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Kontaktliste Vorlage zum Ausfüllen

Füllen Sie die Kontaktliste direkt hier aus: Ihre Kunden, die Telefonliste des Teams oder alle Ansprechpartner auf einer Baustelle. Wählen Sie eine Vorlage, ändern oder löschen Sie die Beispielzeilen, fügen Sie so viele Personen hinzu wie nötig, sortieren Sie von A bis Z und drucken Sie die Liste, speichern Sie sie als PDF oder laden Sie eine CSV für Excel oder Ihr CRM herunter.

Eine Vorlage, keine Rechtsberatung. Eine Kontaktliste enthält personenbezogene Daten: Bewahren Sie sie so auf, dass nur die Personen sie sehen, die sie brauchen.

Was in eine Kontaktliste gehört

  • Titel, Datum, erstellt von

    Welche Liste das ist ("Kontaktliste Kunden, Gebiet Süd"), wann sie zuletzt aktualisiert wurde und wer sie pflegt, damit alle wissen, ob die Nummern stimmen.

  • Name und Funktion

    Vor- und Nachname und was die Person macht: Einkauf, Inhaber, Bauleiter, Bauaufsicht. Die Funktion sagt dem Nächsten, wen er wofür anruft.

  • Firma, Team oder Gewerk

    Der Kunde auf einer Kundenliste, Team oder Region auf einer Telefonliste, Firma und Gewerk auf einer Baustelle (Rohbau, Elektro, Sanitär).

  • Telefon und E-Mail

    Die Nummer, unter der die Person wirklich erreichbar ist, mit Ländervorwahl, wenn aus dem Ausland angerufen wird (+49 für Deutschland), und die dienstliche E-Mail.

  • Notizen

    Was einen vergeblichen Anruf erspart: beste Zeit, auf welcher Baustelle, wer vertritt, Kundennummer.

Die Liste aktuell halten

Eine Kontaktliste nützt nur, solange sie stimmt. Setzen Sie das Datum oben ein und aktualisieren Sie die Liste, wenn jemand die Stelle wechselt, ein neuer Kunde dazukommt oder ein Gewerk die Baustelle verlässt. Sortieren Sie vor dem Drucken von A bis Z, damit man Namen schnell findet.

Schreiben Sie Telefonnummern in jeder Zeile gleich. Die internationale Schreibweise beginnt mit + und der Ländervorwahl, wie im Nummernplan E.164 der ITU festgelegt: +49 für Deutschland, +43 für Österreich, +41 für die Schweiz. So geschrieben lässt sich eine Nummer auch aus dem Ausland unverändert wählen.

Laden Sie die CSV herunter, um die Liste in Excel oder einen CRM-Import zu übernehmen (mit Semikolon getrennt, wie Excel es auf Deutsch erwartet), oder drucken Sie sie für das Fahrzeug, den Baucontainer oder den Empfang. Leere Zeilen fallen bei beidem weg.

Sie telefonieren die Liste ab? Halten Sie jeden Anruf in der Anrufprotokoll Vorlage fest.

Teilnehmer auf der Baustelle oder in der Besprechung erfassen? Nutzen Sie die Teilnehmerliste Vorlage.

Kontaktliste, Telefonliste, CRM, Adressbuch

Kontaktliste
Eine Seite mit den Menschen, die für einen Zweck zählen: Ihre Kunden, Ihr Team, eine Baustelle. Diese Vorlage.
Telefonliste
Eine Kontaktliste nur mit Namen und Nummern, für die Wand oder das Fahrzeug. Wählen Sie die Telefonliste Team und lassen Sie E-Mail und Notizen leer.
CRM
Das System für Kunden, mit der Geschichte jedes Auftrags und Gesprächs. Eine Kontaktliste kann der Anfang sein: CSV herunterladen und über den Import Ihres CRM einlesen.
Adressbuch
Alle, die Sie je im Telefon oder E-Mail-Programm gespeichert haben. Die Kontaktliste ist die kurze, geteilte Fassung für eine Aufgabe.

Tipps für eine Liste, die genutzt wird

  • Eine Person pro Zeile

    Nicht "Empfang / Maria / Tom". Jede Person bekommt eine eigene Zeile und Funktion, damit der Anruf bei der richtigen landet.

  • Funktion statt nur Name

    Auf der Baustelle merkt sich niemand Namen, aber jeder "den Vorarbeiter vom Elektriker". Die Spalte Funktion macht die Liste auch für Neue brauchbar.

  • Vertretung notieren

    Wer geht ran, wenn der Hauptkontakt fehlt? Eine Zeile in den Notizen spart einen Tag Warten.

  • Datieren und alte Ausdrucke ersetzen

    Drucken Sie das Datum mit und werfen Sie die alte Liste weg, sonst wird weiter die falsche Nummer angerufen.

Für Außendienst und Teamleitungen, die Kunden betreuen: CRM-Dateneingabe im Außendienst, Kundennotizen für Key Account Manager.

Quellen (englisch)

Die Liste sagt, wen Sie anrufen. Die Details stecken im Gespräch.

Eine Kontaktliste sagt Ihnen, wen Sie wie erreichen. ParrotNotes nimmt jedes Kundengespräch und jeden Besuch auf und macht daraus Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben, damit das, was jeder Kontakt gesagt hat, bei Ihren Notizen steht und nicht nur im Kopf. Kostenlos für 100 Aufnahmeminuten im Monat.

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Fragen zur Kontaktliste