleichen. Ein Wettbewerber mit 51.000 USD FCA kann Sie mit 56.000 USD DAP schlagen oder auch nicht. Das sehen Sie erst, wenn Sie die Fracht des Käufers zu seinem Preis addiert haben. Sagen Sie das, wenn ein Käufer Ihnen die Zahl eines Wettbewerbers nennt.

Ihre Marge hängt nicht nur an der Ware. Fracht, die Sie vorstrecken, ist Geld im Risiko. Rechnen Sie jede Version mit einem Margenrechner durch, bevor Sie sich festlegen, und fragen Sie, wie lange der zugrunde gelegte Frachtsatz gilt. Knüpfen Sie die Gültigkeit Ihres Angebots an dieses Datum.

Die Papiere müssen übereinstimmen. Steht die Regel fest, sollte sie im Angebot, in der Bestellung und in den Versandpapieren gleich lauten. Unsere kostenlose Handelsrechnung-Vorlage hat ein Feld für den Incoterm, und die Proforma-Rechnung-Vorlage hilft, wenn der Käufer vor dem Versand ein Dokument für Einfuhr oder Zahlung braucht.

Fünf Fragen, bevor Sie die Bedingungen festlegen

Lieferbedingungen werden oft nebenbei geklärt, machen Sie sie also zum Teil der Bedarfsanalyse. Diese fünf Fragen klären die Regel bei fast jedem Angebot und passen gut in den Verkauf an den Einkauf oder einen Werksbesuch.

1. Wer bucht die Fracht? Haben Sie einen Spediteur oder ein Frachtkonto, und darf ich den Kontakt haben?
2. Wohin genau soll die Ware? Eine Straßenadresse oder ein Terminal, nicht nur eine Stadt.
3. Wer ist der Importeur? Wessen Name steht auf der Zollanmeldung, und sollen wir beteiligt sein?
4. Was steht vor Ort zum Entladen bereit? Gibt es eine Rampe oder einen Gabelstapler, oder braucht es einen Kran?
5. Was verlangt Ihre Bank oder Versicherung? Fordert ein Akkreditiv ein Bordkonnossement oder einen Versicherungsnachweis?

Priya, Vertriebsmitarbeiterin eines Pumpenherstellers, stellt diese Fragen beim Werksrundgang, während ihr Smartphone in der Tasche aufnimmt.

Im Auto zeigt ihr ParrotNotes-Transkript den Namen des Spediteurs, die Warenannahme am anderen Ende des Geländes und eine Bemerkung, die ihr entgangen war: „Unsere Bank wird ein Bordkonnossement wollen.“ KI-Zusammenfassung und Aufgaben machen daraus eine To-do-Liste, und die entworfene Follow-up-E-Mail fasst alles für den Käufer zusammen.

Sie bietet noch am selben Nachmittag FCA mit dem richtigen Ort an, und drei Monate später findet sie mit der Suche nach „Bordkonnossement“ den genauen Wortlaut. Fragen Sie vor der Aufnahme um Erlaubnis und beachten Sie die Einwilligungsregeln vor Ort.

Wenn Ihnen Lieferbedingungen immer wieder aus den Notizen rutschen, können Sie ParrotNotes kostenlos ausprobieren, gleich beim nächsten Kundenbesuch. Es ist ein Baustein in einem längeren Vertriebsprozess in der Industrie, in dem eine Bedingung aus Monat zwei bis zur Bestellung in Monat zwölf Bestand haben muss.

Gibt es Incoterms 2030?

Noch nicht. Die Incoterms 2020 sind im November 2026 weiterhin die aktuelle Fassung, und die Regelseite der ICC nennt keine neuere.

Eine Überarbeitung ist allerdings unterwegs. Der Arbeitsplan 2026 der ICC nennt dieses Ziel: „Begin work on the revision of the Incoterms® rules, laying the groundwork for Incoterms® 2030“, also den Beginn der Überarbeitung als Grundlage für die Incoterms 2030. Wir haben keinen veröffentlichten Entwurf und keinen Starttermin der ICC gefunden, seien Sie also skeptisch bei Blogs, die „Incoterms 2026“ ankündigen. Schreiben Sie vorerst weiter „Incoterms 2020“ in Ihre Angebote und schauen Sie wieder nach, wenn die ICC etwas veröffentlicht.

Schreiben Sie die Regel ins Angebot, bevor der Streit beginnt

Wenn Sie nur wenige Punkte aus diesem Ratgeber mitnehmen, dann diese:

• Schreiben Sie immer Regel, genauen Ort und „Incoterms 2020“ zusammen
• Nehmen Sie standardmäßig FCA, wenn der Käufer versendet, und DAP, wenn Sie liefern
• Nutzen Sie FCA statt FOB für Container und FCA statt EXW für Exporte
• Behandeln Sie DDP als Entscheidung der Finanzabteilung, nicht des Vertriebs
• Vergleichen Sie Konkurrenzangebote nur bei gleicher Regel

Dans zweites Angebot an diesen deutschen Käufer lautete „FCA, Werk Columbus, Incoterms 2020“, mit ausgeschriebener Adresse. Das kostete ihn zehn Sekunden, und niemand stritt über den Lkw.

Nehmen Sie Ihre letzten drei Angebote und prüfen Sie sie anhand der Tabelle oben. Vielleicht finden Sie eine Bedingung, die nicht das sagt, was Sie meinten.

Zum Schluss noch einmal: Das ist eine Orientierung für den Vertrieb, keine Rechts-, Steuer- oder Zollberatung. Incoterms ist eine eingetragene Marke der Internationalen Handelskammer, die auch die vollständigen Regeln veröffentlicht.