E-Mail diktieren: in Gmail, Outlook und auf dem Smartphone

Katrin hat neun Minuten zwischen einem Kundenworkshop und ihrem Zug, und vier E-Mails warten auf eine Antwort. Sie tippt auf das Mikrofon der Tastatur und fängt an zu sprechen. Die erste E-Mail kommt als ein einziger langer Satz ohne Punkt heraus, und der Name des Kunden ist dreimal anders geschrieben. (Katrin ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine reale Person.)

Wer eine E-Mail diktieren will, scheitert selten am Mikrofon, sondern an drei Kleinigkeiten: welche Taste in welcher App, welche Wörter ein Komma oder einen neuen Absatz erzeugen, und wie man spricht, damit am Ende eine E-Mail dasteht.

Diese Anleitung deckt Outlook, Gmail, iPhone und Android ab, mit den Schritten aus den Hilfeseiten von Microsoft, Apple und Google (geprüft am 16. Oktober 2026), dazu ein Skript aus vier Zeilen, ein Spickzettel mit Befehlen und eine Korrektur in 30 Sekunden. Wenn Sie statt der eingebauten Werkzeuge eine eigene App suchen, finden Sie in unserem Überblick über die beste Diktier-App die passende für jede Aufgabe.

Bevor Sie sprechen: das Skript aus vier Zeilen

Die meisten diktierten E-Mails gehen schief, bevor das erste Wort fällt: Man fängt an zu reden, während man noch überlegt, was man sagen will. Legen Sie vorher vier Dinge fest und sprechen Sie sie dann der Reihe nach:

1. Wer und warum. „Hallo Frau Weber, ich melde mich wegen der Besichtigung am Dienstag.“
2. Der eine Punkt. „Das überarbeitete Angebot ist im Anhang und liegt unter dem Budget, das Sie genannt haben.“
3. Die Bitte. „Können Sie den Starttermin mit Ihrer Haustechnik abstimmen?“
4. Frist und Gruß. „Wenn ich bis Freitag Bescheid bekomme, halten wir das Team für den 14. frei. Viele Grüße, Katrin“

Vier Sätze reichen für die meisten beruflichen E-Mails. Sagen Sie dazwischen „neuer Absatz“, und die E-Mail kommt schon gegliedert an. Braucht sie mehr als vier Zeilen, braucht sie wahrscheinlich einen Entwurf aus Ihren Notizen (mehr dazu unten).

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E-Mail diktieren in Outlook

Outlook hat eine eingebaute Schaltfläche Diktieren. Microsofts Hilfeseite zum Diktieren in Outlook nennt sie für Outlook für Microsoft 365 unter Windows und auf dem Mac, Outlook 2024, das neue Outlook für Windows, Outlook.com und Outlook im Web. Die Funktion gibt es nur für Microsoft-365-Abonnenten, und sie braucht ein Mikrofon und eine Internetverbindung.

Unter Windows (neues oder klassisches Outlook) und im Web:

1. Beginnen Sie eine neue E-Mail oder eine Antwort.
2. Klicken Sie in den Text der Nachricht.
3. Öffnen Sie die Registerkarte Nachricht und wählen Sie Diktieren.
4. Warten Sie, bis die Schaltfläche aktiv ist, und sprechen Sie los.
5. Wählen Sie erneut Diktieren, um aufzuhören. Im neuen Outlook setzt Alt + ` das Diktat fort.

Auf dem Mac: dieselben Schritte, oder drücken Sie zum Start Option + F1.

Microsoft nennt 15 vollständig unterstützte Diktiersprachen und 36 weitere in der Vorschau, die laut Microsoft eine geringere Genauigkeit oder eingeschränkte Zeichensetzung haben können. Deutsch gehört zu den vollständig unterstützten. In den Diktiereinstellungen (Zahnradsymbol) gibt es für Sprachen, die es unterstützen, die Option Automatische Zeichensetzung.

Auf dem Smartphone: Microsoft hat die Diktieren-Schaltfläche aus Outlook Mobile entfernt. Laut der Seite zu Outlook Mobile wird die Funktion „ab September 2024“ aus Outlook Mobile entfernt. Nutzen Sie in der Outlook-App stattdessen das Mikrofon Ihrer Smartphone-Tastatur (Schritte unten).

E-Mail diktieren in Gmail

Das Verfassen-Fenster von Gmail im Web hat keine eigene Diktierschaltfläche, also leihen Sie sich die Diktierfunktion von Smartphone oder Computer.

In der Gmail-App auf dem Smartphone: Tippen Sie in den Nachrichtentext und dann auf das Mikrofon der Tastatur. Die Schritte für iPhone und Android folgen im nächsten Abschnitt.

In Gmail auf einem Windows-PC: Klicken Sie in den Nachrichtentext und drücken Sie Windows-Taste + H. Laut Microsofts Seite zur Spracheingabe funktioniert das unter Windows 11 und Windows 10, braucht eine Internetverbindung und hört sofort nach dem Öffnen zu. Zum Beenden klicken Sie im Menü der Spracheingabe auf das Mikrofon.

In Gmail auf dem Mac: Schalten Sie das Diktat einmal unter Systemeinstellungen > Tastatur > Diktat ein. Klicken Sie dann in den Nachrichtentext und drücken Sie die Mikrofontaste (falls Ihre Tastatur eine hat), nutzen Sie das Diktat-Tastenkürzel oder wählen Sie Bearbeiten > Diktat starten. Laut Apples Anleitung zum Diktat auf dem Mac können Sie Texte beliebiger Länge ohne Zeitlimit diktieren; das Diktat endet nach 30 Sekunden Stille oder mit der Esc-Taste.

Kein Mikrofon eingerichtet? Unser kostenloses Tool zum Online diktieren läuft im Browser: sprechen, dann den Text in Gmail kopieren.

E-Mail diktieren auf iPhone und Android

Auf dem Smartphone funktioniert das Mikrofon der Tastatur in jeder Mail-App: Gmail, Outlook, Apple Mail und allen anderen.

Auf dem iPhone:

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail und füllen Sie Empfänger und Betreff aus.
2. Tippen Sie in den Text und dann auf das Mikrofon der Tastatur. Sehen Sie keines, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Tastatur und schalten Sie Diktierfunktion aktivieren ein.
3. Sprechen Sie. Laut Apples Anleitung zum Diktieren auf dem iPhone wird das Diktat in vielen Sprachen auf dem iPhone verarbeitet, ohne Internetverbindung, und in unterstützten Sprachen setzt es Kommas, Punkte und Fragezeichen selbst.
4. Zum Beenden tippen Sie auf das Mikrofon oder schweigen 30 Sekunden lang.

Auf Android (Gboard):

1. Öffnen Sie die E-Mail in Gmail oder einer anderen Mail-App und tippen Sie in den Text.
2. Tippen Sie oben auf der Tastatur auf das Mikrofon.
3. Wenn „Jetzt sprechen“ erscheint, legen Sie los. Googles Seite zur Spracheingabe mit Gboard nennt die Satzzeichen, die Sie sagen können (siehe Spickzettel unten).
4. Um ein falsches Wort zu ersetzen, halten Sie es gedrückt, tippen auf das Mikrofon und sagen das neue Wort.

Sie wollen auf dem iPhone mehr als das Tastaturmikrofon? Unser Ratgeber zur Diktier-App fürs iPhone vergleicht die Möglichkeiten.

Wo Sie schreiben, was Sie drücken

Quellen: die oben verlinkten Hilfeseiten von Microsoft, Apple und Google, geprüft am 16. Oktober 2026.

Sprachbefehle für Satzzeichen und Korrekturen

Sprechen Sie das Satzzeichen als Wort aus, in normaler Stimme und ohne lange Pause davor. Die Tabelle zeigt die englischen Befehle, wie die drei Anbieter sie dokumentieren:

Quellen: Microsofts Seite zum Diktieren in Outlook, Apples Befehle zum Diktieren auf dem iPhone und Googles Gboard-Seite, geprüft am 16. Oktober 2026. „Nicht aufgeführt“ heißt, dass die Seite des Anbieters den Befehl nicht dokumentiert, nicht, dass er nie funktioniert.

Diktieren Sie auf Deutsch, sagen Sie die deutschen Wörter: Outlook nennt für Deutsch etwa „Punkt“, „Komma“, „Fragezeichen“, „Ausrufezeichen“, „neue Zeile“ und „Doppelpunkt“, Gboard zusätzlich „Neuer Absatz“.

Das iPhone hat die meisten Korrekturbefehle. Apple nennt „select“ oder „delete“ gefolgt von einer Wortgruppe, „change tea to T-E-E“, um eine Schreibweise zu korrigieren, und das Buchstabieren eines Namens („Steven S-T-E-P-H-E-N“). Die Korrekturbefehle funktionieren in US-Englisch auf dem iPhone 12 und neuer. Das Buchstabieren lohnt sich für Kundennamen.

Zwei Gewohnheiten helfen überall: E-Mail-Adressen langsam sprechen und mit dem Auge prüfen, und Zahlen, die auf keinen Fall falsch sein dürfen, etwa Kontonummern, tippen.

Vor dem Senden: die Korrektur in 30 Sekunden

Das Diktat erkennt die meisten Wörter richtig, aber seine Fehler sind die teuren: ein Name, eine Zahl, ein „kann“, das „kann nicht“ heißen sollte. Gehen Sie jede diktierte E-Mail einmal durch:

1. Zuerst Namen und Zahlen. Prüfen Sie jeden Eigennamen, jedes Datum, jede Uhrzeit und jeden Betrag.
2. Verneinungen. Achten Sie auf „kann“, „wird“, „ist“ und prüfen Sie, ob das „nicht“ überlebt hat.
3. Gleich klingende Wörter. „Seid“ und „seit“, „das“ und „dass“, „wieder“ und „wider“.
4. Füllwörter streichen. „Also im Grunde“, „wollte nur kurz“, „ich glaube vielleicht“.
5. Die erste Zeile laut lesen. Sagt sie nicht, warum Sie schreiben, korrigieren Sie diese Zeile.

So sieht das aus. Jens, Hausverwalter, hat das zwischen zwei Besichtigungen diktiert (Jens ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine reale Person):

Rohes Diktat: „hallo Herr Yilmaz also im Grunde wollte ich nur kurz wegen dem Wasserschaden in Wohnung 4 nachfassen der Installateur kann Donnerstag um 2 kommen die Kosten liegen bei etwa 3:50 sagen Sie Bescheid ob das passt danke Jens“

Nach der Korrektur in 30 Sekunden: „Hallo Herr Yilmaz, zum Wasserschaden in Wohnung 4: Der Installateur kann am Donnerstag um 14 Uhr kommen. Die Kosten liegen bei etwa 350 Euro. Passt Ihnen der Termin? Danke, Jens“

Die Korrekturen: Zeichensetzung, ein Betrag, der zur Uhrzeit geworden war, die Füllwörter gestrichen und die Bitte als echte Frage formuliert.

Wenn die E-Mail auf ein Meeting folgt: Entwurf von ParrotNotes

Das Diktat über die Tastatur passt für eine Antwort aus zwei Zeilen. Für die E-Mail, die ein 40-minütiges Meeting zusammenfasst, ist es das falsche Werkzeug, denn Sie müssten sich an alles erinnern und es dann der Reihe nach aussprechen.

Genau das macht ParrotNotes anders. Nehmen Sie das Präsenzmeeting mit dem Smartphone auf, oder erzählen Sie danach in eigenen Worten, was passiert ist. ParrotNotes transkribiert, schreibt eine Zusammenfassung, zieht die Aufgaben heraus und entwirft dann die Follow-up-E-Mail aus dem, was tatsächlich gesagt wurde. Sie bearbeiten den Entwurf und fügen ihn in Gmail oder Outlook ein. Unser Ratgeber zur Follow-up-E-Mail nach dem Verkaufsgespräch zeigt die fünf Fragen, die Sie durchsprechen, und acht Vorlagen für das Ergebnis.

Selin, Beraterin, hat ihre Workshop-Zusammenfassungen früher abends aus dem Gedächtnis getippt (Selin ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine reale Person). Heute nimmt sie den Workshop mit Einverständnis aller im Raum auf, öffnet den E-Mail-Entwurf im Taxi, korrigiert zwei Namen und schickt ihn ab.

Was es kostet:

• Free: 100 Minuten Aufnahme im Monat, eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme und 5 KI-gestützte Aufnahmen im Monat für E-Mail-Entwürfe, Aufgaben und Chat.
• Pro: 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit 3.000 Minuten im Monat, allen KI-Funktionen für jede Aufnahme und Transkription in über 99 Sprachen mit Übersetzung.

ParrotNotes läuft auf iOS, Android und macOS. Die Aufnahme funktioniert offline; Transkription und KI-Entwurf laufen, sobald Sie verbunden sind. Mehr dazu, wie aus Gesprochenem brauchbarer Text wird, lesen Sie in unserem Ratgeber zu Sprache-zu-Text-Notizen.

ParrotNotes kostenlos herunterladen und Ihr nächstes Meeting schreibt sein Follow-up selbst.

Ein Wort zum Diktieren im Auto

Schreiben Sie keine E-Mails während der Fahrt. Auch freihändig lenkt das Verfassen einer E-Mail vom Verkehr ab, und vielerorts ist das Handy in der Hand am Steuer verboten. Unser Ratgeber zu Notizen beim Autofahren erklärt die Rechtslage und eine sicherere Routine: während der Fahrt höchstens eine gesprochene Erinnerung in einem Satz, die eigentliche E-Mail erst nach dem Parken.

Kurze E-Mails diktieren, lange aufnehmen

Eine E-Mail diktieren heißt am Ende drei Dinge: wissen, wo das Mikrofon ist, die vier Zeilen vor dem Sprechen festlegen und jeder E-Mail eine Korrektur von 30 Sekunden gönnen. Für schnelle Antworten reichen das Tastaturmikrofon und die Diktieren-Schaltfläche in Outlook.

Für E-Mails nach Meetings und Kundenbesuchen lassen Sie das Diktieren ganz weg. Testen Sie ParrotNotes kostenlos: Nehmen Sie das Gespräch auf oder erzählen Sie es einmal, und bearbeiten Sie einen E-Mail-Entwurf, statt mit einem leeren Bildschirm anzufangen.