Weinvertrieb im Außendienst: Verkostungen, Kunden und Listungen im Griff

Der Einkäufer hat am Dienstag sechs Weine probiert, und zwei davon haben ihm gefallen. Am Freitag konnte niemand mehr sagen, welche zwei.

Lena, Außendienstmitarbeiterin eines Weingroßhändlers in Chicago, schenkte um 15 Uhr dem neuen General Manager einer Weinbar ein, zwischen einem Spirituosengeschäft und einem Steakhaus. Er meinte, der Albariño „könnte glasweise funktionieren“, und fragte nach dem Kistenpreis des Rioja. Lena wollte es an der nächsten roten Ampel notieren. Vier Termine später war alles mit den anderen Verkostungen der Woche verschwommen. (Lena ist ein zusammengesetztes Beispiel.)

Wenn Sie im Weinvertrieb im Außendienst arbeiten, kennen Sie das Problem. Ihr Job lebt von Verkostungen, und eine Verkostung zahlt sich nur aus, wenn Sie wissen, was jeder Einkäufer zu jedem Wein gesagt hat. Dieser Leitfaden gibt Ihnen ein Verkostungsprotokoll in fünf Zeilen, einen Listungstracker, den Unterschied zwischen Gastronomie- und Handelsbesuchen und die US-Bundesregeln dazu, was Sie mitbringen dürfen. Das Protokoll kann ParrotNotes per Sprache für Sie erledigen, bevor Sie den Motor starten.

Was macht ein Weinverkäufer im Außendienst?

Ein Weinverkäufer im Außendienst verkauft Wein an lizenzierte Kunden wie Restaurants, Bars, Hotels und Weinhandlungen: Er lässt Einkäufer Weine aus seinem Sortiment verkosten, gewinnt Listungen (glasweise, auf der Weinkarte, im Regal) und sorgt dafür, dass diese Listungen verkaufen. Die meisten arbeiten für einen Großhändler oder für ein Weingut oder einen Importeur.

Dass der Job so aussieht, liegt am Recht. Die meisten US-Bundesstaaten haben ein dreistufiges System (Three-Tier-System). Die Alcohol, Tobacco, and Cannabis Commission von Maryland beschreibt die Stufen als Hersteller, Großhändler, die „Alkohol von Herstellern kaufen und an lizenzierte Einzelhändler verteilen“, und Einzelhändler, darunter „Bars, Restaurants und Spirituosengeschäfte“. Die Regeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat, prüfen Sie also Ihre eigenen.

Daraus ergeben sich zwei Arten von Weinverkäufern:

• Der Großhandelsvertreter führt ein Sortiment von Hunderten Weinen vieler Lieferanten und besucht die Kunden eines Gebiets. Sie schreiben die Aufträge.
• Der Lieferantenvertreter arbeitet für ein Weingut oder einen Importeur, betreut einen Markt oder mehrere Bundesstaaten und verkauft über die Großhandelsvertreter. Ihr Erfolg zeigt sich in den Abverkäufen des Großhändlers, also seinen Verkäufen an die Kunden.

Beide treffen sich bei gemeinsamen Besuchen, bei denen der Lieferantenvertreter den Großhandelsvertreter begleitet. Es gelten dieselben Regeln wie bei jedem gemeinsamen Kundenbesuch mit einem Händler: Klären Sie vor dem Termin, wer führt, wer über den Preis spricht und wer welche Nachfassaufgabe übernimmt.

Gastronomie vs. Handel: zwei verschiedene Besuche

Gastronomiekunden (On-Premise) verkaufen Wein, der vor Ort getrunken wird: Restaurants, Bars, Hotels. Handelskunden (Off-Premise) verkaufen ihn zum Mitnehmen: Weinhandlungen, Supermärkte und Spirituosengeschäfte. Ein guter Weinverkäufer im Außendienst führt zwei verschiedene Gespräche.

Eine glasweise Listung kann eine Kiste pro Woche bewegen und mit der nächsten Kartenänderung verschwinden. Eine Regalplatzierung verkauft langsamer, hält aber oft bis zum nächsten Regalumbau. Erfassen Sie beide getrennt.

Vor dem Einschenken: was Sie mitbringen dürfen

Wenige Branchen regeln, was ein Verkäufer einem Kunden überreichen darf. Alkohol schon. TTB, die US-Bundesbehörde für Alkohol, setzt die Handelspraktiken-Vorschriften des Federal Alcohol Administration Act durch, die vier Praktiken verbieten: Exklusivvertrieb (Exclusive Outlet), Tied House, Bestechung im geschäftlichen Verkehr und Kommissionsverkäufe. Einfach gesagt: Ein Lieferant oder Großhändler darf sich die Treue eines Einzelhändlers nicht erkaufen.

Die Bundesregeln in 27 CFR Part 6 nennen, was nicht als unzulässiger Anreiz gilt:

Darüber liegt das Recht der Bundesstaaten. Part 6 sagt selbst, dass nichts darin jemanden von den „Anforderungen eines Gesetzes oder einer Verordnung eines Bundesstaates“ befreit. Verkostungen für Endkunden im Laden, was Sie ausschenken dürfen und wer ausschenken darf, legt Ihr Bundesstaat fest. Fragen Sie im Zweifel Ihre Compliance-Ansprechperson vor dem Besuch, nicht danach.

Das Verkostungsprotokoll in fünf Zeilen

Eine Verkostung mit sechs Weinen liefert Dutzende Fakten: wer probiert hat, was jede Person zu jedem Wein gesagt hat, Preise, Einwände, die Bitte und die Antwort. Bis Freitag behalten Sie drei davon. Das Protokoll hält den Rest fest.

Machen Sie es im Auto, innerhalb von fünf Minuten nach dem Termin:

1. Kunde und wer probiert hat. „Harbor Wine Bar, Marcus (General Manager) und Ana (Barleitung).“
2. Was Sie eingeschenkt haben. Jeden Wein, in der Reihenfolge.
3. Reaktion, Wein für Wein. „Albariño: gefällt, sieht ihn glasweise auf der Terrassenkarte. Rioja: will den Kistenpreis. Pinot: zu nah an dem, was sie ausschenken.“
4. Die Bitte und die Antwort. „Albariño glasweise ab der nächsten Karte angefragt. Antwort: vielleicht, hängt von den Kosten pro Glas ab.“
5. Nächster Schritt, wer, bis wann. „Kalkulation pro Glas und Kistenpreis bis Donnerstag schicken. Schulungsnotizen fürs Personal vorbeibringen, sobald er auf der Karte steht.“

Zeile 3 lassen die meisten aus, und sie ist die nützlichste. Wie ein Einkäufer auf den abgelehnten Wein reagiert, sagt Ihnen, was Sie beim nächsten Mal mitbringen.

Sprechen geht schneller als Tippen. Diktieren Sie die fünf Zeilen als Sprachnotiz in ParrotNotes; die Aufnahme funktioniert offline, und Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben erscheinen, sobald Sie wieder online sind. Lassen Sie aus derselben Notiz die Follow-up-E-Mail an den Einkäufer entwerfen und prüfen Sie jeden Preis vor dem Senden. Unser Leitfaden zur Follow-up-E-Mail nach dem Verkaufsgespräch zeigt, was darin stehen sollte.

Erinnern Sie sich an Lena? Einen Monat später diktierte sie nach jeder Verkostung das Protokoll. Als der General Manager der Weinbar das nächste Mal anrief, fand sie „Albariño, Terrassenkarte, Kosten pro Glas“ in zehn Sekunden und schickte die Zahlen noch am selben Nachmittag. (Weiterhin ein zusammengesetztes Beispiel.)

Listungen erfassen, nicht nur Aufträge

Aufträge zeigen, was ein Kunde letzte Woche gekauft hat. Listungen zeigen, wo Ihre Weine stehen. Wer im Weinvertrieb Listungen erfasst, sieht einen verlorenen Glasweinplatz, bevor es der Abverkaufsbericht zeigt.

Führen Sie eine Zeile pro Wein und Kunde:

Die vier Listungsarten sind Glasweise, Karte, Regal und Display. Die Statusspalte braucht eine Regel, sonst wird sie zur Meinung. Eine, die funktioniert: Eine Listung ist gefährdet, wenn sie zwei ihrer üblichen Nachbestellzyklen verpasst, und verloren, wenn der Einkäufer bestätigt, dass sie weg ist, oder der Wein nicht mehr auf der Karte oder im Regal steht. Prüfen Sie die gefährdeten Zeilen, bevor Sie die Woche planen.

Das verändert auch das Gespräch. Statt „Brauchen Sie etwas?“ beginnen Sie mit der gefährdeten Zeile: „Der Rioja wurde seit August nicht nachbestellt. Steht er noch auf der Karte?“

Nehmen Sie Tomás, Lieferantenvertreter eines Weinguts aus Washington, der vor jedem Marktbesuch seine Großhandelsvertreter um Listungslisten bittet. In einer Stadt sah der Abverkaufsbericht gut aus, doch der Tracker zeigte, dass aus neun Glasweinplätzen nach den Herbstkarten zwei Kartenplätze geworden waren. Seinen nächsten gemeinsamen Besuch baute er darum auf, Glasweinplätze zurückzugewinnen. (Tomás ist ein zusammengesetztes Beispiel.)

Die Woche im Weinvertrieb im Außendienst

Mit einem Protokoll nach jedem Besuch und einem Listungstracker plant sich die Woche fast von selbst:

• Montag: den Tracker lesen. Gefährdete Listungen notieren, Kunden mit anstehender Kartenänderung oder Regalumbau und fällige Nachfassaufgaben. Diese Liste bestimmt Ihre Route; unser Leitfaden zur Tourenplanung im Außendienst zeigt die Reihenfolge der Stopps.
• Dienstag bis Donnerstag: Verkostungen und Rettungsbesuche. Verkostungen neuer Weine nachmittags in der Pause der Gastronomie legen, Handelskunden vormittags. Gefährdete Listungen drumherum einplanen.
• Jeder Besuch: Protokoll, bevor das Auto rollt. Fünf Zeilen, per Sprache.
• Freitag: berichten und gemeinsame Besuche planen. Die Protokolle der Woche in den Bericht an Ihren Vertriebsleiter oder Lieferanten übernehmen. Eine Vorlage für den Besuchsbericht hält das Format einheitlich.

Für ein großes Kundenportfolio mit festem Bestellrhythmus zeigt unser Leitfaden zum Außendienst im Großhandel, wie Sie Kunden danach sortieren, was ihre Bestellungen tun. Die Weinversion hat eine Spalte mehr: die Listung.

Jede Verkostung zählt

Das wertvollste Kapital im Weinvertrieb ist nicht das Sortiment. Es ist, was Sie über jeden Einkäufer wissen und wo jeder Wein steht. Bewahren Sie es mit vier Gewohnheiten:

• Führen Sie Gastronomie- und Handelsbesuche als zwei verschiedene Gespräche.
• Wissen Sie, was die Bundesregeln und Ihr Bundesstaat erlauben, bevor Sie einschenken.
• Diktieren Sie das Fünf-Zeilen-Protokoll nach jeder Verkostung, bevor das Auto rollt.
• Erfassen Sie Listungen nach Art und beginnen Sie die Woche mit den gefährdeten Zeilen.

Lenas Albariño brauchte keinen besseren Pitch. Er brauchte eine Notiz, die bis Freitag hält. Testen Sie ParrotNotes kostenlos mit 100 Minuten Aufnahme pro Monat und einer KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme, und machen Sie Ihr nächstes Verkostungsprotokoll zum Ersten, was Sie im Auto erledigen.