Coaching-Protokoll: Vorlage für Notizen zur Coaching-Sitzung

Katrin führt an einem Dienstag vier Coaching-Sitzungen. Bei der dritten schreibt sie in den fünf Minuten zwischen zwei Terminen noch die Notizen zur ersten, und am Freitag weiß sie nicht mehr, ob Anja oder Thomas versprochen hatte, das schwierige Gespräch mit dem Mitgründer zu führen. In der nächsten Woche eröffnet sie die Sitzung mit „Und, wie ist es gelaufen?“, und Anja fragt: „Wie ist was gelaufen?“ (Katrin und Anja sind zusammengesetzte Beispiele, keine realen Personen.)

Gutes Coaching lebt von Kontinuität, und eine einfache Coaching-Protokoll-Vorlage sorgt dafür. Ihr Klient sollte spüren, dass Sie sich erinnern, was er gesagt, entschieden und zugesagt hat, ohne dass Sie während des Gesprächs von einem Blatt ablesen.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen diese Vorlage in zwei Teilen: eine kurze Zusammenfassung, die Sie mit dem Klienten teilen können, und eine private Seite, die bei Ihnen bleibt. Dazu kommen ein ausgefülltes Beispiel, eine 10-Minuten-Routine für die Zeit nach jeder Sitzung, ein „Zusagen-Logbuch“, mit dem jede Sitzung an der richtigen Stelle beginnt, und eine Checkliste für Aufzeichnungen auf Basis des ICF Code of Ethics.

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Wozu ein Coaching-Protokoll dient

Ein Coaching-Protokoll ist kein Wortprotokoll. Niemand braucht jedes gesagte Wort. Es erfüllt drei Aufgaben.

1. Kontinuität. Die nächste Sitzung beginnt dort, wo diese geendet hat. Sie kennen das Ziel, die letzte Erkenntnis und die offene Frage.
2. Verbindlichkeit. Der Klient hat Zusagen gemacht. Ihre Notizen halten sie fest, damit die nächste Sitzung mit „Sie wollten bis Donnerstag mit Jan sprechen. Was ist passiert?“ beginnen kann.
3. Ihre eigene Praxis. Was funktioniert hat, was Sie anders machen würden, wo Sie feststeckten. Über ein Jahr gesehen ist diese Seite der Weg, wie Sie als Coach besser werden.

Die ersten beiden gehören zur Beziehung mit dem Klienten. Die dritte gehört Ihnen. Deshalb hat die Vorlage unten zwei Teile.

Die Coaching-Protokoll-Vorlage

Kopieren Sie sie in Ihre Notiz-App, eine Notiz pro Sitzung, abgelegt unter dem Namen des Klienten. Der Aufbau folgt dem GROW-Modell (Goal, Reality, Options, Will, also Ziel, Realität, Optionen, Wille), das Sir John Whitmore und Kollegen Ende der 1980er und Anfang der 1990er Jahre entwickelt haben, wie Performance Consultants erklärt. Wenn Sie mit einem anderen Modell arbeiten, behalten Sie die zwei Teile und benennen Sie die Überschriften um.

COACHING-PROTOKOLL
Klient:                    Sitzung Nr.:      Datum:
Format: vor Ort / Spaziergang / Video   Dauer:

TEIL 1: ZUSAMMENFASSUNG FÜR DEN KLIENTEN (teilbar)
Ziel der Sitzung (in den Worten des Klienten):
Aktueller Stand (Realität):
Besprochene Optionen:
Wofür sich der Klient entschieden hat (Wille):
Zusagen bis zur nächsten Sitzung (was, bis wann):
  1.
  2.
  3.
Erwähnte Ressourcen:
Nächster Termin:

TEIL 2: SEITE DES COACHES (privat)
Zusagen der letzten Sitzung: erledigt / teilweise / nicht erledigt
Schlüsselmoment (möglichst wörtlich):
Muster, die mir auffallen (über mehrere Sitzungen):
Was ich beim nächsten Mal fragen würde:
Wie ich aufgetreten bin (was gut lief, was ich ändern würde):
Themen für die Supervision:

Halten Sie Teil 1 so kurz, dass er sich in einer Minute lesen lässt. Ist eine Zusage unscharf, machen Sie sie vor Ende der Sitzung konkret; die kostenlose SMART-Ziele-Vorlage hilft Ihnen, jede Zusage auf Termin und Messgröße zu prüfen.

Ein ausgefülltes Beispiel: eine Sitzung, beide Teile

Anja ist Leiterin Operations, drei Sitzungen in einem Coaching über sechs Sitzungen, in dem es um den Schritt in eine COO-Rolle geht. Hier ist Katrins Coaching-Protokoll zur vierten Sitzung. (Anja und Katrin sind zusammengesetzte Beispiele.)

Klientin: Anja    Sitzung Nr. 4    Datum: 14.10.
Format: Spaziergang, 50 Min.

TEIL 1: ZUSAMMENFASSUNG FÜR DIE KLIENTIN
Ziel der Sitzung: „Nicht mehr die sein, die alles repariert.“
Realität: Anja hat letzte Woche 11 Eskalationen übernommen;
  8 hätten an ihre zwei Teamleiter gehen können. Sie springt
  ein, weil es schneller geht.
Optionen: wöchentliche Eskalationsrunde mit den Teamleitern;
  Regel „Lös es selbst oder bring mir zwei Optionen“; zwei
  Vormittage für Strategie blocken.
Wille: die Zwei-Optionen-Regel zwei Wochen lang mit beiden
  Teamleitern testen.
Zusagen:
  1. Beiden Teamleitern bis Montag die Zwei-Optionen-Regel erklären.
  2. Jede selbst übernommene Eskalation mit Grund notieren.
  3. Dienstag- und Donnerstagvormittag blocken, keine Termine.
Nächster Termin: 28.10.

TEIL 2: SEITE DES COACHES
Letzte Zusagen: erledigt (Gespräch mit CEO), teilweise (Delegationsliste)
Schlüsselmoment: „Wenn ich nichts mehr repariere, wofür bin ich dann da?“
Muster: Identität hängt am Feuerlöschen, dritte Sitzung in Folge.
Nächste Frage: „Wofür wäre die COO-Version von Ihnen bekannt?“
Wie ich aufgetreten bin: in der Optionsphase zu viel geredet.
Supervision: nein.

Beachten Sie, dass der Schlüsselmoment in Anjas eigenen Worten steht. Dieser eine Satz ist mehr wert als eine Seite Umschreibung, und er ist am schwersten festzuhalten, während Sie gehen und zuhören.

Was Sie in der Sitzung notieren (und was danach)

Die meisten Coaches schreiben in der Sitzung selbst sehr wenig. Viel Mitschreiben zieht Ihren Blick vom Klienten weg und Ihre Aufmerksamkeit aufs Papier. Eine einfache Regel: Notieren Sie während der Sitzung nur die Zusagen und jeden Satz, den Sie später zitieren möchten. Alles andere wartet.

Danach folgt eine 10-Minuten-Routine direkt nach der Sitzung, bevor der nächste Klient kommt:

Wenn Sie zwischen Klienten zu Fuß unterwegs sind oder zum nächsten Termin fahren, sprechen Sie die Routine, statt sie zu tippen. Eine 2-minütige Sprachnotiz hält den Schlüsselmoment fest, solange er frisch ist, und das Transkript liefert das Rohmaterial für beide Teile. Unser Leitfaden zum gesprochenen Arbeitstagebuch nutzt dieselbe Gewohnheit für Ihre eigene Reflexion.

Schluss mit dem Tippen zwischen zwei Klienten? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, nehmen Sie Ihre Nachbetrachtung auf dem Weg zur nächsten Sitzung auf und füllen Sie die Vorlage aus der Zusammenfassung aus.

Das Zusagen-Logbuch: jede Sitzung mit den Versprechen der letzten Woche beginnen

Zusagen sind der Punkt, an dem Coaching zu Veränderung wird, und sie sind der Teil eines Coaching-Protokolls, der am häufigsten verloren geht. Führen Sie oben in der Akte jedes Klienten eine laufende Liste:

Eröffnen Sie die nächste Sitzung mit dem Logbuch, nicht mit „Wie ist es Ihnen ergangen?“. Fragen Sie jede Zeile ab. „Erledigt“, „teilweise“ und „nicht erledigt“ sind alles nützliche Antworten; „nicht erledigt“ führt oft zur eigentlichen Sitzung. Tragen Sie den Status in Teil 2 ein und übernehmen Sie alles Offene ins neue Logbuch.

Thomas, ein Executive Coach, arbeitet mit einem Gründer, der dieselbe Zusage dreimal nicht eingehalten hat. (Thomas ist ein zusammengesetztes Beispiel.) Das Logbuch machte das Muster sichtbar, und in Sitzung fünf ging es darum, warum der Gründer ein bestimmtes Gespräch immer wieder vermied, nicht um das Gespräch selbst. Ohne das Logbuch hätte jedes Versäumnis wie eine volle Woche ausgesehen.

Führungskräfte, die ihr eigenes Team coachen, können dieselbe Idee in einer Vorlage für Einzelgespräche nutzen; der Unterschied hier ist, dass der Coach die Aufzeichnung führt und jede Zeile dem Klienten gehört.

Vertraulichkeit und Aufzeichnungen: was der ICF-Kodex verlangt

Der Code of Ethics der International Coaching Federation gilt seit dem 1. April 2025 (geprüft am 17. Oktober 2026). Vier seiner Standards betreffen Ihr Coaching-Protokoll direkt (Zitate übersetzt):

• 1.1: Vor Beginn des Coachings wird gemeinsam eine Vereinbarung über „Rollen, Verantwortlichkeiten, Vertraulichkeit, finanzielle Regelungen und andere Aspekte des Coaching-Auftrags“ getroffen.
• 2.2: „Eine klare Vereinbarung darüber haben, welche Informationen zwischen allen Beteiligten ausgetauscht werden und wie.“ Das ist wichtig, wenn ein Unternehmen das Coaching bezahlt und ein Auftraggeber Berichte erwartet.
• 2.4: „Aufzeichnungen, einschließlich elektronischer Dateien und Kommunikation, so führen, speichern und entsorgen, dass Vertraulichkeit, Sicherheit und Privatsphäre gefördert werden und geltende Gesetze und Vereinbarungen eingehalten werden.“
• 2.5: Ihre Pflichten „direkt und über alle Technologiesysteme, die ich nutze“ erfüllen, wozu der Kodex ausdrücklich Software und „künstliche Intelligenz“ zählt.

Machen Sie daraus eine Checkliste für Ihre Praxis:

• Die Coaching-Vereinbarung legt fest, was Sie notieren, wo es liegt und wer es sieht.
• Berichte an den Auftraggeber enthalten nur, was der Klient freigegeben hat, niemals Teil 2.
• Die Notizen liegen an einem Ort, auf einem Gerät mit Code-Sperre, nicht auf Zetteln.
• Sie wissen, wie lange Sie Notizen nach Ende eines Coachings aufbewahren, und löschen sie fristgerecht.
• Wenn Sie aufnehmen oder ein KI-Notiztool nutzen, hat der Klient vorher schriftlich zugestimmt.

Der Kodex erwähnt das Aufnehmen von Sitzungen nicht, also machen Sie die Einwilligung zu Ihrer eigenen Regel: Fragen Sie zu Beginn des Coachings, halten Sie die Antwort in der Vereinbarung fest und fragen Sie erneut, wenn sich das Format ändert. Auch das Recht zur Aufnahme unterscheidet sich je nach Ort; unser Leitfaden zur One-Party-Consent-Regel in den USA behandelt die US-Regeln.

Lassen Sie eine Aufnahme die Coaching-Protokoll-Vorlage füllen

ParrotNotes macht aus der 10-Minuten-Routine eine 2-Minuten-Routine. Legen Sie mit Erlaubnis Ihres Klienten das Handy bei einer Sitzung vor Ort auf den Tisch oder lassen Sie es bei einem Coaching-Spaziergang in der Tasche. Die App nimmt im Hintergrund bei gesperrtem Bildschirm auf, ohne Meeting-Bot. Bei Video-Sitzungen nehmen Sie direkt nach dem Call Ihre eigene 2-minütige Nachbetrachtung auf.

Wenn Sie stoppen, erhalten Sie ein Transkript und eine Zusammenfassung zu jeder Aufnahme, auch im Free-Tarif. KI-gestützte Aufnahmen ergänzen Aufgaben, die zu Ihrem Zusagen-Logbuch werden, und Sie können einer Aufnahme die Frage stellen „Was genau hat Anja über das Feuerlöschen gesagt?“, um den Schlüsselmoment in ihren Worten zu finden. Geben Sie jedem Klienten ein Label, dann findet die Stichwortsuche jede Sitzung mit diesem Klienten in Sekunden.

Der Free-Tarif umfasst 100 Minuten Aufnahme pro Monat, eine Zusammenfassung zu jeder Aufnahme, 5 KI-gestützte Aufnahmen und unbegrenzte schriftliche Notizen. Pro (19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung) bietet 3.000 Minuten pro Monat, alle KI-Funktionen für jede Aufnahme, Sprechererkennung, Transkription und Übersetzung in über 99 Sprachen für Klienten, die Sie in einer anderen Sprache coachen, KI-Suche über alle Ihre Notizen sowie Export als docx und PDF für Zusammenfassungen an Klienten. Berater, die zwischen Coaching und Beratung wechseln, können das mit unserem Ansatz für Gesprächsnotizen von Beratern kombinieren.

Im Raum weniger schreiben, danach mehr behalten

Eine gute Coaching-Protokoll-Vorlage erfüllt drei Aufgaben: Sie hält den roten Faden zwischen den Sitzungen, sie bewahrt die Zusagen des Klienten und sie gibt Ihnen einen privaten Ort, um Ihr eigenes Coaching zu verbessern. Teilen Sie jede Notiz in eine Zusammenfassung für den Klienten und eine Seite für den Coach, schreiben Sie in der Sitzung fast nichts, nehmen Sie sich direkt danach zehn Minuten und eröffnen Sie die nächste Sitzung mit dem Zusagen-Logbuch. Vereinbaren Sie schriftlich, was Sie aufbewahren und wie, und behandeln Sie jede Aufnahme als vertrauliche Klienteninformation.

Kopieren Sie die Vorlage, nutzen Sie sie mit Ihrem nächsten Klienten und erleben Sie, wie viel leichter die zweite Sitzung wird. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, damit Ihre nächste Nachbetrachtung zum fertigen Coaching-Protokoll wird, bevor Sie am Auto sind.