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Meetingkosten-Rechner

Teilnehmer, Gehalt und Dauer eingeben und sehen, was ein Meeting kostet, pro Termin und aufs Jahr gerechnet. Monats- und Jahresgehälter rechnet der Rechner mit Ihrer Wochenarbeitszeit in Stundensätze um.

Wer sitzt im Meeting?

  • Gruppe 1
    €
Min.
Min.
Std.

Laut Arbeitsvertrag. Gehälter werden durch Wochenstunden × 52 geteilt.

Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Umlagen und Gemeinkosten zusätzlich zum Brutto.

Kosten dieses Meetings

–

Kosten pro Minute
–
Teilnehmende
0
Personenstunden pro Termin
0

Kosten = Personen × Stundensatz × Stunden. Ein Monatsgehalt wird mal 12 genommen und wie ein Jahresgehalt durch 40 Std. × 52 = 2.080 Stunden geteilt. Ein Serientermin zählt jede Woche, alle zwei Wochen oder jeden Monat des Jahres.

Die Berechnung läuft in Ihrem Browser, ParrotNotes speichert Ihre Zahlen nicht. Sie stehen in der Adresszeile, damit Sie das Ergebnis teilen können; Rollennamen kommen nicht in die Adresse.

So rechnet der Meetingkosten-Rechner

Für jede Gruppe wird die Vergütung in einen Stundensatz umgerechnet und mit der Zahl der Personen multipliziert. Die Summe aller Gruppen geteilt durch 60 ergibt die Kosten pro Minute, mal Dauer die Kosten des Termins. Vorbereitungszeit pro Person kommt auf dieselbe Weise dazu.

Ein Bruttomonatsgehalt wird mal 12 genommen und durch die bezahlten Stunden im Jahr geteilt: Wochenarbeitszeit × 52. Bei 40 Stunden sind das 2.080 Stunden, bei 38,5 Stunden 2.002.

5.200 € × 12 ÷ 2.080 Std. = 30 € pro Stunde
6 Personen × 30 € × 1 Std. = 180 € pro Termin
180 € × 52 Wochen = 9.360 € im Jahr

Arbeitgeberkosten: was zum Brutto dazukommt

Das Bruttogehalt ist nicht alles, was eine Arbeitsstunde kostet. Der Arbeitgeber zahlt 2026 zusätzlich 9,3 % Rentenversicherung, 7,3 % Krankenversicherung plus die Hälfte des Zusatzbeitrags der Kasse (durchschnittlich 2,9 %, also 1,45 %), 1,8 % Pflegeversicherung und 1,3 % Arbeitslosenversicherung. Zusammen sind das gut 21 % des Bruttos, bis zu den Beitragsbemessungsgrenzen.

Hinzu kommen die Umlagen U1 und U2, die Insolvenzgeldumlage, der Beitrag zur Berufsgenossenschaft sowie Büro, Ausstattung und Verwaltung. Schalten Sie im Rechner die Arbeitgeberkosten ein und tragen Sie einen Faktor ein: 1,21 deckt nur die Sozialversicherung ab. Den Faktor für Ihr Unternehmen kennt die Buchhaltung.

Warum der Stundensatz eher zu niedrig ist

Wochenstunden × 52 zählt Urlaub und Feiertage als Arbeitszeit mit. Der gesetzliche Mindesturlaub liegt bei 24 Werktagen im Jahr, gerechnet auf eine Sechstagewoche, das sind 20 Arbeitstage bei einer Fünftagewoche; viele Tarif- und Arbeitsverträge sehen 30 Tage vor. Dazu kommen die gesetzlichen Feiertage Ihres Bundeslands.

Das Gehalt verteilt sich also auf weniger tatsächlich gearbeitete Stunden, und jede Meetingstunde ist etwas teurer als der Rechner zeigt. Für einen Vergleich zwischen Terminen oder Teams spielt das keine Rolle, für eine Kostenrechnung sollten Sie es wissen.

Wann sich ein Meeting lohnt

  • Ein Ziel in der Einladung. Die Einladung sagt, was am Ende entschieden oder geklärt sein soll. Ohne Ziel bleibt ein Meeting oft ein Informationsaustausch, der auch per Nachricht ginge.
  • Die richtigen Personen. Eingeladen sind, wer entscheidet und wer umsetzt. Wer nur informiert sein muss, bekommt das Protokoll.
  • Ein Protokoll mit Verantwortlichen. Jede Maßnahme hat einen Namen und einen Termin, und das Protokoll ist noch am selben Tag verschickt.

So senken Sie die Meetingkosten

  • Kürzere Standarddauer. Planen Sie 25 statt 30 oder 45 statt 60 Minuten. Der Rechner zeigt, was die eingesparten Minuten über ein Jahr wert sind.
  • Rhythmus prüfen. Ein wöchentlicher Jour fixe, der oft ohne Entscheidung endet, reicht vielleicht alle zwei Wochen. Das halbiert die Jahreskosten.
  • Asynchron statt im Raum. Statusberichte lassen sich schriftlich verteilen. Die gemeinsame Zeit bleibt für Fragen, die ein Gespräch brauchen.

Teilnehmende in mehreren Zeitzonen? Den passenden Termin finden Sie mit dem Zeitzonen-Meetingplaner.

Für kürzere und bessere Meetings: Agenda-Vorlage für die Teambesprechung, Besprechungsrhythmus: wie oft sich Ihr Team treffen sollte, Protokollvorlage Besprechung, Maßnahmenliste Vorlage.

Quellen

Wenn das Meeting so viel kostet, sollte das Ergebnis bleiben

Entscheidungen und Aufgaben aus einer teuren Stunde gehören nicht ins Gedächtnis einer einzelnen Person. ParrotNotes nimmt das Meeting auf (mit Einverständnis aller), schreibt die Zusammenfassung und listet die Aufgaben, sodass Abwesende in zwei Minuten auf dem Stand sind.

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Häufige Fragen zu Meetingkosten