Capability Statement: Inhalte, Vorlage und Beispiel für US-Aufträge

Dana führt eine Zerspanungsfirma mit 38 Beschäftigten und hat bei einer Veranstaltung in den USA 90 Sekunden mit einem Spezialisten für Kleinunternehmen. Sie gibt ihm die Firmenbroschüre.

Er dreht sie um und sucht nach einem NAICS-Code und einem CAGE-Code, findet ein Foto der ersten Drehbank ihres Vaters und bedankt sich höflich. Niemand ruft an. (Dana ist eine zusammengesetzte Figur, keine reale Unternehmerin.)

Sie wissen, dass Ihr Betrieb die Arbeit kann. Ein Käufer, der noch nie von Ihnen gehört hat, braucht den Beweis auf einem einzigen Blatt Papier. Dieses Blatt ist ein Capability Statement, und für kleine Hersteller öffnet es Türen bei Behörden, Hauptauftragnehmern und im OEM-Einkauf.

Dieser Leitfaden zeigt die sechs Abschnitte, die Berater der APEX Accelerators lehren, eine Vorlage zum Kopieren und das Statement eines fiktiven Betriebs in zwei Fassungen: für Bundesbehörden und für OEMs. Was ein Käufer im Gespräch sagt, sollte außerdem die nächste Fassung verändern. Wenn Sie diese Notizen lieber ins Telefon sprechen als abtippen, testen Sie ParrotNotes kostenlos.

Was ist ein Capability Statement?

Ein Capability Statement ist ein kurzes Dokument von höchstens einem Blatt, das einem Käufer sagt, was Ihr Unternehmen verkauft, an wen Sie bereits verkauft haben und was Sie unterscheidet. Der Missouri APEX Accelerator beschreibt es als „Lebenslauf" des Unternehmens auf ein bis zwei Seiten, der den gebotenen Nutzen in den Mittelpunkt stellt. Das APEX-Zentrum in Puerto Rico nennt es ein Kommunikations- und Marketinginstrument, das Sie vertritt, wenn Sie nicht im Raum sind.

Der Begriff stammt vor allem aus dem öffentlichen Auftragswesen der USA, wo man auch „Statement of Capability" oder „Cap Statement" sagt. Im Deutschen gibt es dafür keine feste Übersetzung: Meist bleibt es beim englischen Wort, und der Sache nach entspricht es einem Unternehmens- oder Leistungsprofil. Behördliche Einkäufer lesen es, ebenso Firmen, die Partner für gemeinsame Angebote suchen. Die US-Bundesvorschriften verlangen von Behörden außerdem, per Marktrecherche zu prüfen, ob kleine Unternehmen einen Bedarf decken können. Deshalb kann ein hinterlegtes Statement schon zählen, bevor es eine Ausschreibung gibt.

Außerhalb der USA läuft die Idee unter anderen Namen, etwa Company Profile oder Business Profile. Australien nutzt denselben Begriff: Die Kleinunternehmensbehörde von Western Australia weist darauf hin, dass viele Ausschreibungsunterlagen ein Capability Statement verlangen.

So unterscheidet es sich von den Unterlagen, die Sie ohnehin dabeihaben:

Was in ein Capability Statement gehört: die sechs Abschnitte

Wir haben kein offizielles SBA-Formular und kein vorgeschriebenes Bundeslayout gefunden, und die Ratschläge der Berater unterscheiden sich in Details. Die vollständigste Gliederung, die wir gelesen haben, ist die Präsentation des Missouri APEX vom Juni 2026 mit sechs Abschnitten. Nennt eine Bekanntmachung oder Ausschreibung ein eigenes Format, gilt dieses.

1. Kontaktdaten (Contact Information)

Ihr Name, E-Mail, Telefon, Firmenadresse und Website. Wer anrufen will, sollte nicht suchen müssen.

2. Unternehmensüberblick (Company Overview)

Ein oder zwei Sätze, die wichtigen Begriffe fett gesetzt. Die Präsentation rät, den Leser „in den ersten 6 Sekunden" zu gewinnen. Vergleichen Sie „innovative Lösungen für die Industrie" mit „CNC-Drehen und -Fräsen von Edelstahl- und Titanteilen, vom Prototyp bis 5.000 Stück". Nur der zweite Satz sagt einem Käufer, ob sich das Weiterlesen lohnt.

3. Kernkompetenzen (Core Competencies)

Stichpunkte zu dem, was Sie herstellen oder leisten, nach Kategorien gruppiert und so formuliert, wie ein Käufer sucht. „Präzisionsbearbeitung" ist vage. „5-Achs-Fräsen, Langdrehen, Drahterodieren" lässt sich einer Anforderung zuordnen.

4. Referenzen (Past Performance)

Etwa drei Aufträge, jeweils mit Projekt, Kundenname (nur wenn Sie ihn nennen dürfen), Zeitraum, Leistung und Auftragswert, der die Größenordnung zeigt. Ist Ihr Unternehmen neu, schlägt die Präsentation vor, den Abschnitt in „Key Personnel Experience" umzubenennen und aufzuführen, was Ihre Leute bei früheren Arbeitgebern geleistet haben.

Wählen Sie die Aufträge, die der Arbeit dieses Käufers am nächsten kommen. Winvale, eine Beratung für öffentliche Aufträge, rät, vorab zu klären, ob jede Referenz kontaktiert werden darf.

5. Alleinstellungsmerkmale (Differentiators)

Sie sind am schwierigsten und scheitern, wenn sie auf jeden passen. „Termintreue Lieferung" ist kein Alleinstellungsmerkmal. „99 % termintreue Lieferung in den letzten 3 Jahren" schon, sofern Sie es belegen können. Auch technische Zulassungen und Qualitätszertifikate wie ISO 9001 gehören hierher.

6. Unternehmensdaten (Corporate Snapshot)

Die Kennungen, mit denen ein US-Bundeskäufer Sie findet und einordnet:

• UEI: die 12-stellige Kennung, die Sie bei der Registrierung auf SAM.gov erhalten
• CAGE-Code: ein fünfstelliger Code, der mit Ihrer Registrierung verknüpft ist
• NAICS-Codes, der wichtigste fett gesetzt
• Sozioökonomische Zertifizierungen, etwa 8(a), HUBZone, WOSB oder SDVOSB, mit genauem Namen („SBA Certified WOSB", nicht „in Frauenhand")
• Rahmenverträge, die Sie halten, etwa einen GSA Schedule

Auch der Größenstatus gehört hierher. Die Standards unterscheiden sich je nach Branche, doch laut SBA gelten die meisten Hersteller mit bis zu 500 Beschäftigten in der Regel als klein. Prüfen Sie daher den Standard für Ihren Code.

Capability-Statement-Vorlage für kleine Hersteller

Kopieren Sie die Vorlage in Word oder Google Docs. Ein zweispaltiges Layout funktioniert gut, mit den Unternehmensdaten in einer schmalen Seitenspalte. Streichen Sie jede Zeile, die Sie nicht belegen können. Die englischen Abschnittsnamen bleiben stehen, weil US-Käufer genau diese erwarten; schreiben Sie auch den Inhalt für sie auf Englisch.

[FIRMENNAME] | CAPABILITY STATEMENT
[Name, Funktion] | [Telefon] | [E-Mail] | [Website] | [Stadt, Bundesstaat]

COMPANY OVERVIEW
[Was Sie herstellen] für [wer es kauft], von [kleinster Auftrag] bis [größter Auftrag].
[Eine Zahl, die es belegt.]

CORE COMPETENCIES
[Verfahrensgruppe]: [Verfahren], [Verfahren], [Verfahren]
[Werkstoffgruppe]: [Werkstoffe, die Sie jede Woche verarbeiten]
[Kapazität]: [Arbeitsraum, gehaltene Toleranz, Jahresmenge]
[Oberflächen und Prüfung]: [im Haus oder qualifizierte Lieferanten]

PAST PERFORMANCE
[Kunde oder Art] | [Zeitraum] | [Auftragswert] | [Haupt- oder Unterauftragnehmer]
[Was Sie geliefert haben, in Zahlen, und wie es ausging]
(Für zwei weitere Aufträge wiederholen, die der Arbeit dieses Käufers am nächsten kommen)

DIFFERENTIATORS
[Gemessenes Ergebnis, mit Zeitraum]
[Qualitätszertifikat und Geltungsbereich]
[Etwas, das ein Wettbewerber nicht behaupten kann, mit Beleg]

CORPORATE SNAPSHOT
UEI: [12 Zeichen] | CAGE: [5 Zeichen]
NAICS: [wichtigster fett], [weitere]
Size: [klein nach wichtigstem NAICS, Beschäftigtenzahl]
Certifications: [genaue Programmnamen]
Contract vehicles: [falls vorhanden]

Capability-Statement-Beispiel: ein fiktiver Zerspanungsbetrieb

Alles in diesem Beispiel ist erfunden, auch das Unternehmen, die Zahlen, Aufträge und Kennungen. Telefonnummer und Webadresse sind für Beispiele reserviert. Übernehmen Sie nicht die Aussagen, sondern den Detailgrad.

TALLGRASS EXAMPLE MACHINE WORKS | CAPABILITY STATEMENT

Dana Example, President | (555) 555-0100 | dana@example.com | example.com | Anytown, OH

Unternehmensüberblick: CNC-gefertigte Teile aus Edelstahl und Titan für Instandhaltungsdepots und Anlagenbauer, von Prototypen mit 10 Stück bis zu Serien mit 5.000 Stück. 97 % termintreue Lieferung in den letzten 24 Monaten.

Kernkompetenzen

• Zerspanung: 5-Achs-Fräsen, Langdrehen, Drahterodieren
• Werkstoffe: Edelstahl 304 und 316, Aluminium 6061, Titan Grade 5
• Kapazität: Teile bis 30 x 16 x 20 Zoll, Toleranzen bis ±0,001 Zoll
• Prüfung: eigene Koordinatenmessmaschine, Erstmusterberichte

Referenzen

• Instandhaltungsdepot des Bundes | 03/2025 bis 02/2026 | 184.000 USD | Hauptauftragnehmer. 1.200 Halterungen und Buchsen aus Edelstahl, alle termingerecht geliefert.
• Hauptauftragnehmer, Bodenfahrzeuge | seit 2024 | 310.000 USD | Unterauftragnehmer. Bearbeitete Titangehäuse; 0,4 % Ausschussquote.
• Regionale Verkehrsbehörde | 2024 | 62.000 USD | Hauptauftragnehmer. Ersatzteile für Pumpen mit vier Wochen Durchlaufzeit.

Alleinstellungsmerkmale

• ISO 9001 zertifiziert, Geltungsbereich umfasst CNC-Bearbeitung und Prüfung
• 97 % termintreue Lieferung über 24 Monate, je Bestellung erfasst
• Antwort auf Erstmusterfragen in derselben Woche

Unternehmensdaten

• UEI: XXXXXXXXXXXX | CAGE: XXXXX
• NAICS: 332710, 332721
• Größe: kleines Unternehmen, 38 Beschäftigte
• Zertifizierungen: SBA Certified WOSB
• Für den Zugang zu kontrollierten technischen Daten registriert über das Joint Certification Program (DD 2345)

Wenn Sie echte Statements sehen möchten, verweist die Missouri-Präsentation auf die Small Business Search der SBA. Dort können Sie Firmen Ihrer Branche suchen und deren Statements lesen. Auch das US-Gesundheitsministerium HHS veröffentlicht ein Muster-Capability-Statement, geschrieben für eine Beratungsfirma. Vorsicht bei Suchergebnissen zu „capability statement template": Viele der Seiten, auf die wir stießen, waren minderwertige Kopien voneinander.

Ein Capability Statement für OEMs oder Hauptauftragnehmer anpassen

Luis, Vertriebsleiter eines Stanzwerks, schickte seine Behördenfassung an den Einkauf eines Automobilzulieferers. Die Antwort bestand aus einer Zeile: „Welche Presskräfte haben Sie, und sind Sie nach IATF 16949 zertifiziert?" Beides stand nicht auf dem Blatt, und die halbe Seite bestand aus Codes, mit denen der Käufer nichts anfangen konnte. (Auch Luis ist eine zusammengesetzte Figur.)

Ein OEM-Käufer sortiert Sie nicht nach Förderprogrammen. Er will wissen, ob Sie seine Lieferantenqualifizierung überstehen würden. Das ändert sich für Tallgrass (unsere Empfehlung, keine offizielle Regel):

Nach dem ersten Blick schickt der Einkauf meist einen eigenen Lieferantenfragebogen. Unser Leitfaden zum Verkaufen an den Einkauf behandelt dieses Gespräch, und ein Handelsvertreter kann diese Fassung zusammen mit der Line Card übergeben.

Wann ein vorgefertigtes Capability Statement nicht reicht

Priya, zuständig für Geschäftsentwicklung, antwortet auf jede „Sources Sought"-Bekanntmachung des Bundes mit demselben PDF. Nach sechs Monaten hat sie keinen einzigen Rückruf vorzuweisen. (Auch Priya ist eine zusammengesetzte Figur.) Die Präsentation eines Vergabebeauftragten des US-Energieministeriums von 2019 deutet an, warum.

Eine Sources-Sought-Bekanntmachung ist Marktrecherche, keine Ausschreibung. Die Behörde fragt, wer die Arbeit leisten könnte. Dieselbe Präsentation nennt „Capability Statements on file" als einen Weg der behördlichen Recherche und rät für die Antwort: genau auf die Fragen antworten („answer the mail") und „Do NOT attach a pre-written Capability Statement", also kein vorgefertigtes Statement anhängen.

Nutzen Sie Ihr Statement für Vorstellungen, Veranstaltungen und Lieferantenlisten. Beantworten Sie bei einer Bekanntmachung jede Frage in der gestellten Reihenfolge und passen Sie alles an, was Sie anhängen. Das ist die Sicht eines einzelnen Beauftragten, keine Regel.

Format und Länge des Capability Statements, kostenlose Prüfung

• Länge: ein Blatt. Das Zentrum in Puerto Rico nennt 1 oder 2 Seiten auf einem Blatt.
• Dateityp: ein PDF, wenn Sie es per E-Mail senden, keine Word-Datei. Missouri ergänzt, dass der Text markierbar sein sollte.
• Dateiname: „Capability Statement_Firma_Branche", damit es nach dem Weiterleiten auffindbar bleibt.
• Fassungen: Halten Sie eine Masterkopie und passen Sie sie für jeden Kunden an.
• Was wegkann: lange Firmengeschichte und jedes Adjektiv, das Sie nicht belegen können.

APEX Accelerators, früher PTACs genannt, können es mit Ihnen durchgehen. Das Zentrum in Missouri beschreibt seine Beratung als kostenlos und vertraulich, mit mehr als 90 Accelerators in über 300 Büros landesweit, teilweise vom US-Verteidigungsministerium finanziert.

Ihr Capability Statement aktuell halten: das Anpassungsprotokoll

Die meisten Statements veralten, weil niemand aufschreibt, wonach Käufer fragen. Führen Sie eine Zeile pro Gespräch:

Anpassungsprotokoll

Niemand füllt auf dem Parkplatz eine Tabelle mit fünf Spalten aus, also sprechen Sie sie. Öffnen Sie ParrotNotes im Auto und sagen Sie: „Einkaufsleiter beim Anlagenbauer, hat nach Titanmenge und PPAP gefragt, morgen die OEM-Fassung senden." Sie erhalten ein Transkript und eine KI-Zusammenfassung, und ParrotNotes zieht die Aufgaben heraus (bei jeder Pro-Aufnahme und im kostenlosen Tarif bei fünf Aufnahmen im Monat). Bleiben Sie im Protokoll bei einfachen geschäftlichen Begriffen und lassen Sie kontrollierte Zeichnungen und exportkontrollierte technische Daten weg.

Wenn der Käufer zustimmt, können Sie das Gespräch selbst ohne Meeting-Bot aufnehmen. Stand November 2026 umfasst der kostenlose Tarif 100 Minuten im Monat, und Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit 3.000 Minuten.

Fazit

Ein gutes Capability Statement zeigt, was Sie herstellen, belegt, dass Sie es schon geliefert haben, und macht Sie leicht auffindbar. Diese Woche:

1. Füllen Sie die sechs Abschnitte aus und streichen Sie jede Aussage, die Sie nicht belegen können.
2. Erstellen Sie aus derselben Masterkopie eine Fassung für Bundesbehörden und eine für OEMs.
3. Bitten Sie Ihren örtlichen APEX Accelerator, es zu prüfen.

Danas Broschüre hat dem Spezialisten nie gesagt, was er brauchte, doch ihre nächste Fassung kann es. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und halten Sie fest, was der nächste Käufer fragt, bevor Sie vom Hof fahren.