Mercaderista: visitas a tiendas, cambios de planograma y reportes

Son las 6:10 a. m. y Daniela está en la bodega de un supermercado en Monterrey con un planograma impreso, un cúter y 14 cajas de cereal para el cambio de planograma de una sección de cuatro pies. La semana pasada, dos de sus reportes fotográficos volvieron del cliente marcados como "no se puede verificar": una foto estaba tomada en ángulo y en otra no se veían las etiquetas del anaquel. (Daniela y sus tiendas son un ejemplo compuesto.)

El cambio en sí lo puede hacer con los ojos cerrados. Lo que sigue fallando es el reporte.

Si eres mercaderista, ya sabes que el trabajo en el anaquel es solo la mitad. La otra mitad es demostrarlo: fotos que el cliente acepte, notas sobre lo que no pudiste resolver y un reporte enviado antes de la siguiente tienda. Esta guía cubre lo que hace un mercaderista en una visita a tienda y una lista de verificación para los días de cambio de planograma. También tendrás una lista de siete fotos para que tus reportes se aprueben a la primera, y una visita completa que termina con un resumen hablado.

Las notas son la parte que se atrasa entre una tienda y otra. Si en el estacionamiento prefieres decirlas en voz alta en vez de escribirlas, prueba ParrotNotes gratis.

Qué hace un mercaderista

Un mercaderista visita tiendas para que los productos de una marca estén surtidos, alineados, con precio y exhibidos como dice el plan, y después reporta lo que encontró y lo que resolvió. La mayoría trabaja para un fabricante, un bróker de alimentos, un distribuidor o una agencia de merchandising externa que atiende varias marcas. La guía de carreras de Indeed señala que los mercaderistas trabajan para minoristas o para proveedores que visitan tiendas, y que buena parte del trabajo ocurre antes y después del horario de la tienda.

Es un trabajo distinto al del representante de ventas retail, aunque los dos suelen cubrir las mismas tiendas. El representante de ventas retail vende: encuentra faltantes, habla con el gerente de departamento y pide exhibiciones y pedidos. El mercaderista hace que el anaquel coincida con el plan. En muchos equipos, uno encuentra el problema y el otro lo resuelve.

La Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos (BLS) dice que los representantes que venden bienes de consumo suelen sugerir cómo y dónde exhibir la mercancía. El mercaderista es quien luego lo hace realidad en el anaquel, tienda tras tienda.

La visita a tienda de un mercaderista, en orden

Una visita de servicio normal, sin cambio de planograma, suele durar menos de una hora, según cuántas secciones cubras. El orden es el mismo en todas las tiendas, y eso es lo que la hace rápida.

1. Registra tu llegada. Firma la bitácora de proveedores en el mostrador de servicio o en recepción de mercancía y saluda al gerente de departamento. Pregunta si algo cambió desde tu última visita.
2. Primero la bodega. Busca tu producto en el inventario de bodega antes de tocar el anaquel. Sácalo al piso para que no se quede ahí hasta caducar.
3. Anaquel según el plan. Adelanta el producto, corrige los frentes según el planograma y revisa que cada artículo tenga la etiqueta correcta en el lugar correcto.
4. Rota. Las fechas más antiguas al frente, y el producto con fecha corta marcado para la tienda o tu distribuidor.
5. Exhibiciones y señalización. Revisa que cada exhibición tuya esté armada, llena y con la señalización de la semana correcta. Rearma lo que los compradores vaciaron.
6. Fotos. Toma las fotos de la lista de abajo, después del trabajo, no antes.
7. Registra tu salida. Dile al gerente lo que hiciste y lo que la tienda tiene que hacer, y firma tu salida.

Luego, antes de arrancar el auto, graba lo que hiciste y lo que sigue pendiente. Si un problema necesita una conversación de venta, como un artículo que falta en el sistema de la tienda, va para tu representante de ventas retail o tu gerente de cuentas clave. La tabla de quién resuelve qué de nuestra guía del representante de ventas retail lo muestra.

Cambios de planograma: el día más importante del mercaderista

Un cambio de planograma es cuando una sección del anaquel se rearma según un nuevo planograma: se agregan o se quitan artículos, cambian los frentes y se mueven las repisas. Un planograma es el diagrama que muestra dónde va cada artículo. Los cambios suelen hacerse muy temprano o de noche, y una sección de cuatro pies puede llevar unas horas.

La lista de verificación de abajo divide el cambio en tres fases, porque la mayoría de los errores ocurren antes de abrir la primera caja.

Antes del cambio

• Imprime o descarga el nuevo planograma y compáralo con lo que hay hoy en el anaquel. Marca cada artículo nuevo, que se mueve o que sale.
• Confirma que los artículos nuevos llegaron y están en bodega. Un cambio con producto faltante deja huecos que tendrás que explicar.
• Revisa que tengas etiquetas nuevas para el anaquel, o que sepas quién las imprime.
• Acuerda la hora con el gerente de departamento, y dónde van los artículos que salen y las cajas vacías.
• Toma la foto de "antes" de la sección completa, de frente.

Durante el cambio

• Vacía la sección empezando por la repisa de arriba y acomoda el producto en un carrito en el orden del planograma.
• Mueve las repisas a las nuevas alturas antes de volver a surtir. Mide; no lo hagas a ojo.
• Surte de izquierda a derecha y de arriba abajo, con los frentes exactamente como dice el plan.
• Etiqueta sobre la marcha, para que ningún artículo se quede sin etiqueta.
• Mantén juntos los artículos que salen, contados y rotulados para la tienda o una devolución.

Después del cambio

• Recorre la sección contra el planograma una última vez, repisa por repisa.
• Limpia las repisas y el piso, y desarma las cajas.
• Toma las fotos de "después" de la lista.
• Muéstrale al gerente la sección terminada y pide su firma si tu cliente la exige.
• Registra lo que no salió según el plan: artículos que faltaron, artículos que no cupieron, etiquetas pendientes.

Ese último paso es el que más se salta. Un reporte de cambio que dice "completado" con tres huecos en la foto genera preguntas. Uno que dice "completado, dos artículos no entregados, la tienda ya hizo el pedido" no.

La lista de fotos para el reporte

La mayoría de los clientes y agencias de merchandising piden fotos en cada visita, muchas veces a través de una app de ejecución en tienda. Las reglas cambian según el cliente. Las razones por las que se rechazan las fotos, no: un ángulo chueco, una etiqueta que no se ve, una foto tomada antes del trabajo o una foto que nadie puede asociar con una tienda.

Esta es una lista de siete fotos que cubre la mayoría de los requisitos. Numera tus fotos en este orden cada vez, para que el resumen pueda referirse a ellas por número.

Dos hábitos hacen que la lista funcione. Párate en el mismo lugar para las fotos 2 y 3, para que el cliente pueda compararlas lado a lado. Y nunca mandes una foto 6 sin una nota: la foto de un hueco le dice al cliente que algo anda mal, pero no qué, ni quién lo está resolviendo.

Un cambio de planograma, paso a paso

Así fue el cambio de cereal de Daniela, de principio a fin. (Tienda y personas de un ejemplo compuesto.)

6:10. Bodega. Compara el nuevo planograma con la entrega: llegaron 12 de las 14 cajas. Dos sabores nuevos no llegaron.

6:20. Foto 2, la de antes, desde el extremo de la señal del pasillo, para poder pararse en el mismo lugar después.

6:25 a 8:40. Vacía la sección de cuatro pies, sube la segunda repisa dos muescas, surte según el plan y etiqueta sobre la marcha. Los dos sabores que faltan dejan dos huecos de dos frentes cada uno. Los llena con el producto más vendido que ya existe, como lo permiten las instrucciones del cliente para el cambio, y deja las etiquetas nuevas en su lugar.

8:45. Fotos 3 y 4, y luego la foto 6 de los dos huecos llenos con las etiquetas nuevas a la vista. La exhibición de cabecera del mes pasado está a la mitad, así que la rellena y toma la foto 5. La foto 7 muestra una caja de artículos que salen, contados, para la devolución de la tienda.

8:55. Miguel, el gerente de abarrotes, recorre la sección con ella y firma su hoja. Dice que pedirá los dos sabores que faltan en el pedido de hoy.

9:00. En su auto, estacionada, antes de arrancar, graba el resumen.

El resumen hablado, con los números de las fotos

"Tienda 1182, Monterrey sur, cambio de cereal, cuatro pies. La foto 2 es el antes y la foto 3 el después, desde el mismo lugar. Llegaron doce de 14 cajas.

Los dos sabores nuevos no llegaron, así que la foto 6 muestra los huecos llenos con el más vendido y las etiquetas nuevas puestas. Miguel, gerente de abarrotes, firmó y pide los dos sabores hoy.

La foto 5 es la cabecera, rellenada. La foto 7 es una caja de artículos que salen para la devolución de la tienda. Próxima visita: revisar que los sabores nuevos estén en el anaquel y cambiar el relleno."

Le tomó como un minuto. Responde todas las preguntas que el cliente, si no, mandaría de vuelta: qué se hizo, qué falta, por qué, quién lo resuelve y cuándo se revisa.

Con ParrotNotes, Daniela obtiene una transcripción y un resumen de esa grabación, más las tareas pendientes en una grabación con IA. Los dos seguimientos, el pedido de la tienda y la revisión de la próxima visita, ya no dependen de su memoria a las 9 p. m. Las fotos se quedan en su galería o en la app de su cliente; el resumen les da contexto. La grabación funciona sin señal, así que un resumen grabado en una bodega o en un estacionamiento sin cobertura se guarda en el teléfono y se transcribe cuando vuelve a tener conexión.

¿Quieres tus notas del cambio listas antes de llegar a la siguiente tienda? Descarga ParrotNotes gratis y prueba un resumen hablado después de tu próxima visita.

Reportar sin un segundo turno

La semana de un mercaderista son visitas a tiendas más los reportes que las demuestran. Las visitas son la parte fácil de planear. En los reportes se van las noches.

Aquí va un segundo ejemplo compuesto. Luis atiende 34 supermercados y farmacias para una agencia de merchandising externa, con cuatro marcas.

Sus primeros dos meses tomaba las fotos durante el día y escribía cada reporte en la noche, asociando fotos con tiendas de memoria. Dos o tres reportes por semana volvían con preguntas.

Luego empezó a grabar un resumen de un minuto en el auto estacionado después de cada tienda, nombrando las fotos por número. Escribir en la noche se convirtió en una revisión de diez minutos, y las preguntas casi desaparecieron. Las tiendas eran las mismas. Las notas cambiaron.

Algunos hábitos que ayudan a cualquier mercaderista:

• Un resumen por tienda, estacionado, antes del siguiente trayecto. Nunca grabes ni escribas notas mientras manejas. Nuestra guía de tiempo al volante explica cómo aprovechar los minutos con el auto estacionado.
• El mismo orden siempre. Tienda, qué hiciste, qué falta, quién lo resuelve, próxima visita. Un orden fijo significa que nada se queda fuera.
• Planea la ruta según los cambios. Primero las tiendas con cambio de planograma temprano y después las de solo servicio. Nuestra guía de planificación de rutas de ventas muestra cómo acomodar visitas en un día, y el Sales Territory Planner gratuito agrupa tiendas por zona.
• Registra tus millas. Muchos mercaderistas manejan su propio auto entre tiendas. La Mileage Reimbursement Calculator gratuita muestra cuánto valen esas millas con la tarifa del IRS.
• Usa un solo formato de reporte. Si tu empresa no te da uno, la plantilla de reporte de visita de ventas se adapta bien a las visitas a tienda.

Si trabajas junto a la ruta de un distribuidor, la guía del representante de ventas de distribuidora de bebidas muestra la misma tienda desde el lado de la venta.

Que el anaquel y el reporte coincidan

A un buen mercaderista se le juzga por dos cosas: cómo queda el anaquel cuando se va y si el reporte lo demuestra. Trabaja la tienda en el mismo orden en cada visita y prepara los cambios antes de abrir la primera caja. Toma las siete fotos desde los mismos lugares, y graba un resumen de un minuto con los números de las fotos antes de arrancar el auto.

Empieza con tu próximo cambio de planograma: sigue la lista de verificación de tres fases, numera tus fotos y compara cuántos reportes vuelven con preguntas esta semana frente a la anterior. Si los resúmenes son lo que se sigue atrasando, descarga ParrotNotes gratis. Tienes 100 minutos de grabación al mes y un resumen con IA en cada grabación.