Plantilla de registro de llamadas
Registra tus llamadas con fecha, contacto, empresa, resultado y próximo paso, ve los totales por resultado e imprime el registro o descárgalo en CSV. Elige un registro de ventas, de servicio al cliente o de recepción, y activa o quita columnas.
Qué poner en un registro de llamadas
Fecha y hora
Cuándo fue la llamada. Te muestra a qué horas contesta la gente, y es lo primero que se pregunta cuando se revisa una venta o una queja.
Contacto, empresa y número
Con quién hablaste o a quién intentaste llamar, y cómo volver a contactarlo: un teléfono o un correo.
Entrante o saliente, y tipo de llamada
Si la hiciste o la recibiste, y de qué tipo fue: en frío, seguimiento, descubrimiento o soporte. Así ves cuántas primeras llamadas cuesta conseguir una reunión.
Resultado
Contestó, buzón de voz, no contestó, reunión agendada, no le interesa, resuelto o volver a llamar. Una palabra por llamada es lo que permite sacar totales.
Notas
Lo que dijo la persona, con sus palabras si puedes: el problema, el presupuesto, el nombre de quien también decide. Es la columna que más rinde después.
Próximo paso y fecha
Lo único que pasa después y cuándo. Una llamada sin próximo paso es una llamada que vas a tener que repetir desde cero.
Tres registros para tres trabajos
Prospección de ventas
Llamadas salientes con contacto, empresa, tipo, resultado, notas y próximo paso. El resumen muestra la tasa de contacto y las reuniones agendadas, los dos números que le piden a un SDR.
Servicio al cliente
Llamadas entrantes y salientes con tipo, resultado (resuelto o volver a llamar) y el seguimiento, para que no se pierda nada de lo prometido por teléfono entre turnos.
Recepción
Un registro de recados para la recepción o una oficina pequeña: quién llamó, para quién, su número y qué necesita, con el próximo paso para quien devuelve la llamada.
Cómo leer el resumen: tasa de contacto y reuniones
La tasa de contacto es la parte de las llamadas en las que alguien contestó: las marcadas como contestó, reunión agendada, no le interesa, resuelto o volver a llamar, entre todas las llamadas con resultado. Buzón de voz y no contestó cuentan como intentos sin conversación. Si haces 20 llamadas, dejas 6 mensajes en el buzón, 8 no contestan y hablas con 6 personas, tu tasa de contacto es 6 ÷ 20 = 30%.
Reuniones agendadas cuenta las llamadas con ese resultado, 2 en el ejemplo. El resumen también cuenta las llamadas salientes y entrantes y las que tienen un próximo paso abierto, para que veas con qué empieza el día siguiente. Las llamadas sin resultado aparecen en la lista pero no cuentan en la tasa.
¿Registro de llamadas, reporte de visita o CRM?
El registro de llamadas es la lista continua: una línea por llamada, que llenas durante el día. Un reporte de visita describe a fondo una reunión importante, después de que pasó. Qué actividades conviene medir, y por qué, es otra pregunta, que respondemos en la guía de seguimiento de actividades de ventas.
Si tu equipo usa un CRM, el registro es donde esperan las llamadas antes de entrar: descarga el CSV al final del día y pasa las filas. Quien anota primero en el registro pierde menos llamadas que quien piensa actualizar el CRM más tarde.
Consejos para un registro que de verdad lleves
Anota antes de la siguiente llamada
Treinta segundos justo después de colgar valen más que diez minutos a las cinco de la tarde, cuando las llamadas ya se mezclan.
Pon siempre un resultado
Un resultado vacío no se puede contar. Elige el más cercano y pon el detalle en las notas.
Escribe el próximo paso como una acción
"Enviar precio para 25 licencias" con fecha, no "dar seguimiento". Así sabes qué hacer sin volver a leer las notas.
Guarda las palabras del cliente
Su forma de decir el problema es la que repites en la siguiente llamada y en la propuesta. Si la parafraseas, se pierde.
Más sobre llamadas y actividad: seguimiento de actividades de ventas, registro de datos en el CRM, la plantilla de reporte de visita.
La columna de notas es la que se queda vacía
Después de la décima llamada nadie escribe buenas notas. Cuelga, cuéntale a ParrotNotes en una nota de voz qué pasó y recibe el resumen y el próximo paso ya escritos, listos para copiar al registro.
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