ParrotNotes

Handwerkerrechnung Vorlage

Rechnen Sie den Auftrag ab: Arbeit, Material, Geräte und Fremdleistungen als Positionen, beauftragte Nachträge in einer eigenen Gruppe, MwSt. zum gewählten Satz, dann Anzahlung, Abschlagszahlungen und Sicherheitseinbehalt abgezogen, sodass der Kunde sieht, was jetzt zu zahlen ist. Drucken, als PDF speichern, als Text kopieren oder die Positionen als CSV laden.

So funktioniert es

  1. 1. Kopf ausfüllen

    Ihr Betrieb mit Steuernummer oder USt-IdNr., der Kunde, der Leistungsort, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum und Zahlungsziel. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Zahlungsziel.

  2. 2. Leistungen eintragen

    Eine Position je Leistung: Art wählen, beschreiben, Menge, Einheit und Einzelpreis netto eintragen. Nachträge mit Nummer und Datum der Beauftragung hinzufügen.

  3. 3. Gezahltes abziehen

    Anzahlung, Abschlagszahlungen und den Sicherheitseinbehalt in Prozent eintragen. Die Rechnung zeigt den jetzt fälligen Betrag und den Einbehalt. Drucken, als PDF speichern, kopieren oder laden.

Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG

  • Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden
  • Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr.
  • Das Ausstellungsdatum
  • Eine fortlaufende, nur einmal vergebene Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
  • Den Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
  • Das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und vorab vereinbarte Minderungen
  • Den Steuersatz und den Steuerbetrag, oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Arbeits- und Materialkosten getrennt ausweisen

Für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsarbeiten kann Ihr privater Kunde auf Antrag 20 % der Arbeitskosten von seiner Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 € (§ 35a Abs. 3 EStG). Das gilt nur für die Arbeitskosten, nicht für Material, und nur, wenn er eine Rechnung hat und auf Ihr Konto gezahlt hat (§ 35a Abs. 5 EStG); öffentlich geförderte Maßnahmen mit zinsverbilligtem Darlehen oder steuerfreiem Zuschuss sind ausgenommen.

Deshalb hat jede Position eine Art: Arbeit, Material, Geräte, Fremdleistung oder Sonstiges. Die Rechnung zeigt eine Summe je Art und unter dem Rechnungsbetrag die enthaltenen Arbeitskosten netto, die MwSt. darauf und brutto. Ob Geräte- oder Fahrtkosten dazuzählen, klären Sie und Ihr Kunde mit der Steuerberatung.

Diese Seite ist keine Steuerberatung.

MwSt., Kleinunternehmer und E-Rechnung

Die Vorlage rechnet alle Positionen netto und schlägt die MwSt. zum gewählten Satz (19, 7 oder 0 %) auf. Sind Sie Kleinunternehmer, setzen Sie das Häkchen: Die Rechnung enthält dann keine MwSt., sondern den Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG, § 34a UStDV). Das gilt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.

Bei Arbeiten an einem Grundstück oder Gebäude für Privatkunden müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, und die Rechnung muss darauf hinweisen, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 und § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG); das Häkchen für den Aufbewahrungshinweis ist voreingestellt.

Rechnungen an andere Unternehmen im Inland müssen grundsätzlich E-Rechnungen sein. Für Umsätze bis 31.12.2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, z. B. ein PDF schicken; für Umsätze im Jahr 2027 nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 UStG). Ein PDF aus dieser Vorlage ist keine E-Rechnung.

Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Nachträge und Sicherheitseinbehalt

Ein Nachtrag ist eine Leistung, die nach der Beauftragung dazugekommen ist oder wegfällt. Tragen Sie jeden unter Nachträge mit Nummer und Datum der Beauftragung ein; er steht in einer eigenen Gruppe mit eigener Summe, so kann der Kunde ihn dem unterschriebenen Nachtrag zuordnen.

Ein Sicherheitseinbehalt ist ein Teil des Rechnungsbetrags, den der Kunde laut Vertrag bis zur Abnahme oder bis zum Ende der Gewährleistung zurückhält. Tragen Sie den Prozentsatz aus Ihrem Vertrag ein: Er wird auf den Bruttobetrag gerechnet, vom Restbetrag abgezogen und als Einbehalt ausgewiesen, den Sie bei Freigabe abrechnen.

Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Für jedes Gewerk

  • Sanitär

    Arbeitszeit in Stunden, Warmwasserspeicher oder Armatur und Fittings als Material, der Container unter Geräte.

  • Heizung und Klima

    Montage als Arbeit, Wärmepumpe oder Kessel und Leitungen als Material, der Kran als Gerät, der Elektriker als Fremdleistung.

  • Dach

    Abdecken und Eindecken als Arbeit, Ziegel und Bahnen als Material, das Gerüst als Gerät.

  • Elektro

    Arbeitszeit, Verteiler, Leitungsschutzschalter und Kabel als Material, ein Nachtrag für den zusätzlichen Stromkreis.

  • Renovierung

    Ihre Arbeitszeit, Fliesen und Material, Sanitär und Elektro als Fremdleistung, ein Sicherheitseinbehalt bis zur Abnahme.

Kostenvoranschlag, Rechnung oder Quittung?

Kostenvoranschlag
Vor dem Auftrag: was die Arbeit voraussichtlich kostet. Kostenvoranschlag Vorlage
Rechnung
Nach der Leistung (oder einem Abschnitt): was der Kunde schuldet und bis wann.
Quittung
Nach der Zahlung: der Beleg, dass gezahlt wurde. Quittung Vorlage

Weiterlesen im Blog: Verkauf im Renovierungsgeschäft, Notizen bei der Objektbegehung.

Sie haben den Auftrag aus Ihren eigenen Notizen abgerechnet.

ParrotNotes nimmt die Begehung und das Gespräch über den Nachtrag auf, damit jede Position auf der Rechnung dem entspricht, was der Kunde beauftragt hat. Sie erhalten Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben. Kostenlos für 100 Minuten Aufnahme im Monat.

Kostenlos starten

Weitere Tools

Quellen, jeweils gelesen am 25.10.2026 auf gesetze-im-internet.de:

Fragen zur Handwerkerrechnung