Vertriebs-Leaderboard: Ideen, die motivieren, ohne das Team zu verbrennen

Katrin hat im Januar ein Vertriebs-Leaderboard auf den Bildschirm im Büro gestellt. Umsatz, nach Rang sortiert, jeden Morgen aktualisiert. Drei Wochen lang war die Stimmung hervorragend. Im März hielten dieselben zwei Namen die Spitzenplätze, die vier Verkäufer am unteren Ende schauten nicht mehr auf den Bildschirm, und eine von ihnen, acht Monate im Job, fragte im Einzelgespräch, ob sie „auf einer Liste“ stehe. (Katrin ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine reale Person.)

An den Daten war nichts falsch. Das Board war gebaut, um die Spitze zu feiern, und das tat es, auf Kosten aller anderen.

Ein Vertriebs-Leaderboard kann ein ganzes Team voranbringen, aber nur, wenn es für die Mitte und das untere Ende genauso gestaltet ist wie für die Spitze. Dieser Leitfaden zeigt, was die Forschung über öffentliche Ranglisten sagt, welche Kennzahlen Sie zeigen sollten, wie neue Mitarbeiter ein Rennen bekommen, das sie gewinnen können, wie oft Sie zurücksetzen und was nicht öffentlich sichtbar sein sollte. Am Ende steht ein einseitiges Arbeitsblatt, das Sie ausfüllen, bevor Sie irgendetwas bauen. Wenn Sie stattdessen einen zeitlich begrenzten Wettbewerb mit Preisen planen, lesen Sie unsere Ideen für Vertriebswettbewerbe.

Sie wollen eine Leaderboard-Kennzahl, die Ihre Außendienstmitarbeiter nach jedem Besuch in zwei Minuten belegen können? Testen Sie ParrotNotes gratis und machen Sie aus einer gesprochenen Nachbesprechung eine Zusammenfassung und nächste Schritte, bevor der nächste Termin beginnt.

Was ein Vertriebs-Leaderboard ist und wann es nach hinten losgeht

Ein Vertriebs-Leaderboard ist eine gemeinsame Rangliste von Verkäufern oder Teams nach einer oder mehreren Vertriebskennzahlen, die regelmäßig aktualisiert wird. Die meisten Ratgeber hören hier auf und nehmen an, dass eine Rangliste motiviert. Die Feldforschung ist gemischter, und die Details zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Board gestalten sollten.

• Ein Rang kann die Leistung steigern. In einem Unternehmen mit Stücklohn stellten Blanes i Vidal und Nossol fest, dass schon die Information über die eigene Position die Produktivität erhöhte, ein Effekt, den sie als „large and long-lasting“ (groß und dauerhaft) beschreiben (Management Science, 2011).
• Ein Rang kann den Umsatz auch senken. In einer dreijährigen randomisierten Studie mit 1.754 fest angestellten Möbelverkäufern fand Iwan Barankay, dass das Entfernen der Rang-Rückmeldung den Umsatz um 11 % steigerte (Arbeitspapier, 2012). Der Rückgang kam von Menschen, die schlechter platziert waren, als sie erwartet hatten, und das Unternehmen zeigte die Ranglisten danach nicht mehr, wie die Zusammenfassung von Wharton berichtet.
• Ein Rang ohne Preis schadete den schwächsten Teams. In einem Feldexperiment mit Teams fanden Bandiera, Barankay und Rasul, dass Rang-Anreize die durchschnittliche Produktivität um 14 % senkten, während ein Turnier mit Preisen sie um 24 % erhöhte. Der Verlust durch den reinen Rang kam von den Teams am unteren Ende (Journal of the European Economic Association, 2013).

Eine Übersicht über Studien zur Gamification kam zu einem ähnlichen Schluss: Die Effekte sind insgesamt positiv, hängen aber stark vom Kontext und von den Nutzern ab (Hamari, Koivisto und Sarsa, 2014).

Für die Praxis heißt das: Ein Leaderboard funktioniert, wenn Verkäufer einen Weg nach oben sehen und das untere Ende der Liste kein öffentliches Urteil ist. Jede Gestaltungsentscheidung unten folgt daraus.

Kennzahlen für das Vertriebs-Leaderboard aus drei Gruppen wählen

Die meisten Boards zeigen eine Zahl, meist den Umsatz. Umsatz ist das Ergebnis, das Sie wollen, aber er bewegt sich langsam, hängt vom Gebiet ab und gibt neuen Mitarbeitern monatelang nichts, wofür sie sich anstrengen können. Mischen Sie stattdessen drei Arten von Kennzahlen.

Wählen Sie ein oder zwei Kennzahlen aus jeder Gruppe, insgesamt höchstens fünf. Unser Leitfaden zu Vertriebs-KPIs enthält die Formeln für die Früh- und Spätindikatoren. Wenn Sie gleichzeitig Ziele anpassen, rechnen Sie die Zahlen zuerst im kostenlosen Zielerreichungsrechner durch.

Neben der reinen Aktivität eine Qualitätskennzahl zeigen

Ein Board, das nur Aktivität zeigt, bringt Verkäufern bei, dass ein Besuch eben ein Besuch ist. Ein Fünf-Minuten-Vorbeischauen zählt genauso viel wie ein 45-minütiges Bedarfsgespräch, an dessen Ende der Kunde eine Vor-Ort-Begehung vereinbart. Nach einem Monat haben Sie mehr Besuche und dieselbe Pipeline.

Die Lösung ist eine Qualitätskennzahl, die nur Besuche zählt, aus denen etwas entstanden ist. Eine einfache Definition, die für die meisten Außendienstteams funktioniert:

Qualifizierter Besuch = ein Kundenbesuch, innerhalb von 24 Stunden protokolliert, mit einer Zusammenfassung dessen, was der Kunde gesagt hat, und einem nächsten Schritt mit Datum und Verantwortlichem.

Sie ist schwer zu fälschen, denn der nächste Schritt steht entweder in den Notizen oder nicht. Sie belohnt die Gewohnheit, die Abschlüsse vorhersagt, und sie stellt neue Mitarbeiter gleich, weil jeder jede Woche bei null beginnt. Unsere Vorlage für den Besuchsbericht enthält die Felder.

Der Haken ist der Verwaltungsaufwand. Wenn das Protokollieren eines qualifizierten Besuchs 15 Minuten Tipparbeit auf einem Parkplatz bedeutet, protokollieren Verkäufer weniger Besuche, nicht bessere. Hier hilft eine gesprochene Nachbesprechung: Nehmen Sie im Auto eine Zusammenfassung von zwei Minuten auf (oder das Gespräch selbst, mit Zustimmung des Kunden), und ParrotNotes macht daraus eine Zusammenfassung und Aufgaben, mit dem nächsten Schritt herausgezogen. Die kostenlose Version enthält eine Zusammenfassung bei jeder Aufnahme; laden Sie ParrotNotes gratis herunter und sehen Sie, wie lange das Protokollieren eines qualifizierten Besuchs dauert.

Gruppen bilden, damit neue Mitarbeiter gewinnen können

Ein Board für das ganze Team vergleicht einen Verkäufer im zweiten Monat mit einem im neunten Jahr. Der Neue sieht jeden Morgen das untere Ende der Liste, also genau die Gruppe, die sich laut den Studien von Barankay und Bandiera am ehesten zurückzieht.

Teilen Sie das Board in Gruppen auf:

• Nach Betriebszugehörigkeit: unter 6 Monate, 6 bis 18 Monate, über 18 Monate.
• Nach Gebiet oder Segment: Ein dichtes Großstadtgebiet und ein ländliches sollten sich keine Umsatzrangliste teilen.
• Gegen den eigenen Ausgangswert: Ranking nach prozentualer Veränderung bei einer Kennzahl gegenüber dem letzten Quartal des jeweiligen Verkäufers, sodass jeder mit sich selbst verglichen wird.

Halten Sie die Gruppen bei vier bis acht Personen. Klein genug, dass Platz drei erreichbar ist, groß genug, dass ein Sieg etwas bedeutet. Zeigen Sie die nächste Marke („noch zwei qualifizierte Besuche bis zur oberen Hälfte Ihrer Gruppe“) statt nur den Rang, damit das Board auf eine Handlung zeigt.

Team-Boards oder Einzel-Boards

Einzel-Boards passen zu Kennzahlen, die ein Verkäufer vollständig selbst steuert, etwa protokollierte Besuche oder versendete Angebote. Team-Boards passen zu Ergebnissen, an denen mehrere Personen beteiligt sind, etwa Pipeline aus einer gemeinsamen Kundenliste oder ein Ziel für eine Produkteinführung.

Ein Team-Board nimmt außerdem den einzelnen Personen am unteren Ende das Rampenlicht. Wer einen schlechten Monat hat, ist einer von fünf Namen hinter einer Teamzahl, nicht allein am Ende einer Liste. Der Zielkonflikt aus der Studie von Bandiera, Barankay und Rasul: Wenn Verkäufer ihre Teamkollegen selbst wählen, führen stärkere Anreize dazu, dass sie sich nach Leistung statt nach Freundschaft zusammentun. Stellen Sie die Teams selbst zusammen und wechseln Sie sie jedes Quartal, damit nicht immer dieselbe Gruppe unten steht.

Eine Mischung, die für viele Außendienstteams funktioniert: ein Einzel-Board für Aktivität und Qualität, ein Team-Board für Pipeline oder Umsatz.

Aktualisierung und Zurücksetzen

Wie oft das Board aktualisiert wird und wie oft es zurückgesetzt wird, sind zwei verschiedene Einstellungen.

• Aktualisieren Sie so oft, wie die Daten verlässlich sind. Täglich ist für Aktivität in Ordnung; wöchentlich reicht für die Pipeline. Ein Board, das sich täglich ändert, aber aus Notizen gespeist wird, die am Freitagnachmittag getippt werden, zeigt vier Tage lang nichts und dann einen Sprung.
• Setzen Sie zurück, oft genug, dass der letzte Platz gewinnen kann. Wöchentliches Zurücksetzen passt zu Aktivitäts- und Qualitätskennzahlen. Monatlich passt zur Pipeline. Zeigen Sie den Umsatz quartalsweise oder gar nicht auf dem öffentlichen Board.
• Wechseln Sie das Format jedes Quartal. Tauschen Sie eine Kennzahl, ändern Sie die Gruppeneinteilung oder stellen Sie ein Board von Einzel auf Team um, damit nicht in jeder Runde dieselben Namen gewinnen. Wenn sich die ersten drei seit drei Runden nicht verändert haben, misst das Board das Gebiet, nicht den Einsatz.

Was öffentlich sichtbar ist und was privat bleibt

Diese Entscheidung überspringen die meisten Leaderboard-Ratgeber. Barankays Hinweis im Wharton-Artikel gilt hier: Es sei sehr leicht, jemandem eine Information zu geben, aber fast unmöglich, sie wieder zurückzunehmen. Entscheiden Sie vor dem Start.

Jeder Verkäufer kann seine genaue Position weiterhin in einer privaten Ansicht sehen. So bleibt die Information ehrlich, ohne dass das Ende der Liste zum öffentlichen Aushang wird. Für die Coaching-Seite dieser Einzelgespräche bietet unser Leitfaden zur Motivation im Vertriebsteam einen Wochenrhythmus, und Vertriebsaktivitäten tracken zeigt, was Sie prüfen sollten, ohne ins Mikromanagement zu verfallen.

Das einseitige Arbeitsblatt für Ihr Vertriebs-Leaderboard

Füllen Sie es aus, bevor Sie das Board in Ihrem CRM oder einer Tabelle bauen. Wenn Sie eine Zeile nicht beantworten können, ist das Board noch nicht fertig.

ARBEITSBLATT VERTRIEBS-LEADERBOARD
Team / Vertriebsleiter:                 Startdatum:
1. Zweck (eine Zeile): Welches Verhalten soll dieses Board fördern?
2. Kennzahlen (max. 5):
   Aktivität:               Qualität:               Ergebnis:
   Definition der Qualitätskennzahl (was zählt, bis wann):
3. Gruppen: nach Zugehörigkeit / Gebiet / eigenem Ausgangswert   Größe pro Gruppe:
4. Board-Art: Einzel (Kennzahlen):        Team (Kennzahlen):
   Wer stellt die Teams zusammen:   Wechsel:
5. Rhythmus: Aktualisierung (täglich/wöchentlich):   Zurücksetzen (wöchentlich/monatlich):
   Termin für Formatprüfung:
6. Öffentlich oder privat:
   Gemeinsames Board zeigt:
   Nur im Einzelgespräch:
Anerkennung (gleich für jeden Gruppensieger):
Prüfung nach 6 Wochen: Hat sich die untere Hälfte verbessert? J / N

Eine Beispielwoche (zusammengesetztes Beispiel)

Dennis leitet acht Außendienstmitarbeiter, die Verträge für gewerbliche Gebäudereinigung verkaufen. Er führt zwei Gruppen zu je vier (unter und über 12 Monate), ein Einzel-Board für qualifizierte Besuche, das jeden Montag zurückgesetzt wird, und ein Team-Board für neue Pipeline, das monatlich zurückgesetzt wird. (Dennis und sein Team sind zusammengesetzte Beispiele, keine realen Personen.)

Am Freitag führt Leonie die Gruppe der Neueren an, seit fünf Monaten dabei, mit sieben qualifizierten Besuchen. Auf dem alten Einzel-Board nach Umsatz wäre sie Siebte von acht gewesen. Die Gruppe der Erfahrenen führt ein Verkäufer mit sechs qualifizierten Besuchen an, und ein erfahrener Kollege mit 14 protokollierten Besuchen hat nur drei qualifizierte, weil die meisten seiner Termine ohne nächsten Schritt endeten.

Dennis veröffentlicht das nicht. Er spricht es im Einzelgespräch an, wo daraus ein Coaching-Gespräch darüber wird, Besuche mit einem vereinbarten Schritt zu beenden, statt eines öffentlichen Rankings.

Die Anerkennung ist für beide Gruppensieger gleich: die erste Wahl bei den Kunden des nächsten Monats aus der gemeinsamen Interessentenliste. Ideen für Preise, die das Budget nicht sprengen, finden Sie in den Ideen für Vertriebswettbewerbe.

Bauen Sie das Board für die Mitte der Liste

Ein gutes Vertriebs-Leaderboard ist für die Verkäufer in der Mitte und am unteren Ende gestaltet, denn die Spitzenleute treten auch ohne Board gegeneinander an. Mischen Sie Aktivitäts-, Qualitäts- und Ergebniskennzahlen. Ergänzen Sie eine Qualitätskennzahl, damit Besuche einen nächsten Schritt hervorbringen müssen. Teilen Sie das Board in kleine Gruppen, nutzen Sie Team-Boards für gemeinsame Ergebnisse, setzen Sie oft zurück und halten Sie das untere Ende der Liste im Einzelgespräch, nicht auf dem Bildschirm.

Dann machen Sie die Qualitätskennzahl leicht zu protokollieren. ParrotNotes läuft auf iOS, Android und macOS ohne Meeting-Bot: Verkäufer nehmen einen Besuch oder eine Zusammenfassung von zwei Minuten auf und erhalten eine Zusammenfassung und Aufgaben. Die kostenlose Version enthält 100 Minuten pro Monat und eine Zusammenfassung bei jeder Aufnahme; Pro (19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung) bietet 3.000 Minuten pro Monat, alle KI-Funktionen bei jeder Aufnahme und KI-Suche über alle Notizen. Laden Sie ParrotNotes gratis herunter und geben Sie Ihrem Board eine Zahl, hinter der Ihre Verkäufer stehen können.