Plantilla CRM
Lleva un CRM sencillo de tus cuentas y oportunidades, con contacto, etapa, valor, último contacto y próximo paso, e imprímelo o descarga un CSV para Excel o Google Sheets. Cambia las etapas y sus probabilidades, filtra y ordena las oportunidades, y ve el pipeline abierto y ponderado por etapa mientras escribes.
Una plantilla, no asesoría financiera. Un CRM guarda datos personales: deja el archivo donde solo lo vea quien lo necesita.
Qué lleva un CRM sencillo
Cuenta y contacto
La empresa a la que le vendes y la persona con la que tratas ahí, con su puesto. En una ruta de campo la cuenta suele ser una sucursal o una tienda, no el corporativo.
Teléfono o correo
La forma de contactar a la persona que de verdad funciona: el celular que contesta o el correo que responde.
Etapa
Dónde está la oportunidad: prospecto, calificado, visita o demo hecha, cotización enviada, negociación, ganado o perdido. Cambia los nombres según cómo vendes.
Valor
Lo que vale la oportunidad si se cierra: el pedido, el contrato anual o la venta del primer año. Usa una sola regla en todas las filas para que los totales sirvan.
Último contacto
La fecha de la última llamada, visita o correo. Ordena por ella, la más antigua primero, para ver qué cuentas se están enfriando.
Próximo paso y fecha
Lo único que mueve la oportunidad, escrito como acción y con fecha. Los totales cuentan las abiertas sin próximo paso y los pasos vencidos.
Cómo leer los totales: pipeline abierto y ponderado
El pipeline abierto es el valor de todas las oportunidades en una etapa abierta. Las ganadas y las perdidas se cuentan aparte, para que el pipeline sea solo lo que sigue en juego.
El pipeline ponderado multiplica cada oportunidad abierta por la probabilidad de su etapa y suma los resultados. Si tienes US$12,000 con cotización enviada (60%), US$8,000 calificados (25%) y US$20,000 en negociación (80%), el pipeline abierto es US$40,000 y el ponderado US$7,200 + US$2,000 + US$16,000 = US$25,200.
Las probabilidades de esta página son valores de ejemplo, no referencias, y puedes cambiar cada una. Como comparación, el pipeline de ventas predeterminado de HubSpot empieza con 20, 40, 60, 80 y 90% en sus etapas abiertas. Mejor aún, usa tu propia historia: de las oportunidades que llegaron a cotización el año pasado, ¿qué parte se cerró?
Filtra por etapa, busca una cuenta y ordena por fecha del próximo paso, valor, último contacto o cuenta. La impresión y el CSV siguen el orden y el filtro de la pantalla, así puedes imprimir solo los seguimientos de esta semana.
¿Quieres anotar cada llamada y no cada oportunidad? Usa la plantilla de registro de llamadas.
¿Solo necesitas nombres y números para tu equipo o una obra? Usa la plantilla de lista de contactos.
Plantilla CRM, registro de llamadas, lista de contactos, software CRM
- Plantilla CRM
- Una fila por oportunidad, con etapa, valor y próximo paso, y totales por etapa. Esta página.
- Registro de llamadas
- Una fila por llamada, con su resultado, para contar llamadas y tasa de contacto. Una oportunidad tiene muchas llamadas; el registro las junta.
- Lista de contactos
- Nombres, puestos y números para un fin, sin etapas ni valores. Sirve para la camioneta, la pared de la oficina o una obra.
- Pronóstico de ventas
- El pipeline ponderado frente a una cuota de un periodo, con lo comprometido y el mejor caso. Es el paso siguiente cuando tu jefe pide un número para el trimestre.
- Software CRM
- Una base de datos compartida con historial, recordatorios y reportes. Vale la pena para un equipo; para un vendedor o un equipo pequeño que empieza basta una plantilla, y el CSV entra en la importación de la mayoría de los CRM.
Consejos para un CRM al día
Actualízalo después de cada visita
Dos minutos en el estacionamiento: etapa, último contacto, próximo paso. El sábado por la mañana ya no recuerdas los detalles.
Ninguna oportunidad abierta sin próximo paso
Si no puedes escribir el próximo paso, la oportunidad está detenida. Los totales las cuentan para que las veas.
Una sola regla para el valor
Valor del pedido o valor anual, no una mezcla. Si mezclas, el total del pipeline no dice nada.
Marca las perdidas como perdidas
Si las borras, no ves por qué pierdes. Guárdalas con una nota del motivo y en un trimestre aparece el patrón.
Más sobre pipeline y CRM: gestión del pipeline de ventas, registro de datos en el CRM, adopción del CRM.
Fuentes
El próximo paso es la columna que queda vacía
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