Schnell Notizen machen, wenn Sie nicht zum Tippen anhalten können

Daniela verwaltet 140 Mietwohnungen in drei Gebäuden. Am Dienstag ging sie sechs davon mit einem Handwerker durch, ein Klemmbrett unter dem einen Arm, ein Maßband in der anderen Hand. Bei Wohnung vier stand in ihren Notizen „Badlüfter?? 2 Wo“ und „Eigentümer wg. Balkon“. Am Donnerstag wusste sie nicht mehr, in welcher Wohnung der Lüfter war und wofür die zwei Wochen standen. (Daniela ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine reale Person.)

Sie kennen das Gefühl.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie schnell Notizen machen, wenn Sie stehen, gehen oder zwischen zwei Terminen stecken. Sie bekommen die Zahlen aus der Forschung, einen Kürzelschlüssel für die Arbeit, eine dreizeilige Vorlage und ein 60-Sekunden-Skript, mit dem Sie eine Notiz sprechen statt tippen. Danach sehen Sie ein Gespräch, das auf drei Arten festgehalten wurde.

Warum Tippen der langsame Weg ist, schnell Notizen zu machen

Die meisten greifen zuerst zur Tastatur auf dem Smartphone. Sie ist aber das langsamste Werkzeug, das Sie dabeihaben.

In einer Studie der Stanford University und der University of Washington, veröffentlicht 2017, gaben Teilnehmende englischen Text per Sprache 2,93-mal schneller ein als über die iPhone-Tastatur: 153 Wörter pro Minute gegenüber 52. Die Spracheingabe hatte außerdem eine um 20,4 % niedrigere Fehlerquote. Eine separate Studie mit 37.370 Freiwilligen, die auf ihren eigenen Smartphones tippten, ergab im Schnitt 36,2 Wörter pro Minute.

Zwei Einschränkungen: Beide Studien maßen das Abschreiben vorgegebener Sätze, nicht das Mitschreiben in einem echten Gespräch. Und Sprechen hilft nur dort, wo Sie laut reden können.

Es gibt einen zweiten Grund, nicht jedem Wort hinterherzujagen. In der Studie von Mueller und Oppenheimer aus dem Jahr 2014 schrieben Studierende, die Vorlesungsnotizen tippten, mehr wörtlich mit und schnitten bei Verständnisfragen schlechter ab. Eine größere Replikation von Urry und Kollegen aus dem Jahr 2021 fand keinen Unterschied zwischen Laptop und Stift. Sie fand aber, dass mehr Wörter in den Notizen mit besseren Testergebnissen einhergingen und mehr wörtliches Mitschreiben mit schlechteren. Die Lehre gilt auch außerhalb des Hörsaals: Halten Sie die Punkte in eigenen Worten fest, nicht als wörtliches Transkript, das Sie selbst tippen.

Wählen Sie die Methode danach, wo Ihre Hände sind

Das Tempo hängt weniger vom Werkzeug ab als vom Moment. Passen Sie die Methode an Ihre Situation an, bevor Sie anfangen.

Die Faustregel: Schreiben Sie, wenn Sie sitzen, sprechen Sie, wenn Sie unterwegs sind, und nehmen Sie auf, wenn Sie zuhören.

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Sechs Wege, schnell Notizen zu machen

1. Stichworte statt Sätze

Streichen Sie jedes Wort, das keine Bedeutung trägt. „Der Kunde hat gesagt, dass er gern bis Ende nächster Woche ein überarbeitetes Angebot sehen würde“ wird zu „Kd.: überarb. Angebot, Ende nä. Wo.“ Behalten Sie Substantive, Zahlen und Verben. Streichen Sie Artikel, Pronomen und Höflichkeitsformeln.

2. Nutzen Sie einen Kürzelschlüssel

Abkürzungen sparen nur Zeit, wenn Sie immer dieselben verwenden. Legen Sie einen Satz in Ihrem Notizbuch oder Ihrer Notiz-App ab und erfinden Sie mitten im Gespräch keine neuen. Hier ist ein Startschlüssel für Arbeitsnotizen:

Drei Regeln sorgen dafür, dass es funktioniert. Setzen Sie das Symbol an den Zeilenanfang, damit Sie später danach suchen können. Verbinden Sie AP immer mit @ und einem Datum. Und wenn ein Wort nur einmal vorkommt, schreiben Sie es aus; Kürzel sind für Wörter, die Sie täglich verwenden.

Wer weitergehen will: Journalisten nutzen formale Systeme wie Teeline und Gregg. Für die meisten Arbeitsnotizen schlägt ein Schlüssel mit 20 Einträgen, den Sie wirklich nutzen, ein komplettes System, das Sie nie fertig lernen.

3. Beginnen Sie mit einer dreizeiligen Vorlage

Ein leeres Blatt bremst, weil Sie erst entscheiden müssen, wohin etwas gehört. Schreiben Sie vor dem Gespräch drei Überschriften vor:

ENT:
AP:
F:

Alles, was Sie hören, kommt unter eine der drei. Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und offene Fragen brauchen Sie später; Smalltalk kann wegfallen. Übertragen Sie die AP-Zeilen danach in Ihre Aufgabenliste oder eine Maßnahmenliste-Vorlage.

4. Sprechen Sie die Notiz in 60 Sekunden

Wenn Ihre Hände voll sind, sprechen Sie. Eine gesprochene Notiz ist schnell, eine ausschweifende aber später mühsam zu lesen. Nutzen Sie dieses fünfteilige Skript, je ein oder zwei Sätze:

1. Wer: wen Sie getroffen haben und wo. „Priya getroffen, Leiterin Betrieb bei Hafen Logistik, in deren Depot.“
2. Was: das eine, was zählte. „Sie wollen wöchentliche statt monatliche Berichte.“
3. Zahlen: jede Zahl, langsam gesprochen. „Zwölf Standorte, Budget rund vierzigtausend, Start im Januar.“
4. Nächster Schritt: was jetzt passiert und wer verantwortlich ist. „Ich schicke den überarbeiteten Leistungsumfang; sie bucht den Termin mit der IT.“
5. Bis wann: die Frist. „Leistungsumfang bis Freitag, den 10.“

Machen Sie zwischen den Teilen eine kurze Pause, damit das Transkript sauber umbricht. Wenn Sie aus einem längeren Gedankenfluss eine fertige Notiz machen wollen, erklärt unser Leitfaden zu Sprache-zu-Text-Notizen die Überarbeitung. Zum kostenlosen Ausprobieren im Browser wandelt das Online-Diktiertool Sprache ohne Installation in Text um.

5. Markieren Sie den Moment, statt ihn mitzuschreiben

Wenn Sie ein Gespräch aufnehmen, schreiben Sie nicht gleichzeitig mit. Notieren Sie nur die Minute plus ein Wort: „14 Preis“, „22 FR“. Später springen Sie direkt zu Minute 14, statt alles noch einmal anzuhören.

6. Räumen Sie innerhalb von 10 Minuten auf

Schnelle Notizen sind absichtlich roh. Nehmen Sie sich vor dem nächsten Termin zwei Minuten, um alles auszuschreiben, was Sie morgen nicht mehr verstehen, Datum und Namen zu ergänzen und Aufgaben herauszuziehen. Ohne diesen Schritt bleibt „Badlüfter?? 2 Wo“ ein Rätsel.

Ein Gespräch, drei schnelle Notizen

So sieht dasselbe fünfminütige Flurgespräch mit jeder Methode aus. Markus ist Berater und trifft zwischen zwei Terminen zufällig die Finanzchefin eines Kunden. (Markus und der Kunde sind zusammengesetzte Beispiele, keine realen Personen.)

Version 1: Stichworte

Lena, Finanzchefin, Corvex
will Kostenprüfung Q4 vorziehen
Aufsichtsrat 18.11.
braucht Zahlenentwurf 2 Wo vorher
überarb. Zeitplan schicken

Version 2: Kürzel und Vorlage

Lena (Finanzchefin) bzgl. Corvex Kostenprüfung Q4
ENT: Prüfung ↑ vorgezogen, Aufsichtsrat 18.11.
AP @ich: überarb. Zeitplan → Lena, FR Fr
AP @Lena: Zahlenentwurf an mich, FR 4.11.
F: Umfang noch inkl. EU-Standorte?

Version 3: 60-Sekunden-Sprachnotiz

„Lena getroffen, Finanzchefin bei Corvex, im Flur nach der Betriebsbesprechung. Sie will die Kostenprüfung für Q4 vorziehen, weil der Aufsichtsrat am 18. November tagt. Sie schickt den Zahlenentwurf bis zum 4. November. Ich schicke bis Freitag einen überarbeiteten Zeitplan. Offene Frage: Ist die Prüfung der EU-Standorte noch im Umfang? In der E-Mail am Freitag fragen.“

Version 1 kostete am wenigsten Mühe, verlor aber, wer wofür verantwortlich ist. Version 2 ist das beste Protokoll, wenn Sie 30 Sekunden mit einem Stift anhalten können. Version 3 brauchte keine Hände und enthält die meisten Details. Markus nutzte sie: Laptoptasche in der einen Hand, Kaffee in der anderen.

Mit ParrotNotes schnell Notizen machen, per Sprache

ParrotNotes nimmt auf dem Smartphone auf, das Sie ohnehin dabeihaben (iOS und Android), und auf Ihrem Mac, ohne Zusatzgerät und ohne Meeting-Bot. So läuft es ab:

1. Öffnen Sie die App und tippen Sie auf Aufnahme. Die Aufnahme läuft bei gesperrtem Bildschirm weiter, das Smartphone kann also zurück in die Tasche.
2. Sprechen Sie das fünfteilige Skript oder nehmen Sie das Gespräch selbst auf, sobald alle zugestimmt haben.
3. Stoppen Sie. ParrotNotes transkribiert die Aufnahme und schreibt zu jeder Aufnahme eine KI-Zusammenfassung, in Free und Pro.
4. Bei KI-gestützten Aufnahmen bekommen Sie zusätzlich die Aufgaben herausgezogen, die Kernpunkte und einen Entwurf für die Follow-up-E-Mail.

Die Aufnahme funktioniert offline, Sie können also auch in einem Keller ohne Empfang eine Notiz festhalten; Transkription und KI laufen, sobald Sie wieder verbunden sind. ParrotNotes transkribiert über 99 Sprachen, und Pro bietet zusätzlich Übersetzung, sodass eine auf Spanisch gesprochene Notiz auf Englisch zurückkommen kann.

Der Free-Tarif bietet 100 Minuten Aufnahme pro Monat und 5 KI-gestützte Aufnahmen, das reicht für viele 60-Sekunden-Notizen. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit 3.000 Minuten und allen KI-Funktionen für jede Aufnahme.

Weitere Wege, ein Memo in Text zu verwandeln, finden Sie unter Sprachmemo in Text, im Vergleich. Wenn Ihnen die besten Gedanken im Gehen kommen, zeigt unser Beitrag zu Walking Meetings, wie Sie die Notizen dazu behalten.

Bereit, Ihre Notizen nicht mehr zu tippen? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und sprechen Sie Ihre nächste Notiz.

Fragen Sie, bevor Sie andere aufnehmen

Eine Sprachnotiz mit Ihren eigenen Gedanken braucht keine Erlaubnis. Die Aufnahme eines Gesprächs schon. Sagen Sie den Beteiligten, dass Sie aufnehmen, und halten Sie sich an das Recht vor Ort: In einigen US-Bundesstaaten müssen alle Beteiligten zustimmen. Unser Leitfaden zur One-Party-Consent-Regel in den USA listet die Regeln auf. Wenn jemand Nein sagt, machen Sie stattdessen Notizen mit Kürzeln.

Machen Sie Ihre nächste Notiz in der halben Zeit

Jonas, Gründer eines Start-ups, tippte nach jedem Lieferantengespräch zehn Minuten lang Notizen auf dem Parkplatz. Heute spricht er das fünfteilige Skript, bevor er den Motor startet, und ist in etwa einer Minute fertig. (Jonas ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine reale Person.)

Um schnell Notizen zu machen, merken Sie sich die fünf Schritte:

• Wählen Sie die Methode nach Ihren Händen: schreiben im Sitzen, sprechen unterwegs, aufnehmen beim Zuhören
• Halten Sie Stichworte in eigenen Worten fest, kein Transkript
• Nutzen Sie einen festen Kürzelschlüssel und die dreizeilige Vorlage ENT, AP, F
• Sprechen Sie eine 60-Sekunden-Notiz mit wer, was, Zahlen, nächster Schritt und bis wann
• Räumen Sie innerhalb von 10 Minuten auf, solange Sie sich noch erinnern

Fangen Sie mit Ihrem nächsten Gespräch heute an. Holen Sie sich ParrotNotes kostenlos und lassen Sie Ihr Smartphone schreiben.