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Plantilla de reporte de servicio técnico

Llena el servicio, lo que reportó el cliente, lo que encontraste y lo que hiciste. El tiempo en sitio y el total de piezas se calculan solos, el reporte se arma junto al formulario y lo imprimes para la firma o lo guardas como PDF para el cliente.

Qué lleva un reporte de servicio

  • Datos del servicio

    Número de reporte, la orden de trabajo que atiende, fecha, hora de llegada y de salida (el tiempo en sitio se calcula) y el estado: terminado, requiere seguimiento o en espera de piezas.

  • Cliente, sitio y técnico

    Quién es el cliente y cómo contactarlo, dónde se hizo el trabajo si no es su dirección y quién lo hizo.

  • Equipo

    Marca, modelo y número de serie de cada equipo que atendiste, para que el siguiente técnico y la garantía encuentren la misma máquina.

  • Falla, diagnóstico y trabajo realizado

    Lo que reportó el cliente, lo que encontraste y la causa, y lo que hiciste y cómo lo probaste. Esta es la parte que el cliente sí lee.

  • Piezas y mano de obra

    Cantidad, pieza y precio unitario de todo lo que instalaste, con importes y subtotal, más horas y tarifa de mano de obra si las cobras.

  • Recomendaciones y firma

    Lo que el cliente debe hacer después, una fecha de seguimiento si hace falta, una nota de las fotos y líneas de firma para el cliente y el técnico.

De la orden de trabajo al reporte de servicio

La orden de trabajo sale antes de la visita: cliente, sitio y trabajo por hacer. El reporte de servicio regresa después: lo que encontró el técnico, lo que hizo, lo que usó y cuánto tardó. El cliente se queda con el reporte; tu oficina lo usa para facturar y programar el seguimiento.

Llena los datos y el equipo al llegar, el diagnóstico mientras está fresco y las piezas conforme las instalas. Antes de irte, repasa con el cliente el trabajo realizado y las recomendaciones y pide la firma: un reporte firmado resuelve después casi cualquier duda sobre la visita.

Reporte de servicio, informe de servicio técnico u hoja de servicio: es el mismo documento que llenan técnicos de aire acondicionado, plomería, electricidad, electrodomésticos y TI en el sitio del cliente.

¿Necesitas la instrucción antes de la visita? Usa la plantilla de orden de trabajo y anota su número en este reporte.

¿El cliente quiere precio para el trabajo recomendado? Envíalo con el generador de cotizaciones.

Reporte de servicio, orden de trabajo, factura, reporte diario de obra

Reporte de servicio
El registro del técnico de una visita para el cliente: falla, diagnóstico, trabajo realizado, piezas, tiempo en sitio, recomendaciones y firmas.
Orden de trabajo
La instrucción antes del trabajo: cliente, sitio, qué hacer y quién lo hace.
Factura
El cobro. Puede salir del reporte firmado y citar su número, con impuestos y condiciones de pago.
Reporte diario de obra
El registro de un día completo en una obra para el proyecto: personal, clima, entregas y avance, no la reparación de un cliente.

Consejos para reportes que el cliente sí lee

  • Escribe la falla con las palabras del cliente

    "La recámara no enfría después de las 3" es contra lo que juzgará la visita. Tu diagnóstico va en su propia sección.

  • Di cómo probaste el arreglo

    "Se cambió el capacitor" es una afirmación; "se cambió el capacitor, 20 minutos de prueba, salida a 12 °C" es un registro.

  • Número de serie en cada equipo

    Garantías, llamados a revisión y la siguiente visita empiezan por el número de serie. Toma foto de la placa si se lee mal.

  • La recomendación es un siguiente paso

    "Limpiar filtros cada mes" o "cotizar condensadora nueva antes del viernes" se cumple; "el equipo está viejo" no.

Más en el blog: ventas de control de plagas, notas de inspección de propiedades.

Dicta las notas en la camioneta. Pégalas en el reporte.

El diagnóstico y el trabajo realizado están más claros justo al terminar, antes de que la siguiente visita los borre. Díctalos en ParrotNotes desde tu teléfono y recibe la transcripción y un resumen para pegar en el reporte, en lugar de teclear en una tableta en la cochera del cliente. Gratis para 100 minutos de grabación al mes.

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Preguntas sobre el reporte de servicio