Checkliste Marktbesuch für Außendienst und Vertriebsleiter

Tobias betrat an einem Dienstag im März Markt 318 und sah dasselbe wie vier Wochen zuvor: kein Kopfregal für die Frühjahrsaktion seiner Marke, und das Display lag immer noch im Lager. Beim letzten Mal hatte er es „notiert“. Die Notiz war eine Zeile in seinem Handy: „318 Kopfregal?“, sonst nichts. (Tobias und der Markt sind ein zusammengesetztes Beispiel, kein echter Kunde.)

Niemand war zuständig, also passierte nichts. Genau diese Lücke schließt eine Checkliste für den Marktbesuch. Sie ist kein Formular um des Formulars willen. Sie sorgt dafür, dass Sie in jedem Markt auf dieselben Dinge schauen, das ansprechen, was Sie gesehen haben, und für jedes Problem mit einem Verantwortlichen und einem Termin hinausgehen.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen zwei Versionen zum Kopieren: eine Checkliste mit 30 Punkten für den Außendienst, der Märkte besucht, die er nicht selbst führt, und eine bewertete Checkliste mit 12 Zeilen für Vertriebsleiter, die Märkte allein oder mit einem Außendienstmitarbeiter besuchen. Dazu kommt eine Tabelle, die zeigt, welche Abschnitte zu welcher Art von Besuch gehören, damit aus einem 20-Minuten-Besuch kein 90-Minuten-Audit wird.

Wenn die Notizen der Teil sind, der liegen bleibt, testen Sie ParrotNotes kostenlos: Nehmen Sie auf dem Parkplatz einen kurzen Rückblick auf und erhalten Sie eine Zusammenfassung und Aufgaben zurück.

Wofür eine Checkliste für den Marktbesuch da ist

Zwei verschiedene Personen suchen nach einer Checkliste für den Marktbesuch im Einzelhandel, und sie brauchen unterschiedliche Listen.

Die Liste des Außendienstes dreht sich um das Regal und das Gespräch. Die Liste der Leitung dreht sich um Standards und Muster über mehrere Märkte hinweg. Beide scheitern auf dieselbe Weise: an Befunden, die nie einen Verantwortlichen bekommen.

Die Checkliste für den Marktbesuch auf einen Blick

Jeder gute Marktbesuch läuft in denselben sieben Teilen ab. Wenn Sie sich nur die Kurzfassung merken, dann diese:

1. Vorbereiten: offene Punkte vom letzten Besuch, die Listung, die Aktionen dieser Woche.
2. Ankommen: an der richtigen Stelle anmelden, den Eingangsbereich ansehen.
3. Regal: Ihren Bereich mit der Listung und dem Planogramm abgleichen.
4. Displays und Aktionen: Kopfregale, Zweitplatzierungen, Schilder und Preise.
5. Lager: Ware, die es nie in den Verkaufsraum geschafft hat.
6. Gespräch: zwei oder drei Befunde mit je einer Lösung, dann eine Bitte.
7. Abschluss: Verantwortliche und Termine, bevor Sie den Motor starten.

Die vollständigen Checklisten unten führen jeden Teil aus.

Die Checkliste für den Außendienst (zum Kopieren)

Kopieren Sie diese Vorlage für die Checkliste Marktbesuch in eine Notiz-App, eine Tabelle oder das Besuchsformular Ihres CRM. Haken Sie ab, was Sie erledigt haben; alles, was Sie nicht abhaken konnten, wird zum Befund.

Vor dem Besuch (5 Minuten, am Vorabend oder auf dem Parkplatz)

• Offene Punkte vom letzten Besuch in diesem Markt lesen
• Die Listung für Ihren Bereich holen
• Den Aktionskalender prüfen: was diese und nächste Woche in Aktion ist
• Neue Artikel notieren, die inzwischen im Regal stehen sollten
• Bestellungen oder Lieferungen prüfen, die seit dem letzten Besuch fällig waren
• Den Namen der Abteilungsleitung und ihre üblichen Arbeitszeiten kennen
• Ihre eine Bitte für diesen Besuch festlegen (Display, neuer Artikel, Bestellung, Platzierung)

Ankommen (2 Minuten)

• Am Infostand oder in der Warenannahme anmelden, wie der Markt es verlangt
• Den Eingangsbereich ansehen: Displays im Eingang, vordere Kopfregale, Aktivitäten des Wettbewerbs
• Notieren, was sich seit dem letzten Besuch geändert hat

Regal (10 bis 15 Minuten)

• Jeder gelistete Artikel steht im Regal (Lücken markieren; die Lücken-Checkliste hat eine Version Zeile für Zeile)
• Regaletiketten passen zum Artikel und zum aktuellen Preis
• Facings entsprechen dem Plan
• Ware nach vorn gezogen und rotiert, keine beschädigten oder abgelaufenen Packungen
• Veränderungen beim Wettbewerb: neue Artikel, Preisänderungen, verlorene Fläche

Displays und Aktionen (5 Minuten)

• Aktionsartikel für die Aktionswoche ausgezeichnet und beschildert
• Vereinbarte Displays aufgebaut, befüllt und am vereinbarten Platz
• Zweitplatzierungen noch vorhanden
• Foto von allem, was Sie später jemandem zeigen müssen

Lager (3 Minuten)

• Ihre Ware im Lager, die im Verkaufsraum stehen sollte
• Displayware oder Displays, die auf den Aufbau warten
• Beschädigte Kartons für eine Gutschrift erfassen

Gespräch mit der Abteilungsleitung (10 Minuten)

• Mit zwei oder drei Befunden und je einer Lösung einsteigen
• Das Foto oder das Regal zeigen, nicht nur die Behauptung
• Ihre eine Bitte vorbringen
• Laut bestätigen, wer was bis wann erledigt
• Vereinbaren, wann Sie wiederkommen

Bevor Sie gehen (2 Minuten, geparkt)

• Jeder Befund hat einen Verantwortlichen und einen Termin
• Probleme außerhalb des Markts für die richtige Person aufgelistet (die Zuständigkeitstabelle zeigt, wer was löst)
• Rückblick aufgenommen oder geschrieben, bevor Sie zum nächsten Markt fahren

Das sind 30 Prüfpunkte. Bei einem Routinebesuch schaffen Sie sie in 35 bis 45 Minuten, und die meisten dauern Sekunden.

Display- oder Umbauarbeiten, die Sie nicht selbst erledigen können, gehen als Befund an Ihr Merchandising-Team, mit Markt, Display und dem Datum, an dem die Ware ankam.

Die Checkliste für Vertriebsleiter, bewertet von 0 bis 2

Eine Checkliste für den Marktbesuch der Leitung funktioniert besser mit einer Bewertung als mit Häkchen. Mit einer Bewertung können Sie einen Markt mit dem nächsten vergleichen und diesen Monat mit dem letzten.

Bewerten Sie jede Zeile mit 0 (nicht erfüllt), 1 (teilweise erfüllt) oder 2 (voll erfüllt). Zwölf Zeilen ergeben eine Summe von 24.

Zeile 11 ist mehr als Ordnung. Die OSHA-Vorschrift für Lauf- und Arbeitsflächen verlangt, dass Lagerräume und Durchgänge sauber und ordentlich gehalten werden und Flächen frei von Gefahren wie verschütteten Flüssigkeiten sind. Ein Außendienstmitarbeiter oder Markenmanager auf Besuch ist nicht der Sicherheitsbeauftragte des Markts, aber eine Pfütze oder ein zugestellter Gang neben Ihrem Display ist es wert, sofort angesprochen zu werden.

Diese Liste bewertet den Markt. Wenn Sie zugleich den Außendienstmitarbeiter coachen, nutzen Sie die Scorecard für Mitfahrten in unserem Leitfaden zum Field Sales Management (Englisch), die stattdessen das Verhalten des Mitarbeiters bewertet.

Ein bewertetes Beispiel

Hier ist die Checkliste für einen zusammengesetzten Marktbesuch ausgefüllt. Nadine ist Bezirksleiterin für eine Snackmarke und begleitet an einem Donnerstagvormittag einen Außendienstmitarbeiter in einem Lebensmittelmarkt. (Ein Beispiel, kein echter Fall.)

Die drei Maßnahmen: Das Merchandising-Team baut das Kopfregal bis Montag auf, der Abteilungsleiter nimmt die zwei Lücken in die heutige Bestellung auf, und der Außendienstmitarbeiter schickt den Preis des Wettbewerbs bis Freitag an den Brand Manager.

Die 17 zählt weniger als die Zeile mit der 0. Ein nicht aufgebautes Display in einer Aktionswoche kann mehr kosten, als der Rest des Besuchs einbringt, und NielsenIQ stellte fest, dass leere Regale den US-Einzelhandel 2021 82 Milliarden USD an entgangenem Umsatz kosteten. Vor einem leeren Regal kauften 10 % der Kunden den Artikel woanders, und 16 % wichen auf einen Onlinekanal aus.

Die Checkliste für den Marktbesuch an die Art des Besuchs anpassen

Nicht jeder Besuch braucht alle 30 Prüfpunkte. Wählen Sie die Abschnitte, die zum Anlass passen.

Die Zeitspalte ist eine Planungshilfe, keine Regel. Sie hilft beim Planen des Tages: Unser Leitfaden zur Tourenplanung im Außendienst zeigt, wie viele Besuche passen, und der kostenlose Sales Territory Planner (Englisch) gruppiert Märkte nach Gebiet.

Nach dem Besuch: offene Punkte mitnehmen

Eine Checkliste für den Marktbesuch endet auf dem Parkplatz, nicht am Schreibtisch. Bevor Sie den Motor starten, braucht jeder Befund drei Dinge: was er ist, wer zuständig ist und bis wann. Alles, was noch offen ist, wird zur ersten Zeile im Abschnitt „Vor dem Besuch“ Ihres nächsten Besuchs.

Diese Übertragung macht aus einer Checkliste eine Akte. Ihr Bericht an die Leitung ist ein eigenes Dokument; die Vorlage für Besuchsberichte im Vertrieb zeigt, was hineingehört, deshalb braucht diese Checkliste nur die offenen Punkte.

So sieht das in Nadines Team aus. Sie hat neun Außendienstmitarbeiter und 140 Märkte. Früher führte jeder seine eigenen Notizen, und ihre monatliche Marktbesprechung bestand aus neun verschiedenen Formaten.

Also bat sie jeden Mitarbeiter, jeden Besuch mit denselben drei Zeilen abzuschließen, gesprochen im Auto nach dem Parken: Befunde, Verantwortliche, Termin des nächsten Besuchs. (Ein zusammengesetztes Beispiel, wie oben.)

Innerhalb eines Monats begann ihre Besprechung mit einer Liste offener Punkte pro Markt. Das nicht aufgebaute Kopfregal tauchte am Donnerstag als offener Punkt auf, wurde am Montag erledigt und beim nächsten Besuch geprüft. An den Märkten hatte sich nichts geändert. An der Akte schon.

Sollen die offenen Punkte für Sie herausgezogen werden? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, sprechen Sie die drei Zeilen nach dem Parken laut aus und erhalten Sie die Aufgaben als Liste zurück. Die Aufnahme funktioniert ohne Empfang, ein Rückblick aus einem Lager ohne Netz wird also gespeichert und transkribiert, sobald Sie wieder verbunden sind. Versehen Sie jede Aufnahme mit der Marktnummer als Label, dann können Sie vor dem nächsten Besuch die Historie eines Markts durchsuchen.

Diese Verwaltungsarbeit nur im geparkten Auto zu erledigen, hält Ihren Blick auf der Straße; unser Leitfaden zur Windshield Time im Außendienst erklärt den Rest.

Vier Gründe, warum eine Checkliste für den Marktbesuch scheitert

• Sie ist zu lang für den Besuch. Ein Audit mit 90 Zeilen bei einem 20-minütigen Aktionscheck wird übersprungen. Nutzen Sie die Tabelle zur Art des Besuchs.
• Sie hört bei den Befunden auf. „Kopfregal fehlt“ ist eine Beobachtung. „Merchandising baut es bis Montag auf“ ist eine Maßnahme.
• Sie fängt jedes Mal bei null an. Wenn der Abschnitt „Vor dem Besuch“ die offenen Punkte vom letzten Besuch nicht aufgreift, wird dasselbe Problem wieder gefunden.
• Sie wird abends ausgefüllt. Um 20 Uhr verschwimmen fünf Märkte zu einem. Füllen Sie sie in jedem Markt aus, oder nehmen Sie einen Rückblick auf, bevor Sie den Parkplatz verlassen.

Andreas, ein zusammengesetztes Beispiel aus dem Getränkeaußendienst, hat den letzten Punkt auf die harte Tour gelernt. Er füllte seine Checklisten zu Hause aus. In einer Woche trug er eine Lücke beim falschen Markt ein, und die Nachbestellung ging an einen Markt, der sie nicht brauchte. Seit er auf jedem Parkplatz einen 60-Sekunden-Rückblick aufnimmt, steht die Marktnummer am Anfang, und die Verwechslungen haben aufgehört.

Der nächste Marktbesuch beginnt, wo dieser endete

Eine Checkliste für den Marktbesuch erfüllt drei Aufgaben: Sie lässt Sie in jedem Markt auf dieselben Dinge schauen, sie macht aus dem Gesehenen eine Bitte, und sie hinterlässt eine Liste offener Punkte für das nächste Mal.

• Außendienst: Nutzen Sie die Checkliste mit 30 Punkten, kürzen Sie sie passend zur Art des Besuchs, und verlassen Sie den Parkplatz nie ohne Verantwortliche und Termine.
• Leitung: Bewerten Sie den Markt anhand der 12 Zeilen, beheben Sie zuerst die Nullen, und coachen Sie den Mitarbeiter mit einer eigenen Scorecard.
• Beide: Beginnen Sie jeden Besuch mit den offenen Punkten des letzten Besuchs.

Probieren Sie es in Ihren nächsten fünf Märkten aus und zählen Sie, wie viele offene Punkte Sie bis Freitag erledigen. Und wenn die Besuchsberichte das sind, was liegen bleibt, laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter. Sie erhalten 100 Minuten Aufnahme im Monat und eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme, genug, um einige Wochen lang jeden Markt nachzubereiten.