Plantilla de informe de gastos gratis
Agrega cada gasto con su fecha, categoría y comprobante, anota los kilómetros de trabajo y descuenta el anticipo. Los totales se calculan solos; al final imprimes el informe, lo guardas en PDF para tu jefe o descargas un CSV para Excel.
Qué lleva un informe de gastos
Quién y cuándo
Tu nombre, tu área, quién aprueba, el periodo que cubre el informe y la fecha en que lo entregas.
El motivo
Una línea que explique por qué viajaste o gastaste: visitas a clientes, una feria, una capacitación.
Cada gasto con fecha
Fecha, categoría, una descripción corta y el monto: transporte, hospedaje, comidas, atención a clientes, materiales.
Comprobantes
Un comprobante por línea o una nota de por qué falta. La plantilla marca las líneas sin comprobante y las cuenta.
Kilometraje
Cada recorrido en tu auto con los kilómetros y la tarifa, separado de las facturas de gasolina para no cobrar dos veces.
Anticipo y firmas
El anticipo se resta del total, abajo queda el saldo a reembolsar y el espacio para tu firma y la de quien aprueba.
Paso a paso
1. Llena tus datos y el periodo. 2. Agrega cada gasto con su fecha, categoría y monto, y marca si tienes el comprobante. 3. Si usaste tu auto, escribe la tarifa por kilómetro que paga tu empresa y agrega cada recorrido. 4. Escribe el anticipo, si lo hubo. 5. Revisa la vista previa e imprime, guarda en PDF o descarga el CSV.
La tarifa por kilómetro no tiene un valor único: cada empresa la fija en su política de viáticos y cambia según el país. Por eso la plantilla no trae una tarifa precargada. Cada recorrido se redondea al centavo y el total es la suma de los recorridos, así el informe impreso y la hoja de cálculo cuadran.
Consejos para que te aprueben el informe a la primera
Entrégalo cada semana
Una semana de comprobantes son diez minutos. Un trimestre es una tarde entera y varias suposiciones.
Fotografía el comprobante el mismo día
Los tickets térmicos se borran y los bolsillos los pierden. Una foto esa noche es un comprobante que todavía tendrás meses después.
Escribe el motivo, no solo el lugar
“Comida, Grupo Acme, renovación con el gerente de planta” se aprueba. “Comida” genera preguntas.
Separa lo personal
Si algo personal terminó en la tarjeta de la empresa, anótalo y réstalo antes de que lo encuentre quien aprueba.
Sigue leyendo en el blog: plantilla de reporte de visita de ventas, planificación de rutas de ventas, cómo aprovechar el tiempo al volante.
Llénalo con tus notas, no con tu memoria.
Después de cada visita, graba una nota de voz con a quién viste, los kilómetros y lo que pagaste. ParrotNotes la convierte en una nota escrita y una lista de pendientes, y el informe del viernes te toma minutos. Gratis para 100 minutos de grabación al mes.
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