OneNote diktieren: So nutzen Sie die Diktierfunktion

Sabine betreut sechs Wohnanlagen. Nach jeder Begehung sitzt sie im Auto, mit einer Liste von Mängeln, dem Laptop auf dem Beifahrersitz und zehn Minuten bis zum nächsten Termin. Die Liste abzutippen kostet sie fast die ganzen zehn Minuten. Sie in OneNote einzusprechen, dauert zwei. (Sabine ist ein Beispiel, keine echte Kundin.)

Genau für solche Momente ist die Diktierfunktion gedacht: In OneNote diktieren Sie, statt zu tippen. Wenn Sie Ihre Notizen ohnehin in OneNote führen, finden Sie auf der Registerkarte Start eine Schaltfläche Diktieren, die das Gesprochene direkt auf die Seite schreibt. Der Haken: Sie erscheint nicht in jeder OneNote-Version, die Smartphone-Apps funktionieren anders, und manche Sprachbefehle gibt es nur an einer Stelle.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie in OneNote unter Windows, auf dem Mac, im Web und am Smartphone diktieren, welche Befehle sich lohnen, ein Praxisbeispiel und was zu tun ist, wenn die Schaltfläche fehlt. Jeder Schritt wurde am 6. November 2026 mit Microsofts Supportseiten abgeglichen.

In OneNote diktieren: die Schritte im Überblick

1. Melden Sie sich in OneNote mit einem Konto an, das ein Microsoft 365-Abonnement hat.
2. Öffnen Sie eine Seite und klicken Sie an die Stelle, an der der Text stehen soll.
3. Wählen Sie Start > Diktieren.
4. Warten Sie, bis die Schaltfläche aktiv ist, und sprechen Sie in normalem Tempo.
5. Sagen Sie die Satzzeichen an oder schalten Sie die automatische Zeichensetzung in den Einstellungen ein.
6. Beenden Sie das Diktat, indem Sie erneut auf Diktieren klicken oder den Befehl zum Beenden sagen (auf Englisch „exit dictation").

Um nach einer Pause weiterzumachen, drücken Sie Alt + ` (die Gravis-Taste, auf einer US-Tastatur links neben der 1) oder wählen das Mikrofon in der schwebenden Diktierleiste.

Wo die OneNote-Diktierfunktion funktioniert

Microsofts Hilfeseite zum Diktieren in OneNote nennt OneNote für Microsoft 365 unter Windows und Mac, OneNote 2024, 2021 und 2016 sowie OneNote für das Web. Diktieren starten Sie laut Microsoft, während Sie bei Microsoft 365 angemeldet sind, und in Office 2016 oder 2019 für Windows ist die Funktion ohne Microsoft 365 nicht verfügbar. Jede Version braucht ein Mikrofon und eine Internetverbindung, weil Ihre Sprache zur Umwandlung in Text an Microsoft gesendet wird.

So sieht es auf den einzelnen Plattformen aus, Stand November 2026:

Die letzte Zeile erklärt viele Forenbeiträge. Laut Microsofts Seite dazu, was mit OneNote für Windows 10 passiert, hat die App am 14. Oktober 2025 das Supportende erreicht und kann nicht mehr bearbeiten oder synchronisieren. Hat Ihr OneNote kein Menüband und keine Schaltfläche Diktieren, prüfen Sie, welche App Sie geöffnet haben.

In OneNote diktieren ohne Microsoft 365

Ihr Computer und Ihr Smartphone haben eine eigene Diktierfunktion, und die schreibt in OneNote wie in jede andere App:

• Windows: Klicken Sie auf die Seite und drücken Sie Windows-Taste + H. Unsere Anleitung zum Diktieren unter Windows 11 erklärt Befehle und Einstellungen.
• Mac: Schalten Sie Diktat unter Systemeinstellungen > Tastatur ein und drücken Sie Ihr Tastenkürzel in OneNote. Die Schritte stehen in unserer Anleitung zu Sprache zu Text auf dem Mac.
• iPhone, iPad und Android: Tippen Sie auf die Seite und nutzen Sie das Mikrofon der Tastatur. Unsere Liste der iPhone-Diktierbefehle und unsere Anleitung zur Gboard-Spracheingabe zeigen, was Sie sagen können.

Sie verzichten auf die Befehle von OneNote, behalten aber schnellen, kostenlosen Text.

Diktierbefehle in OneNote

Die folgenden Befehle stammen aus Microsofts englischer Liste. Andere Sprachen, auch Deutsch, haben eigene Listen auf derselben Seite.

Satzzeichen und Korrektur (alle Desktop- und Webversionen)

Listen, Tabellen und Formatierung (nur OneNote für das Web)

Fangen Sie mit fünf an: „comma", „period", „new line", „delete that" und „exit dictation". Mit „show help" sehen Sie den Rest.

Praxisbeispiel: eine Begehungsnotiz in OneNote für das Web diktieren

So diktiert Sabine ihre Begehungsnotiz in OneNote für das Web, damit die Listen- und Tabellenbefehle funktionieren:

Das Beispiel nutzt die englischen Befehle aus Microsofts Liste. Wenn Sie auf Deutsch diktieren, gelten die deutschen Befehle von derselben Seite.

Tabellenbefehle funktionieren auch, aber Zelle für Zelle per Stimme geht es langsam. Für eine Tabelle mit Handwerkern diktieren Sie die Wörter und ordnen das Layout von Hand.

Zwei Gewohnheiten helfen. Sprechen Sie in kurzen Abschnitten und werfen Sie nach jedem einen Blick darauf, denn „delete that" entfernt nur das zuletzt Gesagte. Und prüfen Sie Namen und Zahlen am Ende: Alltagswörter erkennt das Diktat gut, beim Nachnamen eines Handwerkers ist es weniger sicher.

Diktieren in OneNote: Einstellungen und Sprachen

Über das Zahnradsymbol in der Diktierleiste erreichen Sie vier Einstellungen: gesprochene Sprache, Mikrofon, automatische Zeichensetzung (sofern Ihre Sprache sie unterstützt) und einen Filter, der heikle Ausdrücke mit Sternchen maskiert. Unter Android gibt es eine fünfte, einen Schalter für Sprachbefehle.

Microsoft nennt 15 vollständig unterstützte Sprachen für OneNote am Desktop und im Web: Chinesisch (China), Englisch (Australien, Kanada, Indien, Großbritannien und USA), Französisch (Kanada und Frankreich), Deutsch, Hindi, Italienisch, Japanisch, Portugiesisch (Brasilien) und Spanisch (Spanien und Mexiko). Rund 35 weitere, darunter Arabisch, Niederländisch, Koreanisch, Polnisch, Russisch, Schwedisch und Türkisch, sind in der Vorschau, was geringere Genauigkeit und eingeschränkte Zeichensetzung bedeuten kann.

Die Seite zu OneNote für Android hat eine kürzere Liste. Vollständig unterstützt sind dort nur Chinesisch (China), Englisch (Kanada, Großbritannien und USA), Französisch (Frankreich), Deutsch, Italienisch und Spanisch (Spanien und Mexiko). Hindi, Japanisch, Portugiesisch (Brasilien), Französisch (Kanada) und Englisch (Australien und Indien) sind unter Android in der Vorschau. Diktieren Sie in einer dieser Sprachen, nehmen Sie den Computer, wenn es auf Genauigkeit ankommt.

Zum Datenschutz sagt Microsoft, der Dienst speichere weder Ihre Audiodaten noch den erkannten Text. Ihre Sprache wird trotzdem an Microsoft gesendet, prüfen Sie also die Richtlinien Ihres Unternehmens, bevor Sie etwas Vertrauliches diktieren.

OneNote-Diktat funktioniert nicht oder die Schaltfläche fehlt

Daniel, ein Berater, öffnet OneNote auf dem gemeinsam genutzten Laptop eines Kunden und findet keine Schaltfläche Diktieren. OneNote ist mit einem privaten Konto ohne Microsoft 365 angemeldet. Mit seinem Arbeitskonto ist die Schaltfläche wieder da. (Auch Daniel ist ein Beispiel.)

Meist ist es die erste Zeile. Sie trifft alle, die ein Arbeits- und ein privates Microsoft-Konto haben.

Diktieren, Audio aufnehmen oder Transkribieren in OneNote

OneNote hat drei Sprachfunktionen, und sie erledigen verschiedene Aufgaben:

• Diktieren schreibt Ihre Sprache live an der Cursorposition. Eine Person spricht mit der Seite.
• Audio aufnehmen speichert einen Audioclip in der Notiz, ohne Text.
• Transkribieren macht aus einer Aufnahme ein Transkript mit getrennten Sprechern. Laut Microsofts Seite zum Transkribieren gibt es die Funktion nur in OneNote für Microsoft 365 unter Windows (Start > Weitere Befehle > Transkribieren), und Microsoft 365-Abonnenten können bis zu 300 Minuten hochgeladenes Audio pro Monat transkribieren.

Sie schreiben eine Notiz per Stimme? Nehmen Sie Diktieren. Sie wollen ein aufgezeichnetes Meeting am Schreibtisch in Text verwandeln? Nehmen Sie Transkribieren.

Unsere Anleitung zum Diktieren in Word erklärt dieselbe Aufteilung für Word.

Wo ParrotNotes passt

Das Diktieren in OneNote funktioniert gut, wenn Sie am Computer sitzen und das Notizbuch offen ist. Weniger praktisch ist es, wenn Ihnen der Gedanke kommt, während Sie aus einem Kundentermin gehen, mit dem Laptop in der Tasche und dem Smartphone in der Hand.

ParrotNotes ist eine App für iPhone, Android und Mac. Sie nehmen eine Sprachnotiz auf, oder mit Erlaubnis ein Kundengespräch, und erhalten ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben, die Sie später in eine OneNote-Seite kopieren können. Der kostenlose Plan enthält 100 Minuten Aufnahme pro Monat, bis zu 30 Minuten pro Aufnahme. Wenn Ihre Notizen unterwegs entstehen, laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter.

Sie möchten das Diktieren ausprobieren, ohne etwas zu installieren? Unser kostenloses Tool Online diktieren läuft in einem Browser-Tab. Und wenn Sie mehr brauchen als die eingebauten Werkzeuge, zeigt unser Überblick über die beste Diktier-App für jede Aufgabe die kostenpflichtigen Optionen.

Heute in OneNote diktieren

Das sollten Sie sich merken:

• Start > Diktieren startet das Diktat in OneNote unter Windows, auf dem Mac und im Web; unter Android gibt es ein Mikrofonsymbol.
• Sie brauchen eine Anmeldung bei Microsoft 365 und eine Internetverbindung.
• Listen, Tabellen und Formatierung per Stimme gehen nur in OneNote für das Web.
• Android unterstützt weniger Sprachen vollständig als die Desktop- und Webversionen.
• Schaltfläche fehlt? Prüfen Sie zuerst das Konto, dann, ob Sie in der eingestellten Windows-10-App sind.

Probieren Sie das Diktieren in OneNote bei Ihrer nächsten Notiz aus: Wählen Sie Diktieren, sprechen Sie zwei Sätze, lesen Sie sie gegen und korrigieren Sie die Namen. Und wenn Ihre besten Notizen unterwegs entstehen, hält ParrotNotes sie auf dem Smartphone fest, damit Sie sie später einfügen können.