Besprechungszusammenfassung-Vorlage: Eine Besprechung in fünf Zeilen zusammenfassen

„Und, was ist dabei herausgekommen?“

Priyas Bereichsleiterin hatte die Planungsbesprechung am Dienstag verpasst. Priya schickte ihr zwei Seiten Notizen. Eine Stunde später kam die Antwort: „Danke. Was haben wir entschieden?“ (Priya ist eine zusammengesetzte Figur, keine reale Person.)

Die Notizen waren vollständig. Eine Zusammenfassung waren sie nicht. Zwei Seiten beantworten „Was wurde gesagt?“, und die Leserin wollte wissen, was sich geändert hat.

Damit ist sie nicht allein. In Microsofts Work Trend Index 2023, einer Umfrage unter 31.000 Beschäftigten, gaben 56 % an, dass es schwer ist, zusammenzufassen, was in virtuellen Besprechungen passiert.

Hier finden Sie eine Besprechungszusammenfassung-Vorlage mit fünf Zeilen: Ergebnis, Beschlossen, Aufgaben, Offen und Als Nächstes. Dazu bekommen Sie ein durchgearbeitetes Beispiel, drei weitere Beispiele, einen Streichtest und eine Fünf-Minuten-Routine.

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Was eine Besprechungszusammenfassung ist (und was nicht)

Eine Besprechungszusammenfassung ist ein kurzer Überblick über eine Besprechung für alle, die das Ergebnis brauchen, nicht den Gesprächsverlauf: das Ergebnis, die Beschlüsse, die Aufgaben, was noch offen ist und wie es weitergeht. Sie passt in eine Chatnachricht, und jeder kann sie in 30 Sekunden lesen.

Jedes Dokument, das eine Besprechung erzeugt, hat eine andere Aufgabe:

Die Zusammenfassung verweist auf die anderen Dokumente. Für die vollständige Niederschrift deckt unsere Protokollvorlage das formelle Protokoll ab, und die Vorlage für Besprechungsnotizen das Mitschreiben während der Besprechung.

Die Besprechungszusammenfassung-Vorlage in fünf Zeilen (zum Kopieren)

Schreiben Sie den Namen und das Datum der Besprechung in die Betreffzeile oder die erste Zeile der Nachricht. Dann folgen diese fünf Zeilen:

[Name der Besprechung], [Datum]

Ergebnis: [das eine, was jemand wissen muss, der nicht dabei war]
Beschlossen: [jeder Beschluss als „Wir werden ...“]
Aufgaben: [Person: Aufgabe bis Datum; nur die wichtigsten drei]
Offen: [was ungeklärt ist und wer sich darum kümmert]
Als Nächstes: [nächste Besprechung oder nächster Termin und was dafür nötig ist]

Vollständige Notizen / Protokoll: [Link]

Das ist die ganze Besprechungszusammenfassung-Vorlage. Die Kunst liegt in dem, was Sie weglassen.

Was in jede Zeile gehört

Ergebnis. Das Fazit in einem Satz: „Der Launch verschiebt sich auf den 12. November.“ Wer hier aufhört zu lesen, weiß trotzdem, worauf es ankommt. Schreiben Sie diese Zeile zuletzt.

Beschlossen. Jeder Beschluss, jeweils als „Wir werden ...“ formuliert. Lässt er sich so nicht schreiben, war es kein Beschluss. Langfristige Entscheidungen gehören zusätzlich mit Begründung in ein Entscheidungsprotokoll.

Aufgaben. Die wichtigsten drei als „Name: Aufgabe bis Datum“, mit einem Link zur vollständigen Liste. Unsere Vorlage für eine Maßnahmenliste bietet dafür ein Format mit sieben Feldern.

Offen. Fragen, die die Besprechung nicht geklärt hat, jeweils mit der Person, die sich darum kümmert. So nimmt niemand an, etwas sei schon vereinbart.

Als Nächstes. Wann die Gruppe sich wieder trifft oder was der nächste Termin ist, und was bis dahin fertig sein muss.

Regeln, die es bei fünf Zeilen halten

• Das Fazit zuerst. Die Schreibregeln der US-Armee, Army Regulation 25-50 (Absatz 1-38), nennen es eine von zwei grundlegenden Anforderungen, „die Hauptaussage an den Anfang des Schreibens zu stellen (bottom line up front)“. Die Zeile „Ergebnis“ ist Ihr Fazit.
• Höchstens 25 Wörter pro Zeile. Wird eine Zeile länger, erklären Sie gerade, und das gehört ins Protokoll.
• Nie eine Zeile löschen. Wurde nichts beschlossen, schreiben Sie „Beschlossen: nichts.“
• Namen statt Abteilungen. „Das Marketing schaut sich das an“ hat keine verantwortliche Person. „Jo: Briefing bis Freitag entwerfen“ schon.

Beispiel für eine Besprechungszusammenfassung: 40 Minuten Notizen in fünf Zeilen

Dana leitet das Facility-Management eines Büros mit 120 Mitarbeitenden (eine zusammengesetzte Figur, wie alle Namen unten). Ihre Besprechung am Donnerstag plante den Umzug des Teams aus dem dritten in den fünften Stock. Ihre Rohnotizen aus 40 Minuten:

• Grundriss v3 besprochen, Ken weiter unzufrieden mit den Fensterplätzen
• Umzugsfirma bietet zwei Wochenenden an, 24. Okt. oder 7. Nov.
• IT braucht 10 Arbeitstage für die Netzwerkanschlüsse im 5. Stock
• Lange Diskussion über die Küche, vertagt
• Budget: Möbel innerhalb der bereits genehmigten 18.000 USD
• Vereinbart: Wochenende 7. Nov.
• Ken bestätigt den finalen Sitzplan
• Sam bucht die Umzugsfirma, sobald das Datum feststeht
• IT (Rhea) plant die Anschlüsse
• Wer zahlt die neue Beschilderung? Wusste niemand
• Liste der Brandschutzhelfer nach dem Umzug aktualisieren
• Nächster Abstimmungstermin 16. Okt.

Diese Besprechungszusammenfassung hat Dana verschickt:

Planung Umzug, 1. Oktober

Ergebnis: Das Team aus dem dritten Stock zieht am Wochenende des 7. November in den fünften Stock, innerhalb des genehmigten Möbelbudgets von 18.000 USD.

Beschlossen: Wir werden den Termin der Umzugsfirma am 7. November nutzen. Wir werden die Möbelkosten im bestehenden Budget halten.

Aufgaben: Ken: finaler Sitzplan bis 9. Oktober. Sam: Umzugsfirma buchen bis 10. Oktober. Rhea: Netzwerkanschlüsse einplanen bis 17. Oktober.

Offen: Wer die neue Beschilderung bezahlt (Dana fragt in der Finanzabteilung nach). Aktualisierung der Brandschutzhelfer-Liste nach dem Umzug.

Als Nächstes: Abstimmung am 16. Oktober; Sitzplan und Buchung der Umzugsfirma sind bis dahin bestätigt.

Das sind weniger als 100 Wörter statt einer Seite Notizen.

Was gestrichen wurde und warum

• „Ken weiter unzufrieden mit den Fensterplätzen.“ Diskussion, kein Ergebnis. Seine Aufgabe zum Sitzplan deckt das ab.
• Die Diskussion über die Küche. Nichts beschlossen, niemand zuständig. Dana entschied, dass es warten kann; sonst wäre es ein offener Punkt mit Namen.
• „Umzugsfirma bietet zwei Wochenenden an.“ Der Beschluss ersetzt es.
• „IT braucht 10 Arbeitstage.“ Eine Begründung, kein Ergebnis. Sie bleibt in den vollständigen Notizen.

Danas Bereichsleiterin antwortete mit einem Wort: „Prima.“ Nach den Notizen fragte niemand.

Drei weitere Beispiele für eine Besprechungszusammenfassung

Dieselben fünf Zeilen funktionieren für fast jede Besprechung. Diese drei sind zur Veranschaulichung gedacht.

Wöchentliche Teambesprechung

Teambesprechung Kundenservice, 6. Oktober

Ergebnis: Die Antwortzeiten liegen wieder unter vier Stunden; der Wochenendplan ändert sich ab dem 17. Oktober.

Beschlossen: Wir werden auf einen Wochenendplan mit zwei Personen umstellen.

Aufgaben: Lena: neuen Plan bis 10. Oktober veröffentlichen. Marco: automatische Antwort bis 13. Oktober anpassen.

Offen: Ob Feiertagswochenenden eine dritte Person brauchen (Lena prüft das Aufkommen).

Als Nächstes: Teambesprechung am 13. Oktober.

Kundenbesprechung

Kick-off mit der Nordhafen Logistik GmbH, 7. Oktober

Ergebnis: Der Kunde hat Phase eins freigegeben; die Arbeit beginnt am 20. Oktober.

Beschlossen: Wir werden Phase eins in drei wöchentlichen Releases liefern.

Aufgaben: Ana: Leistungsbeschreibung bis 9. Oktober schicken. Kunde (Raj): Ansprechperson für den Alltag bis 10. Oktober benennen.

Offen: Ob Schulungen zum Umfang gehören (Raj bestätigt).

Als Nächstes: Wöchentlicher Statustermin jeden Dienstag um 10:00 Uhr, ab dem 27. Oktober.

Schicken Sie die Zusammenfassung auch an den Kunden: So stehen die Zusagen beider Seiten schriftlich fest.

Lieferantengespräch

Quartalsgespräch mit unserem Reinigungsdienstleister, 8. Oktober

Ergebnis: Die Leistung entspricht den Vorgaben, außer bei den Toilettenkontrollen am Wochenende, die der Dienstleister diesen Monat behebt.

Beschlossen: Nichts.

Aufgaben: Dienstleister (Luis): Samstagskontrolle bis 15. Oktober einführen. Tom: Beschwerdeliste bis 10. Oktober teilen.

Offen: Bedingungen der Vertragsverlängerung (Tom bringt Optionen zum Gespräch im Dezember mit).

Als Nächstes: Quartalsgespräch am 14. Januar.

In Review-Besprechungen wird oft nichts beschlossen. „Beschlossen: nichts“ sagt genau das.

Eine Besprechung in fünf Minuten zusammenfassen

Eine Besprechungszusammenfassung schreiben Sie am leichtesten in den letzten fünf Minuten, solange noch alle im Raum sind:

1. Vor dem Schluss zusammenfassen (eine Minute). „Das schreibe ich auf: Wir haben X beschlossen. Jo übernimmt Y bis Freitag. Z ist noch offen. Habe ich etwas vergessen?“
2. Beschlossen, Aufgaben, Offen und Als Nächstes ausfüllen (zwei Minuten), direkt aus dieser Zusammenfassung.
3. Die Zeile „Ergebnis“ zuletzt schreiben (eine Minute). Wenn Ihre Führungskraft nur einen Satz liest, was soll darin stehen?
4. Den Streichtest machen (eine Minute). Siehe unten.
5. Innerhalb einer Stunde verschicken. Posten Sie die Zusammenfassung dort, wo die Gruppe ohnehin kommuniziert, und verlinken Sie darunter das vollständige Protokoll. In einer E-Mail nach der Besprechung stehen die fünf Zeilen ganz oben: Die meisten lesen nur diesen Teil.

Der Streichtest

Prüfen Sie vor dem Versand jede Zeile mit diesen sechs Fragen:

• Sagt sie, was sich geändert hat, oder nur, worüber gesprochen wurde?
• Kann jemand, der nicht dabei war, danach handeln?
• Hat jede Aufgabe genau einen Namen und ein Datum?
• Ist eine Zeile länger als 25 Wörter?
• Steckt eine Meinung, ein Adjektiv oder ein „wer hat was gesagt“ darin?
• Müsste man die vollständigen Notizen öffnen, um sie zu verstehen?

Jede falsche Antwort heißt: umschreiben oder streichen. Das Detail geht nicht verloren; es steht in den verlinkten Notizen.

Lassen Sie eine Aufnahme Ihre Besprechungszusammenfassung-Vorlage füllen

Das Schwierige ist nicht die Vorlage. Schwierig ist, die Besprechung zu leiten und gleichzeitig mitzuverfolgen, was sich ändert. ParrotNotes übernimmt den zweiten Teil.

Legen Sie Ihr Smartphone auf den Tisch, holen Sie das Einverständnis aller zur Aufnahme ein und starten Sie die Aufnahme. Kein Meeting-Bot tritt irgendwo bei. Die Aufnahme funktioniert offline; Transkription und KI laufen, sobald Sie verbunden sind.

Danach erhalten Sie ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung, Kernpunkte und Aufgaben. Für die fünf Zeilen öffnen Sie den Chat zu dieser Aufnahme und fügen diesen Prompt ein:

Fasse diese Besprechung in fünf Zeilen zusammen: Ergebnis, Beschlossen, Aufgaben, Offen, Als Nächstes.
Ergebnis ist das eine, was jemand wissen muss, der nicht dabei war.
Schreibe Beschlüsse als „Wir werden ...“. Schreibe Aufgaben als „Name: Aufgabe bis Datum“, nur die wichtigsten drei.
Halte jede Zeile unter 25 Wörtern. Wurde nichts beschlossen, schreibe „Beschlossen: nichts.“

Prüfen Sie den Entwurf vor dem Versand am Transkript. Sie kennen den Zusammenhang; die KI kennt das Gesagte.

Tomás, Büroleiter in einer Anwaltskanzlei (eine zusammengesetzte Figur), schrieb die monatliche Partnerbesprechung früher am nächsten Morgen zusammen. Heute nimmt er sie auf, lässt den Prompt noch auf dem Parkplatz laufen und prüft die Zeile „Offen“ am Transkript. Die Zusammenfassung ist verschickt, bevor er wieder am Schreibtisch sitzt.

Der kostenlose Tarif enthält 100 Aufnahmeminuten pro Monat, eine KI-Zusammenfassung für jede Aufnahme und 5 KI-gestützte Aufnahmen pro Monat. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und nehmen Sie Ihre nächste Besprechung auf.

Pro (19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung) bietet 3.000 Minuten pro Monat, alle KI-Funktionen für jede Aufnahme und Sprechererkennung. Sie haben schon eine kurze Aufnahme? Der kostenlose Audio-Zusammenfasser fasst eine Datei mit bis zu 10 Minuten zusammen.

Fünf Zeilen nach jeder Besprechung

Eine Besprechungszusammenfassung-Vorlage funktioniert nur, wenn die Zusammenfassung kurz bleibt:

• Fünf Zeilen: Ergebnis, Beschlossen, Aufgaben, Offen, Als Nächstes.
• Das Fazit zuerst, unter 25 Wörtern pro Zeile.
• „Nichts“ statt einer gelöschten Zeile.
• Vor dem Ende der Besprechung mündlich zusammenfassen; innerhalb einer Stunde verschicken.
• Die vollständigen Notizen verlinken statt einfügen.

Priyas nächste Zusammenfassung hatte fünf Zeilen, und ihre Bereichsleiterin hatte keine Fragen. Probieren Sie es nach Ihrer nächsten Besprechung aus. Testen Sie ParrotNotes kostenlos.