Circleback AI im Test: Besprechungsnotizen, Handy-App und Kosten

Priya leitet das Produktmanagement bei einem Softwareunternehmen mit 40 Mitarbeitern in München. Ihr Tag besteht aus sechs Zoom- und Google-Meet-Calls, und sie möchte, dass Notizen und Aufgaben in Notion landen, ohne dass jemand tippt. Thomas verkauft Dachbaustoffe in ganz Nordrhein-Westfalen. Seine Termine finden in Handwerksbüros und auf Baustellen statt, und das einzige Gerät, das er dabei hat, ist sein iPhone. (Beide sind erfundene Beispiele, keine echten Personen.)

Beide haben diese Woche nach einem Circleback AI Test gesucht, und beide wollen dieselben drei Antworten: wie die Notizen aussehen, ob es eine echte Handy-App gibt und was es kostet. Die meisten Testberichte, die heute ranken, überspringen den Handy-Teil oder nennen Preise aus dem Jahr 2024.

Dieser Circleback AI Test stützt sich auf Circlebacks eigene Preisseite, die Hilfeartikel und die Einträge im App Store und bei Google Play mit Stand 13. November 2026 sowie auf öffentliche Nutzerbewertungen. Wir haben das Tool nicht selbst getestet. Sie erhalten eine Tabelle aller Wege, auf denen Circleback eine Besprechung aufnimmt, einen Überblick über die iPhone- und Android-Apps, die vollständige Preisliste mit Jahressummen und eine Einschätzung, für wen es passt.

Vorab ein Hinweis: ParrotNotes betreibt diesen Blog, und ParrotNotes ist unsere App. Sie kommt gegen Ende vor, für Leser wie Thomas, die Gespräche vor Ort mit dem Handy aufnehmen. Wenn das auf Sie zutrifft, können Sie ParrotNotes kostenlos testen und danach für die Fakten zu Circleback zurückkommen.

Circleback AI im Test: das Wichtigste in Kürze

Circleback passt zu Ihnen, wenn die meisten Ihrer Besprechungen Online-Calls sind, Sie Notizen, Aufgaben und einen durchsuchbaren Verlauf für Ihr ganzes Team möchten und die Ergebnisse in Tools wie Notion, HubSpot oder Salesforce übertragen werden sollen. Es gibt einen Bot, der Calls beitritt, eine Desktop-App für Mac und Windows ohne Bot sowie Apps für Handy und Apple Watch für Besprechungen im Raum. Der Free-Tarif enthält unbegrenzt viele Besprechungen.

Schauen Sie sich anderswo um, wenn Sie ohne Bezahlung mehr als 30 Tage Verlauf brauchen, Ihr Handy Ihr einziges Arbeitsgerät ist und wichtige Funktionen dort verfügbar sein müssen, oder wenn Sie in einem Gespräch zwei Sprachen mischen und beide im Transkript behalten möchten.

Was Circleback AI ist (und was nicht)

Circleback ist ein KI-Notizassistent für Besprechungen von Circleback AI, Inc., einem Start-up aus San Francisco, das Y Combinator durchlaufen hat. Die Startseite fasst es so zusammen: „AI-powered notes, action items, automations, and search.“ Nach jeder Besprechung erhalten Sie schriftliche Notizen, ein Transkript mit Sprecherzuordnung, eine Aufgabenliste und die Möglichkeit, Fragen zu allen Ihren Aufnahmen zu stellen.

Eine Falle beim Namen: Suchen nach „circleback“ liefern auch CircleBack, eine ältere Kontaktverwaltungs-App unter circleback.com, und einen Kreditanbieter namens Circleback Lending. Beide haben nichts damit zu tun. Dieser Test behandelt nur die Notiz-App unter circleback.ai.

Wie Circleback eine Besprechung aufnimmt

Hier unterscheidet sich Circleback von den meisten Notiz-Tools. Es bietet fünf Wege, ein Gespräch aufzunehmen, und der Hilfeartikel getting started with recording erklärt, wann welcher passt. Hier die Übersicht, Stand November 2026:

Der Bot ist die einfache Variante: Google- oder Outlook-Kalender verbinden, auswählen, welchen Besprechungen er beitreten soll, und er erscheint. Wenn Sie keinen zusätzlichen Teilnehmer möchten, nimmt die Desktop-App laut Circlebacks Desktop-Seite Besprechungen auf, „without a bot joining the call“. Standardmäßig speichert sie auch das Video, damit Folien und Dashboards, die gezeigt werden, in den Notizen landen. Sie können das Video abschalten und nur Audio behalten.

Für Priya decken der Bot oder die Desktop-App fast jede Besprechung ab. Thomas braucht den nächsten Abschnitt.

Die Circleback-App für iPhone und Android

Ja, Circleback hat eine echte mobile App. Die Seite Circleback for mobile verlinkt auf den App Store und Google Play, und beide Apps sind kostenlos herunterzuladen. Das kann sie laut Circlebacks Hilfeartikel zur Aufnahme mit der mobilen App, Stand 13. November 2026:

• Sie nimmt Besprechungen vor Ort auf, über das Handymikrofon, nur Audio. Tippen Sie auf die Schaltfläche für eine neue Besprechung, und die Aufnahme startet sofort.
• Sie nimmt im Hintergrund weiter auf, wenn Sie das Handy sperren oder die App wechseln. Eine Live-Aktivität auf dem iPhone oder eine Live-Benachrichtigung auf Android lässt Sie pausieren, fortsetzen oder beenden.
• Sie verknüpft sich mit Ihrem Kalender. Wählen Sie den passenden Termin, und die Notizen erhalten den richtigen Titel und die Namen der Teilnehmer.
• Ein eingehender Anruf kann die Aufnahme pausieren, warnt der Hilfeartikel.
• Extras auf dem iPhone: Aufnahme per langem Druck auf die Aktionstaste starten oder über ein Widget auf dem Sperr- oder Home-Bildschirm.
• Ask Circleback funktioniert auch am Handy. Im Ask-Tab der App tippen Sie Fragen wie „What did we decide in this morning's standup?“, so der Artikel zum Assistenten am Handy.

Die iPhone-App braucht iOS 16.4 oder neuer und läuft laut App-Store-Eintrag auch auf dem iPad und der Apple Vision Pro.

Aufnahme mit der Apple Watch

Circleback hat auch eine App für die Apple Watch, was bei Notiz-Tools für Besprechungen selten ist. Der Hilfeartikel zur Apple Watch sagt, sie nimmt „from your wrist, without your phone“ auf und lädt das Audio hoch, sobald Sie fertig sind. Sie können eine Komplikation auf das Zifferblatt legen, um mit einem Tippen aufzunehmen, oder auf einer Apple Watch Ultra mit watchOS 26 oder neuer die Aktionstaste nutzen.

Telefonate: importieren statt aufnehmen

Die Circleback-App nimmt Telefonate nicht selbst auf. Ihr Artikel zu Telefonaten empfiehlt, die eingebaute Anrufaufnahme des Handys zu nutzen und die Datei dann an Circleback zu teilen. Auf dem iPhone setzt das iOS 18.1 oder neuer voraus; auf Android hängt es von Handy, Land und Mobilfunkanbieter ab.

In beiden Fällen hören alle Gesprächsteilnehmer eine Ansage, dass aufgezeichnet wird. Unsere Anleitungen zum Aufnehmen von Anrufen auf dem iPhone und auf Android erklären diese eingebauten Optionen.

Was immer Sie aufnehmen: Holen Sie vorher die Zustimmung ein. Die Regeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat und Land; unser Beitrag zu den One-Party-Consent-Staaten erklärt die Grundlagen für die USA. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Thomas hat also eine funktionierende Handy-App. Die Frage ist, ob es die richtige für ihn ist, und darauf kommen wir weiter unten zurück.

Besprechungsnotizen, Ask Circleback und Automationen

Die Notizen sind das Kernprodukt. Nach jeder Besprechung schreibt Circleback eine Zusammenfassung, listet Entscheidungen und Aufgaben auf, weist Aufgaben Personen zu und verschlagwortet die Besprechung. Sie können Notizen bearbeiten, eigene hinzufügen, Kommentare hinterlassen, Ausschnitte erstellen und eine Besprechung mit Kollegen teilen.

Drei Funktionen fallen auf Circlebacks Website auf:

1. Ask Circleback. Sie befragen Ihren gesamten Besprechungsverlauf in normaler Sprache und erhalten laut den Store-Einträgen Antworten mit Quellenangaben.
2. Automationen. Notizen und Aufgaben können an Slack, Notion, Linear, HubSpot, Salesforce, Attio, Zoho, Zapier und andere gehen. Der Free-Tarif nennt nur „limited automations“; Pro schaltet alle Integrationen frei.
3. API, MCP und CLI in jedem Tarif. Entwickler und KI-Tools mit MCP-Unterstützung können Ihre Besprechungen lesen, auch im Free-Tarif.

Außerdem importiert es den Verlauf aus anderen Notiz-Tools. Laut Startseite lassen sich Besprechungen aus Fathom, Fireflies, Granola und Read AI übernehmen.

Sie möchten eine Zusammenfassung und Aufgaben aus einem Kundengespräch vor Ort, mit einer App auf dem Handy, das Sie ohnehin dabeihaben? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und nehmen Sie Ihren nächsten Termin auf.

Circleback AI Kosten: Tarife und Preise

Circleback rechnet pro Nutzer und Monat ab. Die Preisseite zeigt standardmäßig die Preise bei jährlicher Zahlung, mit einem Schalter für monatliche Zahlung, der Pro und Business teurer macht. Jeder Tarif, auch Free, hat laut FAQ der Seite „unlimited meetings“. Preise mit Stand 13. November 2026:

Bezahlte Tarife starten mit einer kostenlosen Testphase, die Seite nennt aber nicht, wie lange sie dauert. Circleback nennt außerdem 50 % Rabatt für Studierende und 30 % für gemeinnützige Organisationen und sagt, man könne „anytime with a single click“ kündigen.

Was es im Jahr kostet

Die meisten Testberichte nennen nur eine Zahl. Hier die Jahreskosten von Circleback für drei Teamgrößen, berechnet aus den Preisen oben:

Jährliche Zahlung spart bei Pro etwa 17 % und bei Business etwa 14 %. Circlebacks eigenes Beispiel für ein Unternehmen mit 50 Personen: 9.000 USD pro Jahr mit Pro, 15.000 USD mit Business und 21.000 USD mit Enterprise.

Die eigentliche Grenze des Free-Tarifs

Unbegrenzt viele Besprechungen sind großzügig. Der Haken ist der Verlauf von 30 Tagen für Besprechungen und Aufnahmen. Im Free-Tarif ist eine Besprechung von vor sechs Wochen aus Ihrem Konto verschwunden, und Ask Circleback kann sie auch nicht mehr durchsuchen. Wenn Sie eine fortlaufende Dokumentation zu einem Kunden oder Projekt wollen, planen Sie Pro ein.

Nehmen wir ein Start-up mit fünf Personen, das ein Quartal lang den Free-Tarif nutzt. Im dritten Monat fragt die Gründerin Ask Circleback, was ein wichtiger Kunde beim Kick-off gesagt hat. Diese Besprechung liegt außerhalb der 30 Tage und ist nicht mehr da. Der Wechsel des Teams zu Pro mit jährlicher Zahlung kostet 900 USD pro Jahr, und ab dann ist der Verlauf unbegrenzt. (Ein Beispiel, kein echtes Unternehmen.)

Sprachen, Datenschutz und was Nutzer berichten

Sprachen. Laut den Store-Einträgen transkribiert Circleback in „over 100 languages“ und schreibt Notizen darin. Der Artikel zu Besprechungssprachen ergänzt ein Detail, das für zweisprachige Teams wichtig ist: Circleback erkennt die „predominantly-spoken language“ und transkribiert die gesamte Besprechung in dieser Sprache. Sie können einstellen, dass die Notizen in einer anderen Sprache als der gesprochenen erscheinen.

Datenschutz und Sicherheit. Laut Store-Einträgen ist Circleback nach SOC 2 Type II und dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, HIPAA- und DSGVO-konform, verschlüsselt Daten bei der Speicherung und Übertragung und „does not use customer data to train models“. Auf der Preisseite steht die HIPAA-Konformität beim Enterprise-Tarif.

Was Nutzer berichten. Stand 13. November 2026 hat die iPhone-App im App Store eine Bewertung von 4,8 aus 282 Bewertungen und die Android-App bei Google Play 4,9 aus 124 Rezensionen, bei über 5.000 Downloads. Die Android-App wurde am 12. November 2026 aktualisiert. Zwei Rezensionen bei Google Play sollten Sie vor einer Entscheidung lesen:

• Ein Android-Nutzer bewertete die App im März 2026 gut, schrieb aber, dass einige wichtige Funktionen nur am Desktop verfügbar sind, was ihn als jemanden, der mit Handy und Tablet arbeitet, frustrierte.
• Ein Nutzer berichtete im Mai 2025, dass eine von vier Aufnahmen vor Ort verloren ging; der Support führte das auf einen Softwarefehler zurück.

Zwei Rezensionen sind kein Trend. Sie sind aber ein Grund, die Handy-App zuerst bei einer unwichtigen Besprechung auszuprobieren.

Wo Circleback stark ist

Ein fairer Test sagt, was ein Produkt gut macht, und Circleback macht vieles gut:

• Alle Aufnahmewege in einem Konto. Bot, Desktop-App ohne Bot, Handy, Watch und Import landen alle in denselben Notizen und derselben Suche.
• Ein Free-Tarif mit unbegrenzt vielen Besprechungen. Nur wenige Notiz-Tools bieten Transkripte mit Sprecherzuordnung, die Desktop-App und die Handy-App für 0 USD.
• Kein Bot, wenn Sie keinen wollen. Die Desktop-App nimmt Zoom, Meet, Teams und andere vom Computer aus auf. Unser Beitrag zu KI-Meeting-Notizen ohne Bot erklärt, wie das funktioniert.
• Team-Funktionen. Gemeinsame Teams, kostenlose Leser bei Business und Automationen in CRM- und Projekt-Tools.
• Aufnahme mit der Apple Watch. Praktisch, wenn Sie kein Handy auf den Tisch legen möchten.

Wo es Schwächen hat

• 30 Tage Verlauf im Free-Tarif. Genug zum Ausprobieren, nicht für eine lange Kundenbeziehung.
• Preise pro Nutzer. Ein Team mit 10 Personen zahlt bei Business mit jährlicher Zahlung 3.000 USD pro Jahr.
• Eine Sprache pro Transkript. Ein Gespräch, das zwischen Englisch und Spanisch wechselt, wird in der Sprache transkribiert, die überwiegt.
• Telefonate brauchen einen Umweg. Sie nehmen mit dem Werkzeug des Handys auf und importieren die Datei.
• Mobil ist nicht das volle Produkt, zumindest laut einem Android-Nutzer.

Wenn Sie vor Ort mit dem Handy aufnehmen: ParrotNotes

Thomas braucht keinen Bot. Er muss wissen, was der Handwerker bestellt hat, wer freigibt und wann er nachfassen soll, ohne während des Gesprächs zu tippen. Genau dafür ist ParrotNotes gebaut.

ParrotNotes ist eine native App für iPhone und Android, dazu macOS. Sie legen das Handy auf den Tisch, tippen auf Aufnahme und bleiben beim Kunden. Die App nimmt bei gesperrtem Bildschirm auf, und die Aufnahme funktioniert offline; Transkription und KI laufen, sobald Sie wieder verbunden sind. Die Transkription läuft über Deepgram, die Zusammenfassungen über OpenAI.

Hier ein ehrlicher Vergleich:

Um klar zu sagen, wo Circleback vorne liegt: Wenn die meisten Ihrer Besprechungen Online-Calls sind oder Ihr Team gemeinsame Notizen und CRM-Automationen braucht, kann Circleback Dinge, die ParrotNotes nicht kann. ParrotNotes schickt keinen Bot in Calls, und der Free-Tarif von Circleback ist nicht durch Minuten begrenzt.

ParrotNotes passt, wenn die Besprechung in einem Raum stattfindet und das Handy das Werkzeug ist. Marisol ist im Außendienst für die Gastronomie in Frankfurt unterwegs und trifft Restaurantinhaber persönlich, mal auf Deutsch, mal auf Spanisch, oft im selben Gespräch. (Marisol ist ein erfundenes Beispiel.) Mit ParrotNotes Pro bleiben beide Sprachen im Transkript, und sie erhält eine Zusammenfassung, Aufgaben und einen Entwurf für die Nachfass-E-Mail, bevor sie den Parkplatz verlässt.

Pro umfasst 3.000 Minuten pro Monat, Aufnahmen bis 3 Stunden, alle KI-Funktionen bei jeder Aufnahme, Sprechererkennung, KI-Chat über Ihre Notizen und Export als docx oder PDF. Details stehen auf der Preisseite. Sie haben schon eine Aufnahme? Unser kostenloses Tool „Audio in Text umwandeln“ macht aus einer Audiodatei Text.

Sie vergleichen noch andere Notiz-Tools? Lesen Sie unseren Fireflies.ai-Test, unseren Granola AI Review, unseren Notta-AI-Test und unsere Übersicht der besten KI-Notiz-Apps für Präsenzmeetings.

Das Fazit unseres Circleback AI Tests

Circleback AI gehört im November 2026 zu den vollständigsten Notiz-Tools für Besprechungen. Es deckt Online-Calls mit einem Bot oder einer Desktop-App ohne Bot ab, Besprechungen vor Ort mit Apps für iPhone, Android und Apple Watch und aufgezeichnete Telefonate per Import. Der Free-Tarif enthält unbegrenzt viele Besprechungen, und Pro kostet 15 bis 18 USD pro Nutzer und Monat.

Die Grenzen sind der Verlauf von 30 Tagen im Free-Tarif, Preise pro Nutzer für größere Teams und eine Hauptsprache pro Transkript. Für Priya und ihr Team, das vor allem online arbeitet, ist es eine starke Wahl.

Für Thomas und Marisol, die Kunden persönlich treffen und mit dem Handy arbeiten, ist ParrotNotes für genau diese Aufgabe gebaut: ein Tippen zum Aufnehmen, Transkripte mit gemischten Sprachen in Pro und Vertriebs-Frameworks bei jeder KI-gestützten Aufnahme. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, nehmen Sie Ihr nächstes Kundengespräch auf und lesen Sie die Zusammenfassung, bevor Sie zum nächsten Termin fahren.