Representante de ventas de vinos: cuentas, catas y colocaciones

El comprador probó seis vinos el martes y le gustaron dos. Para el viernes, nadie podía decir cuáles.

Lena, representante de un distribuidor de vinos en Chicago, sirvió una cata al nuevo gerente general de un bar de vinos a las 3 p. m., entre una licorería y un restaurante de carnes. Él dijo que el Albariño "podría funcionar por copa" y preguntó por el precio por caja del Rioja. Lena pensaba anotarlo en el siguiente semáforo en rojo. Cuatro visitas después, los detalles se habían mezclado con todas las demás catas de la semana. (Lena es un personaje compuesto.)

Si eres representante de ventas de vinos, conoces el problema. Tu trabajo vive de las catas, y una cata solo rinde si recuerdas qué dijo cada comprador de cada vino. Esta guía te da un resumen de cata en cinco líneas, un registro de colocaciones, la diferencia entre visitar locales de consumo y tiendas, y lo que las reglas federales de Estados Unidos te permiten llevar. El resumen es la parte que ParrotNotes puede hacer por ti con la voz, antes de arrancar el auto.

¿Qué hace un representante de ventas de vinos?

Un representante de ventas de vinos vende vino a cuentas con licencia, como restaurantes, bares, hoteles y vinaterías: da a probar a los compradores vinos de su portafolio, gana colocaciones (por copa, en la carta, en el anaquel) y se asegura de que esas colocaciones sigan vendiendo. La mayoría trabaja para un distribuidor, una bodega o un importador.

El trabajo es así por la ley. La mayoría de los estados de EE. UU. tiene un sistema de tres niveles. La Alcohol, Tobacco, and Cannabis Commission de Maryland describe los niveles como fabricantes, mayoristas que "compran alcohol a los fabricantes y luego lo distribuyen a minoristas con licencia" y minoristas, entre ellos "bares, restaurantes y licorerías". Las reglas cambian según el estado, así que revisa las tuyas.

Eso da dos tipos de representante de ventas de vinos:

• El representante del distribuidor maneja un portafolio de cientos de vinos de muchos proveedores y visita las cuentas de un territorio. Tú levantas los pedidos.
• El representante del proveedor trabaja para una bodega o un importador, cubre un mercado o varios estados y vende a través de los representantes del distribuidor. Tu éxito se ve en las salidas del distribuidor, es decir, sus ventas a las cuentas.

Los dos se encuentran en las visitas conjuntas, cuando el representante del proveedor acompaña al del distribuidor. Aplican las mismas reglas que en cualquier visita conjunta con un distribuidor: acuerden antes de entrar quién lleva la reunión, quién habla de precio y quién se encarga de cada seguimiento.

Consumo en el local vs. venta para llevar: dos visitas distintas

Las cuentas de consumo en el local (on-premise) venden vino para tomarse ahí mismo: restaurantes, bares, hoteles. Las cuentas de venta para llevar (off-premise) lo venden para la casa: vinaterías, supermercados y licorerías. Un buen representante de ventas de vinos hace dos visitas distintas.

Una colocación por copa puede mover una caja a la semana y desaparecer con el siguiente cambio de menú. Una colocación en anaquel se mueve más lento, pero suele durar hasta el siguiente reacomodo. Regístralas por separado.

Antes de servir: lo que las reglas te permiten llevar

Pocos sectores regulan lo que un vendedor puede entregarle a un cliente. El del alcohol, sí. TTB, el regulador federal del alcohol en Estados Unidos, aplica las disposiciones sobre prácticas comerciales de la Federal Alcohol Administration Act, que prohíben cuatro prácticas: punto de venta exclusivo (exclusive outlet), tied house, soborno comercial y ventas en consignación. Dicho simple: un proveedor o mayorista no puede comprar la lealtad de un minorista.

Las reglas federales de 27 CFR Part 6 enumeran lo que no cuenta como inducir a un minorista:

Encima de todo esto está la ley de cada estado. El propio Part 6 dice que nada en él exime a nadie de "los requisitos de cualquier ley o reglamento estatal". Las degustaciones para consumidores en tienda, qué puedes servir y quién puede servirlo los define tu estado. Si tienes dudas, pregúntale a tu contacto de cumplimiento antes de la visita, no después.

El resumen de cata en cinco líneas

Una cata de seis vinos produce decenas de datos: quién probó, qué dijo cada persona de cada vino, precios, objeciones, lo que pediste y la respuesta. Para el viernes recordarás tres. El resumen guarda el resto.

Hazlo en el auto, dentro de los cinco minutos después de salir de la cuenta:

1. Cuenta y quién probó. "Harbor Wine Bar, Marcus, el gerente general, y Ana, la jefa de barra."
2. Qué serviste. Todos los vinos, en orden.
3. Reacción, vino por vino. "Albariño: le gustó, lo ve por copa en el menú de la terraza. Rioja: quiere precio por caja. Pinot: muy parecido a lo que ya sirven."
4. Lo que pediste y la respuesta. "Pedí el Albariño por copa desde el siguiente menú. Respuesta: tal vez, depende del costo por copa."
5. Siguiente paso, responsable y fecha. "Enviar el cálculo del costo por copa y el precio por caja antes del jueves. Llevar notas de capacitación para el personal cuando entre."

La línea 3 es la que más representantes se saltan, y es la más útil. La reacción de un comprador al vino que rechazó te dice qué llevar la próxima vez.

Decirlo es más rápido que escribirlo. Dicta las cinco líneas en ParrotNotes como nota de voz; la grabación funciona sin conexión, y la transcripción, el resumen y las tareas aparecen cuando vuelves a estar en línea. Pídele que redacte el correo de seguimiento al comprador a partir de la misma nota, y revisa cada precio antes de enviarlo. Nuestra guía del correo de seguimiento tras una llamada de ventas explica qué debe decir ese correo.

¿Recuerdas a Lena? Un mes después empezó a dictar el resumen después de cada cata. La siguiente vez que llamó el gerente general del bar de vinos, encontró "Albariño, menú de terraza, costo por copa" en diez segundos y mandó los números esa misma tarde. (Sigue siendo un personaje compuesto.)

Registra colocaciones, no solo pedidos

Los pedidos te dicen qué compró una cuenta la semana pasada. Las colocaciones te dicen dónde viven tus vinos. Un representante de ventas de vinos que registra colocaciones ve un lugar por copa perdido antes de que lo muestre el reporte de salidas.

Lleva una fila por vino y por cuenta:

Los cuatro tipos de colocación son Por copa, Carta, Anaquel y Exhibición. La columna de estado necesita una regla, o se vuelve opinión. Una que funciona: una colocación queda en riesgo cuando se salta dos de sus ciclos normales de pedido, y perdida cuando el comprador confirma que ya no está o el vino salió del menú o del anaquel. Revisa las filas en riesgo antes de planear la semana.

También cambia la visita. En lugar de "¿necesitas algo?", abre con la fila en riesgo: "El Rioja no se ha vuelto a pedir desde agosto. ¿Sigue en la carta?"

Piensa en Tomás, representante del proveedor de una bodega de Washington, que les pide a los representantes del distribuidor su lista de colocaciones antes de cada visita de mercado. En una ciudad, el reporte de salidas se veía bien, pero el registro mostró que nueve colocaciones por copa se habían reducido a dos lugares en carta tras los cambios de menú de otoño. Armó su siguiente visita conjunta para recuperar los lugares por copa. (Tomás es un personaje compuesto.)

La semana de un representante de ventas de vinos

Con un resumen después de cada visita y un registro de colocaciones, la semana casi se planea sola:

• Lunes: lee el registro. Anota las colocaciones en riesgo, las cuentas con un cambio de menú o reacomodo en puerta y los seguimientos pendientes. Esa lista define tu ruta; nuestra guía de planificación de rutas de ventas explica el orden de las paradas.
• Martes a jueves: catas y rescates. Agenda las catas de vinos nuevos por la tarde, en el hueco de los locales de consumo, y por la mañana con las tiendas. Acomoda los rescates de colocaciones en riesgo alrededor.
• Cada visita: resumen antes de mover el auto. Cinco líneas, con la voz.
• Viernes: reporta y planea las visitas conjuntas. Junta los resúmenes de la semana en tu reporte para tu gerente de ventas o tu proveedor. Una plantilla de reporte de visita de ventas mantiene el formato parejo.

Para un portafolio grande con un ritmo de recompra, nuestra guía del representante de ventas mayorista muestra cómo ordenar las cuentas según lo que hacen sus pedidos. La versión del vino suma una columna: la colocación.

Haz que cada cata cuente

El mejor activo de un representante de ventas de vinos no es el portafolio. Es lo que sabes de cada comprador y dónde vive cada vino. Cuídalo con cuatro hábitos:

• Trata las visitas a locales de consumo y a tiendas como dos visitas distintas.
• Conoce lo que permiten las reglas federales y tu estado antes de servir.
• Dicta el resumen de cinco líneas después de cada cata, antes de mover el auto.
• Registra las colocaciones por tipo y empieza la semana con las filas en riesgo.

El Albariño de Lena no necesitaba un mejor discurso de venta. Necesitaba una nota que durara hasta el viernes. Prueba ParrotNotes gratis con 100 minutos de grabación al mes y un resumen con IA en cada grabación, y haz que tu próximo resumen de cata sea lo primero que hagas al volver al auto.