Merchandiser im Außendienst: Filialbesuche, Umbauten und Berichte

Es ist 6:10 Uhr, und Daniela steht im Lager eines Supermarkts in Dortmund, mit einem ausgedruckten Planogramm, einem Cuttermesser und 14 Kartons Müsli für den Umbau eines vier Fuß breiten Regalabschnitts. Letzte Woche kamen zwei ihrer Fotoberichte vom Kunden mit dem Vermerk „nicht prüfbar“ zurück: Ein Foto war schräg aufgenommen, auf einem anderen waren die Regaletiketten nicht zu sehen. (Daniela und ihre Märkte sind ein zusammengesetztes Beispiel.)

Den Umbau selbst schafft sie im Schlaf. Was immer wieder schiefgeht, ist der Bericht.

Wenn Sie als Merchandiser im Außendienst arbeiten, wissen Sie: Die Arbeit am Regal ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte ist der Nachweis: Fotos, die der Kunde akzeptiert, Notizen zu dem, was Sie nicht beheben konnten, und ein Bericht, der vor dem nächsten Markt fertig ist. Dieser Leitfaden zeigt, was ein Merchandiser bei einem Filialbesuch tut, und gibt Ihnen eine Checkliste für Umbautage. Dazu kommen eine Liste mit sieben Fotos, mit der Berichte beim ersten Mal durchgehen, und ein durchgespielter Umbau, der mit einem gesprochenen Rückblick endet.

Die Notizen sind der Teil, der zwischen den Märkten liegen bleibt. Wenn Sie sie auf dem Parkplatz lieber laut sagen als abtippen, testen Sie ParrotNotes kostenlos.

Was ein Merchandiser macht

Ein Merchandiser besucht Märkte, damit die Produkte einer Marke so aufgefüllt, ausgerichtet, ausgezeichnet und platziert sind, wie es der Plan vorsieht, und berichtet anschließend, was er vorgefunden und behoben hat. Die meisten arbeiten für einen Hersteller, einen Food Broker, einen Großhändler oder eine externe Merchandising-Agentur, die mehrere Marken betreut. Der Karriereratgeber von Indeed hält fest, dass Merchandiser entweder für Händler oder für Lieferanten arbeiten, die Märkte besuchen, und dass ein großer Teil der Arbeit vor und nach den Öffnungszeiten stattfindet.

Das ist ein anderer Job als der des Außendienstmitarbeiters im Einzelhandel, auch wenn beide oft dieselben Märkte betreuen. Der Außendienstmitarbeiter im Einzelhandel verkauft: Er findet Lücken im Regal, spricht mit der Abteilungsleitung und fragt nach Displays und Bestellungen. Der Merchandiser sorgt dafür, dass das Regal dem Plan entspricht. In vielen Teams findet der eine das Problem, und der andere behebt es.

Das U.S. Bureau of Labor Statistics schreibt, dass Vertreter für Konsumgüter oft vorschlagen, wie und wo Ware platziert werden soll. Der Merchandiser ist derjenige, der das dann am Regal umsetzt, Markt für Markt.

Der Filialbesuch eines Merchandisers, Schritt für Schritt

Ein normaler Servicebesuch ohne Umbau dauert meist weniger als eine Stunde, je nachdem, wie viele Abschnitte Sie betreuen. Die Reihenfolge ist in jedem Markt dieselbe, und genau das macht ihn schnell.

1. Anmelden. Tragen Sie sich am Servicepoint oder an der Warenannahme ins Lieferantenbuch ein und begrüßen Sie die Abteilungsleitung. Fragen Sie, ob sich seit Ihrem letzten Besuch etwas geändert hat.
2. Zuerst ins Lager. Suchen Sie Ihre Ware im Lagerbestand, bevor Sie das Regal anfassen. Räumen Sie sie ins Regal, damit sie dort nicht liegt, bis sie abgelaufen ist.
3. Regal nach Plan. Ware nach vorne ziehen, Facings nach Planogramm korrigieren und prüfen, ob jeder Artikel das richtige Etikett an der richtigen Stelle hat.
4. Rotieren. Ältere Daten nach vorne, Ware mit kurzem MHD für den Markt oder Ihren Großhändler markieren.
5. Displays und Schilder. Prüfen Sie, ob jedes Ihrer Displays steht, gefüllt ist und das Schild für die richtige Woche hat. Bauen Sie leer gekaufte Displays wieder auf.
6. Fotos. Machen Sie die Fotos aus der Liste unten, nach der Arbeit, nicht vorher.
7. Abmelden. Sagen Sie der Abteilungsleitung, was Sie erledigt haben und was der Markt noch tun muss, und tragen Sie sich aus.

Dann, bevor Sie den Motor starten, halten Sie fest, was Sie erledigt haben und was noch offen ist. Braucht ein Problem ein Verkaufsgespräch, etwa ein Artikel, der im System des Marktes fehlt, geht es an Ihren Außendienstkollegen oder den Key Account Manager. Die Zuständigkeitstabelle in unserem Leitfaden zum Außendienst im Einzelhandel zeigt, wer was behebt.

Umbauten: der wichtigste Tag für einen Merchandiser

Ein Umbau bedeutet, dass ein Regalabschnitt nach einem neuen Planogramm neu aufgebaut wird: Artikel kommen dazu oder fallen weg, Facings ändern sich, Regalböden werden versetzt. Ein Planogramm ist der Plan, der zeigt, wo jeder Artikel steht. Umbauten finden oft früh am Morgen oder über Nacht statt, und ein vier Fuß breiter Abschnitt kann einige Stunden dauern.

Die Checkliste unten teilt den Umbau in drei Phasen, denn die meisten Fehler passieren, bevor der erste Karton geöffnet ist.

Vor dem Umbau

• Neues Planogramm ausdrucken oder herunterladen und mit dem heutigen Regal vergleichen. Jeden Artikel markieren, der neu ist, umzieht oder wegfällt.
• Prüfen, ob die neuen Artikel geliefert wurden und im Lager stehen. Ein Umbau mit fehlender Ware hinterlässt Lücken, die Sie erklären müssen.
• Prüfen, ob Sie neue Regaletiketten haben oder wissen, wer sie druckt.
• Uhrzeit mit der Abteilungsleitung abstimmen, und klären, wohin ausgelistete Artikel und leere Kartons kommen.
• Das Vorher-Foto des ganzen Abschnitts machen, frontal.

Während des Umbaus

• Den Abschnitt von oben nach unten leeren und die Ware in Planogramm-Reihenfolge auf einem Wagen bereitstellen.
• Regalböden vor dem Einräumen auf die neuen Höhen setzen. Messen, nicht schätzen.
• Von links nach rechts, von oben nach unten einräumen, Facings exakt nach Plan.
• Beim Einräumen gleich etikettieren, damit kein Artikel ohne Etikett bleibt.
• Ausgelistete Artikel zusammenhalten, gezählt und beschriftet für den Markt oder eine Retoure.

Nach dem Umbau

• Den Abschnitt ein letztes Mal Boden für Boden mit dem Planogramm abgleichen.
• Regale und Boden reinigen, Kartons zusammenfalten.
• Die Nachher-Fotos aus der Liste machen.
• Der Abteilungsleitung den fertigen Abschnitt zeigen und sich abzeichnen lassen, wenn Ihr Kunde das verlangt.
• Festhalten, was nicht nach Plan lief: fehlende Artikel, Artikel, die nicht passten, noch fehlende Etiketten.

Dieser letzte Schritt wird am häufigsten ausgelassen. Ein Umbaubericht mit „erledigt“ und drei Lücken auf dem Foto wirft Fragen auf. Ein Bericht mit „erledigt, zwei Artikel nicht geliefert, Nachbestellung durch den Markt veranlasst“ nicht.

Die Fotoliste für den Bericht

Die meisten Kunden und Merchandising-Agenturen verlangen bei jedem Besuch Fotos, oft über eine Retail-Execution-App. Die Regeln unterscheiden sich von Kunde zu Kunde. Die Gründe, warum Fotos abgelehnt werden, nicht: ein schiefer Winkel, ein fehlendes Etikett, ein Foto vor der Arbeit oder ein Foto, das sich keinem Markt zuordnen lässt.

Hier ist eine Liste mit sieben Fotos, die die meisten Anforderungen abdeckt. Nummerieren Sie Ihre Fotos jedes Mal in dieser Reihenfolge, damit der Rückblick sich auf die Nummern beziehen kann.

Zwei Gewohnheiten machen die Liste wirksam. Stehen Sie für Foto 2 und 3 an derselben Stelle, damit der Kunde beide nebeneinander vergleichen kann. Und schicken Sie nie ein Foto 6 ohne Notiz: Ein Foto einer Lücke sagt dem Kunden, dass etwas nicht stimmt, aber nicht was, und nicht, wer es behebt.

Ein durchgespielter Umbau

Hier ist Danielas Müsli-Umbau, von Anfang bis Ende. (Zusammengesetztes Beispiel für Markt und Personen.)

6:10 Uhr. Lager. Sie gleicht das neue Planogramm mit der Lieferung ab: 12 der 14 Kartons sind da. Zwei neue Sorten sind nicht angekommen.

6:20 Uhr. Foto 2, das Vorher-Foto, vom Ende des Gangschilds aus, damit sie später an derselben Stelle stehen kann.

6:25 bis 8:40 Uhr. Sie leert den vier Fuß breiten Abschnitt, setzt den zweiten Boden zwei Rasten höher, räumt nach Plan ein und etikettiert dabei. Die zwei fehlenden Sorten hinterlassen zwei Lücken von je zwei Facings. Sie füllt sie mit dem vorhandenen Bestseller, wie es die Umbauanweisung des Kunden erlaubt, und lässt die neuen Etiketten an ihrem Platz.

8:45 Uhr. Foto 3 und 4, dann Foto 6 der zwei gefüllten Lücken mit sichtbaren neuen Etiketten. Das Kopfregal-Display vom letzten Monat ist zur Hälfte leer gekauft, also füllt sie es auf und macht Foto 5. Foto 7 zeigt einen Karton ausgelisteter Artikel, gezählt, für die Retoure des Marktes.

8:55 Uhr. Mirko, der Abteilungsleiter Trockensortiment, geht den Abschnitt mit ihr ab und zeichnet ihren Bogen ab. Er sagt, er nimmt die zwei fehlenden Sorten in die heutige Bestellung auf.

9:00 Uhr. In ihrem geparkten Auto, bevor sie den Motor startet, nimmt sie den Rückblick auf.

Der gesprochene Rückblick, mit Fotonummern

„Markt 1182, Dortmund-Süd, Müsli-Umbau, vier Fuß. Foto 2 ist vorher, Foto 3 nachher, gleiche Stelle. Zwölf von 14 Kartons geliefert.

Die zwei neuen Sorten sind nicht gekommen, deshalb zeigt Foto 6 die Lücken, gefüllt mit dem Bestseller, die neuen Etiketten sind dran. Mirko, Abteilungsleiter, hat abgezeichnet und bestellt beide Sorten heute.

Foto 5 ist das Kopfregal, aufgefüllt. Foto 7 ist ein Karton ausgelisteter Artikel für die Retoure des Marktes. Nächster Besuch: prüfen, ob die neuen Sorten im Regal stehen, und die Füllware tauschen.“

Dafür brauchte sie etwa eine Minute. Es beantwortet jede Frage, die der Kunde sonst zurückschicken würde: was erledigt wurde, was fehlt, warum, wer es behebt und wann es geprüft wird.

Mit ParrotNotes bekommt Daniela ein Transkript und eine Zusammenfassung dieses Rückblicks, dazu die Aufgaben bei einer KI-gestützten Aufnahme. Die zwei Folgeaufgaben, die Bestellung des Marktes und die Prüfung beim nächsten Besuch, hängen nicht mehr von ihrem Gedächtnis um 21 Uhr ab. Die Fotos bleiben in ihrer Galerie oder in der App ihres Kunden; der Rückblick liefert die Geschichte dazu. Die Aufnahme funktioniert ohne Empfang, ein Rückblick aus einem Lager oder von einem Parkplatz ohne Netz wird also auf dem Handy gespeichert und transkribiert, sobald sie wieder online ist.

Sollen Ihre Umbaunotizen fertig sein, bevor Sie den nächsten Markt erreichen? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und testen Sie nach Ihrem nächsten Besuch einen gesprochenen Rückblick.

Berichten ohne zweite Schicht

Die Woche eines Merchandisers besteht aus Filialbesuchen und den Berichten, die sie belegen. Die Besuche lassen sich leicht planen. Bei den Berichten gehen die Abende drauf.

Hier ist ein zweites zusammengesetztes Beispiel. Lukas betreut 34 Supermärkte und Drogeriemärkte für eine externe Merchandising-Agentur, für vier Marken.

In den ersten zwei Monaten machte er tagsüber seine Fotos und tippte abends jeden Bericht, wobei er die Fotos aus dem Gedächtnis den Märkten zuordnete. Zwei oder drei Berichte pro Woche kamen mit Rückfragen zurück.

Dann fing er an, nach jedem Markt im geparkten Auto einen einminütigen Rückblick aufzunehmen und die Fotos dabei mit Nummer zu nennen. Aus dem abendlichen Tippen wurde eine zehnminütige Kontrolle, und die Rückfragen hörten weitgehend auf. Die Märkte waren dieselben. Die Notizen hatten sich geändert.

Ein paar Gewohnheiten helfen jedem Merchandiser:

• Ein Rückblick pro Markt, geparkt, vor der nächsten Fahrt. Nehmen Sie während der Fahrt nie Notizen auf und tippen Sie nichts. Unser Leitfaden zur Windshield Time zeigt, wie Sie die Minuten im geparkten Auto nutzen.
• Jedes Mal dieselbe Reihenfolge. Markt, was Sie erledigt haben, was fehlt, wer es behebt, nächster Besuch. Eine feste Reihenfolge heißt, dass nichts vergessen wird.
• Nach Umbautag planen. Märkte mit Umbau am frühen Morgen zuerst, reine Servicebesuche danach. Unser Leitfaden zur Tourenplanung im Außendienst zeigt, wie Sie Besuche in einen Tag einplanen, und der kostenlose Sales Territory Planner gruppiert Märkte nach Gebiet.
• Meilen erfassen. Viele Merchandiser fahren zwischen den Märkten mit dem eigenen Auto. Der kostenlose Mileage Reimbursement Calculator zeigt, was diese Meilen zum IRS-Satz wert sind.
• Ein einheitliches Berichtsformat nutzen. Wenn Ihr Unternehmen keines vorgibt, lässt sich die Vorlage für Besuchsberichte im Vertrieb gut für Filialbesuche anpassen.

Wenn Sie neben der Tour eines Großhändlers arbeiten, zeigt der Leitfaden zum Außendienst im Getränkegroßhandel denselben Markt aus Verkaufssicht.

Regal und Bericht in Einklang bringen

Ein guter Merchandiser wird an zwei Dingen gemessen: wie das Regal aussieht, wenn er geht, und ob der Bericht das belegt. Arbeiten Sie den Markt bei jedem Besuch in derselben Reihenfolge ab und bereiten Sie Umbauten vor, bevor der erste Karton geöffnet ist. Machen Sie die sieben Fotos von denselben Stellen aus, und nehmen Sie einen einminütigen Rückblick mit den Fotonummern auf, bevor Sie den Motor starten.

Fangen Sie mit Ihrem nächsten Umbau an: Gehen Sie die Checkliste in drei Phasen durch, nummerieren Sie Ihre Fotos, und vergleichen Sie, wie viele Berichte diese Woche mit Rückfragen zurückkommen und wie viele letzte Woche. Wenn die Rückblicke immer wieder liegen bleiben, laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter. Sie bekommen 100 Minuten Aufnahme pro Monat und eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme.