In Word diktieren: Windows, Mac, Web und Smartphone

Jonas muss bis 17 Uhr ein Angebot abgeben und hat 40 Minuten Fahrt zwischen zwei Kundenterminen. Er parkt, öffnet den Entwurf auf dem Laptop, klickt auf Diktieren und spricht den Preisteil ein, bevor sein Kaffee kalt ist. Zehn Minuten Nacharbeit später ist er fertig. (Jonas ist ein Beispiel, kein echter Kunde.)

In Word diktieren zu können, lohnt die fünf Minuten zum Einlesen, denn die meisten Menschen sprechen viel schneller, als sie tippen. Deshalb hat Word auf der Registerkarte Start eine Schaltfläche Diktieren. Der Haken: Sie erscheint nicht bei allen, und die Anleitungen im Netz widersprechen sich, wo sie funktioniert.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie in Word unter Windows, auf dem Mac, im Web und am Smartphone diktieren, welche Abos die Funktion enthalten, welche Sprachbefehle sich lohnen und was zu tun ist, wenn die Schaltfläche fehlt. Jeder Schritt wurde am 31. Oktober 2026 mit Microsofts Supportseiten abgeglichen.

In Word diktieren: die Schritte im Überblick

1. Melden Sie sich in Word mit einem Konto an, das ein Microsoft 365-Abonnement hat.
2. Klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der der Text stehen soll.
3. Wählen Sie Start > Diktieren. Auf dem Mac geht auch Wahltaste (⌥) + F1.
4. Warten Sie, bis die Schaltfläche aktiv ist, und sprechen Sie in normalem Tempo.
5. Sagen Sie die Satzzeichen an („comma", „period", „new line") oder schalten Sie die automatische Zeichensetzung in den Einstellungen ein.
6. Beenden Sie das Diktat, indem Sie erneut auf Diktieren klicken oder „stop dictation" sagen.

Um weiterzumachen, drücken Sie Alt + ` (die Gravis-Taste, auf einer US-Tastatur links neben der 1) oder wählen das Mikrofon in der schwebenden Diktierleiste.

Welche Word-Versionen haben Diktieren?

Microsofts Hilfeseite zum Diktieren in Word nennt die Grundregel klar: Die Diktierfunktion steht nur Microsoft 365-Abonnenten zur Verfügung. Außerdem heißt es dort, Diktieren sei in Office 2016 oder 2019 für Windows ohne Microsoft 365 nicht verfügbar. Jede Version braucht ein Mikrofon und eine Internetverbindung, weil Ihre Sprache zur Umwandlung in Text an Microsoft gesendet wird.

So funktioniert es auf den einzelnen Plattformen, Stand Oktober 2026:

Sie besitzen Office 2021 oder 2024 als Kaufversion? Microsoft führt diese Versionen auf derselben Seite, aber die Abo-Regel gilt trotzdem. Die kostenlosen Optionen in der letzten Spalte funktionieren in jeder Word-Version.

In Word diktieren ohne Microsoft 365

Ihr Computer und Ihr Smartphone haben bereits eine Diktierfunktion, und die schreibt in Word wie überall sonst:

• Windows: Klicken Sie ins Dokument und drücken Sie Windows-Taste + H. Unsere Anleitung zum Diktieren unter Windows 11 erklärt Befehle, Einstellungen und die Offline-Option.
• Mac: Schalten Sie Diktat unter Systemeinstellungen > Tastatur ein, wählen Sie ein Tastenkürzel und drücken Sie es im Dokument. Die Schritte stehen in unserer Anleitung zu Sprache zu Text auf dem Mac.
• Smartphone: Öffnen Sie das Dokument in der Word-App, tippen Sie an die gewünschte Stelle und dann auf das Mikrofon der Tastatur. So funktioniert die Gboard-Spracheingabe unter Android.

Sie verzichten auf die Formatierungsbefehle von Word wie „bold that", behalten aber schnellen, kostenlosen Text. Für die meisten ersten Entwürfe reicht das.

Word-Diktierbefehle für Satzzeichen, Korrektur und Formatierung

Word versteht eine lange Liste gesprochener Befehle. Die folgenden stammen aus Microsofts englischer Liste für Word für das Web, und die Desktop-Seite enthält dieselben Grundbefehle. Andere Sprachen, auch Deutsch, haben eigene Listen auf denselben Seiten.

Satzzeichen

Korrektur und Formatierung

Beginnen Sie mit „comma", „period", „new line", „scratch that" und „stop dictation". Den Rest schlagen Sie mit „show commands" nach.

Praxisbeispiel: ein einseitiges Kundenmemo diktieren

Befehle versteht man am besten in der Reihenfolge. Hier ein kurzes Kundenmemo, von Anfang bis Ende diktiert. Das Beispiel nutzt die englischen Befehle; wer auf Deutsch diktiert, nimmt die deutschen Entsprechungen aus Microsofts Liste.

Zwei Gewohnheiten machen den Unterschied. Sprechen Sie in kurzen Abschnitten und werfen Sie jeweils einen Blick darauf, denn „scratch that" entfernt nur das zuletzt Gesagte. Und prüfen Sie Namen und Zahlen am Ende in einem Durchgang: Alltägliche Wörter erkennt das Diktat gut, bei „Northwind" oder dem Nachnamen eines Kunden ist es unsicherer.

Wenn Sie lieber per Sprache entwerfen und als E-Mail verschicken, erklärt unsere Anleitung zum E-Mail diktieren Outlook, Gmail und Smartphones.

Diktieren in Word: Einstellungen und Sprachen

Wählen Sie das Zahnradsymbol in der Diktierleiste, um vier Einstellungen zu sehen:

• Gesprochene Sprache: die Sprache, in der Sie sprechen. Word nimmt die Sprache des Dokuments, wenn Sie nichts ändern.
• Mikrofon: Nehmen Sie das Headset statt des Laptop-Mikrofons, falls Sie eines haben.
• Automatische Zeichensetzung: Word setzt Kommas und Punkte selbst, sofern Ihre Sprache das unterstützt. Schalten Sie sie ein.
• Sensible Ausdrücke filtern: ersetzt potenziell sensible Wörter durch Sternchen.

Microsoft nennt 15 voll unterstützte Diktiersprachen: Chinesisch (China), Englisch (Australien, Kanada, Indien, Großbritannien und USA), Französisch (Kanada und Frankreich), Deutsch, Hindi, Italienisch, Japanisch, Portugiesisch (Brasilien) und Spanisch (Spanien und Mexiko). Rund 40 weitere, darunter Arabisch, Niederländisch, Koreanisch, Polnisch, Russisch, Schwedisch und Türkisch, sind in der Vorschau. Microsoft warnt, dass sie eine geringere Genauigkeit oder eingeschränkte Zeichensetzung haben können.

Zum Datenschutz sagt Microsoft, der Dienst speichere weder Ihre Audiodaten noch den transkribierten Text. Ihre Sprache wird trotzdem zur Umwandlung an Microsoft gesendet. Prüfen Sie also die Richtlinien Ihres Unternehmens, bevor Sie Vertrauliches diktieren.

Schaltfläche Diktieren fehlt, ist ausgegraut oder funktioniert nicht

Lena, Assistentin der Geschäftsführung, bekommt einen neuen Laptop, und die Schaltfläche Diktieren ist verschwunden. Word hatte sich mit ihrem privaten Konto angemeldet, nicht mit dem Microsoft 365-Konto der Firma. Nach dem Kontowechsel ist sie wieder da. (Lena ist ein Beispiel.)

Suchen Sie unten Ihr Symptom. Die meisten Lösungen stammen von Microsofts Hilfeseite zum Diktieren in Word; der Tipp zur geschützten Ansicht gilt für Dateien aus einer E-Mail oder einem Download.

Die meisten Probleme betreffen die ersten beiden Zeilen, und die Kontofrage trifft jeden, der ein berufliches und ein privates Microsoft-Konto hat.

Diktieren oder Transkribieren in Word

Neben Diktieren sehen Sie eventuell Transkribieren. Das ist eine andere Funktion.

• Diktieren wandelt Ihre Sprache live in Text an der Cursorposition um. Eine Person spricht ins Dokument.
• Transkribieren macht aus einer Aufnahme ein Transkript mit Sprecherbezeichnungen („Sprecher 1", „Sprecher 2"). Sie nehmen in Word auf oder laden eine .wav-, .mp4-, .m4a- oder .mp3-Datei hoch.

Laut Microsofts Hilfeseite zum Transkribieren läuft die Funktion in Word für das Web (in Edge oder Chrome) und in Word für Microsoft 365 unter Windows für Geschäftskonten, braucht eine Internetverbindung und gibt Microsoft 365-Abonnenten bis zu 300 Minuten hochgeladene Audiodateien pro Monat.

Sie wollen ein Dokument per Sprache in Form bringen? Nehmen Sie Diktieren. Sie wollen eine aufgezeichnete Besprechung am Schreibtisch in Text verwandeln? Nehmen Sie Transkribieren.

Wo ParrotNotes passt (und wo nicht)

Diktieren in Word ist gut für eine Aufgabe: Sie sitzen am Computer und schreiben per Sprache. Dafür brauchen Sie nichts anderes.

Für Momente fern vom Schreibtisch ist es nicht gebaut. Sophie, Gründerin, hat ihre besten Ideen für einen Pitch auf dem Rückweg vom Mittagessen mit einem Kunden, wenn der Laptop in der Tasche steckt. (Sophie ist ebenfalls ein Beispiel.)

Diese Lücke deckt ParrotNotes ab. Es ist eine App für iPhone, Android und Mac (eine Windows-App gibt es nicht). Sie nehmen eine Sprachnotiz auf oder, mit Einverständnis, ein Kundengespräch, und erhalten ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben.

Im kostenlosen Tarif können Sie das Transkript direkt in Word kopieren. Er enthält 100 Minuten Aufnahme pro Monat (bis zu 30 Minuten pro Aufnahme). Pro kostet 19,99 USD pro Monat (Stand Oktober 2026) und exportiert zusätzlich als .docx. Wenn Ihre Entwürfe so beginnen, laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter.

Lieber am Computer bleiben? Unser kostenloses Tool zum Online diktieren läuft in einem Browser-Tab, ohne Installation. Und wenn Sie mehr brauchen als die eingebauten Werkzeuge, etwa ein eigenes Vokabular für juristische oder technische Texte, stellt unser Überblick über die beste Diktier-App für jede Aufgabe die kostenpflichtigen Optionen vor.

Heute in Word diktieren

Das sollten Sie sich merken:

• Start > Diktieren startet die Funktion unter Windows, auf dem Mac und im Web; die Word-App am Smartphone nutzt ein Mikrofonsymbol.
• Sie brauchen ein Microsoft 365-Abonnement und eine Internetverbindung.
• Kein Abo? Windows-Taste + H, Diktat auf dem Mac oder das Tastatur-Mikrofon am Smartphone schreiben kostenlos in Word.
• Lernen Sie fünf Befehle: „comma", „period", „new line", „scratch that", „stop dictation".
• Schaltfläche fehlt? Prüfen Sie zuerst, mit welchem Konto Word angemeldet ist.

Jetzt wissen Sie, wie Sie in Word diktieren. Probieren Sie es beim nächsten Dokument aus: Klicken Sie auf Diktieren, sprechen Sie zwei Sätze, lesen Sie sie gegen und korrigieren Sie die Namen. Wenn Ihre besten Entwürfe fern vom Schreibtisch entstehen, hält ParrotNotes sie auf Ihrem Smartphone fest, damit Sie sie später einfügen können.