Calculadora de costo de reuniones
Ingresa asistentes, sueldo y duración y ve cuánto cuesta una reunión, por sesión y al año. Acepta sueldo mensual, quincenal, anual o tarifa por hora, y usa las horas semanales de tu contrato.
¿Quién está en la reunión?
- Grupo 1$
Las de tu contrato. Los sueldos se dividen entre horas semanales × 52.
Cargas sociales, prestaciones y gastos generales además del sueldo.
Costo de esta reunión
–
- Costo por minuto
- –
- Asistentes
- 0
- Horas-persona por reunión
- 0
Costo = personas × pago por hora × horas. El sueldo mensual se multiplica por 12 y el quincenal por 24, y se divide entre 40 h × 52 = 2,080 horas al año. Una reunión periódica cuenta cada semana, cada dos semanas o cada mes del año.
El cálculo se hace en tu navegador y ParrotNotes no guarda tus números. Quedan en la dirección de la página para que puedas compartir el resultado; los nombres de puestos no se ponen en la dirección.
Cómo se calcula el costo de una reunión
El pago de cada grupo se convierte a pago por hora y se multiplica por el número de personas. La suma de todos los grupos entre 60 da el costo por minuto, y eso por la duración es el costo de la reunión. El tiempo de preparación por persona se calcula igual y se suma.
Para pasar un sueldo a pago por hora, la calculadora lo lleva a un año (mensual × 12, quincenal × 24) y lo divide entre las horas pagadas del año: horas por semana × 52. Con 40 horas son 2,080 horas; con 48, 2,496.
$2,080 al mes × 12 ÷ 2,080 h = $12 por hora
5 personas × $12 × 1 h = $60 por reunión
$60 × 52 semanas = $3,120 al año
La jornada semanal cambia el resultado
El mismo sueldo vale distinto por hora según cuántas horas trabaje la persona. $2,080 al mes son $12 por hora con 40 horas a la semana y $10 por hora con 48. Por eso la calculadora te pide las horas semanales: usa las de tu contrato o las de tu equipo.
Si pagas por quincena, elige "Sueldo quincenal" y escribe el monto de una quincena. La calculadora lo multiplica por 24. Ojo: cada dos semanas no es lo mismo que quincenal. Una reunión cada dos semanas ocurre 26 veces al año; un pago quincenal llega 24 veces.
El sueldo no es todo el costo
A cada hora de sueldo la empresa le suma aportes a la seguridad social, prestaciones como vacaciones pagadas o aguinaldo donde existe, y gastos de oficina, equipo y sistemas. El porcentaje depende del país, del tipo de contrato y de la empresa, así que aquí no hay un número fijo.
Si quieres el costo completo, activa "Sumar el costo patronal" y escribe un factor: 1.3 significa 30% más que el sueldo. Pide el dato a nómina o finanzas; para comparar reuniones entre sí basta con el sueldo.
Cuándo vale la pena reunirse
- Hay algo que decidir. Si la reunión solo reparte avisos, un correo o un mensaje al equipo lo resuelve. Reúnete cuando haga falta discutir y decidir.
- Hay agenda antes de empezar. Todos saben qué se va a tratar y llegan con sus datos listos, así el tiempo se va en la conversación y no en ponerse al día.
- Cada tarea sale con responsable. Antes de cerrar, cada pendiente tiene un nombre y una fecha, y el acta se envía el mismo día.
Cómo bajar el costo de tus reuniones
- Menos personas. Invita a quien decide y a quien ejecuta. Los demás reciben el resumen y las tareas.
- Menos minutos. Agenda 25 o 50 minutos en lugar de 30 o 60. La calculadora te muestra cuánto valen esos minutos en un año.
- Revisa la frecuencia. Si la reunión semanal casi nunca termina en una decisión, prueba cada dos semanas: el costo anual baja a la mitad.
¿Tu equipo está en varias zonas horarias? Encuentra la hora con el planificador de zonas horarias.
Para reuniones más cortas y útiles: Agenda de reunión de personal, Plantilla de acta de reunión, Plantilla de tareas de reunión, Reunión all hands.
Si la reunión cuesta esto, que lo acordado no se pierda
Las decisiones de una hora cara no deberían depender de la memoria de una sola persona. ParrotNotes graba la reunión (con permiso de todos), escribe el resumen y separa las tareas, para que quien no estuvo se ponga al día en dos minutos.
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