Was ist ein Quorum in einer Sitzung? Regeln und Zählung

Stellen Sie sich einen gemeinnützigen Verein mit neun Vorstandssitzen und einer Schriftführerin namens Dana vor. Sieben Vorstandsmitglieder kamen zur Sitzung, aber als die Dachreparatur für 4.000 USD zur Abstimmung stand, waren drei bereits gegangen. Die übrigen vier stimmten einstimmig dafür. Sechs Wochen später bat ein Förderer um das Protokoll, und Dana fiel das Problem auf: Der Vorstand hätte fünf Personen im Raum gebraucht.

Was ist ein Quorum also? Ein Quorum ist die Mindestzahl stimmberechtigter Mitglieder, die anwesend sein müssen, damit eine Gruppe wirksam beschließen kann. Danas Vorstand hatte eine klare Mehrheit der Abstimmenden und konnte trotzdem nichts entscheiden, weil zu wenige Personen da waren.

Die Idee ist einfach, aber beim Zählen passieren Fehler. Unbesetzte Sitze, Vollmachten, vorzeitiges Gehen und ungewöhnlich formulierte Satzungen können das Ergebnis jeweils ändern. Dieser Leitfaden behandelt die Regeln und die Rechnung und zeigt dann, was Sie sagen und protokollieren, wenn die Zahlen nicht reichen.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Das letzte Wort haben Ihre Satzung und das Recht, das für Ihre Organisation gilt. Prüfen Sie beides oder fragen Sie einen Anwalt, wenn es um Geld oder einen Streit geht.

Was ist ein Quorum, und wer legt die Zahl fest?

Ein Quorum verhindert, dass eine Handvoll Personen im Namen der Gruppe entscheidet. Die Zahl stammt meist aus dem Gesetz oder aus Ihren Gründungsdokumenten, und diese Quellen haben ungefähr folgende Rangfolge:

1. Das Gesetz, das für Ihre Organisation gilt, etwa ein Gesetz eines US-Bundesstaats für Kapitalgesellschaften oder gemeinnützige Organisationen
2. Ihre Gründungsurkunde, falls sie eine Zahl nennt
3. Ihre Satzung, in der die meisten Gruppen ihr Quorum finden
4. Ihre parlamentarische Geschäftsordnung, etwa Robert's Rules, wenn die oben genannten Dokumente schweigen

Robert's Rules ist die Rückfalloption, nicht die oberste Instanz. Hat Ihre Gruppe keine Zahl festgelegt, gilt dort standardmäßig die Mehrheit der Mitglieder. Die gesetzlichen Standardregeln unterscheiden sich, wie diese Beispiele zeigen:

Das sind Beispiele, keine Übersicht. Ihr Land, Ihre Organisationsform und Ihre Dokumente können etwas anderes vorsehen.

Ein Quorum hilft nur, wenn Sie es später belegen können. Wenn Sie das Protokoll führen, kann ParrotNotes die Sitzung mit dem Einverständnis aller aufnehmen. So können Sie prüfen, wer bei der Abstimmung noch im Raum war.

Ein Quorum in 5 Schritten zählen

Gehen Sie diese Prüfung vor der Sitzung und noch einmal vor jeder Abstimmung durch.

1. Finden Sie Ihre Regel

Suchen Sie in Ihrer Satzung nach „Quorum“ oder „Beschlussfähigkeit“ und kopieren Sie den genauen Satz, denn ein Wort kann das Ergebnis ändern. Steht dort nichts, prüfen Sie Ihre Gründungsurkunde, das Gesetz für Ihre Organisationsform und dann Ihre parlamentarische Geschäftsordnung.

2. Finden Sie die Ausgangszahl

Sind alle Sitze die Basis, die aktuellen Amtsinhaber oder die stimmberechtigten Aktien? Das New Yorker Recht nennt eine klare Antwort: Der „entire board“, also der gesamte Vorstand, ist die Zahl der Vorstandsmitglieder, die es ohne unbesetzte Sitze gäbe. Andere Regeln weichen ab, wie der nächste Abschnitt zeigt.

3. Rechnen Sie

Für eine Mehrheit teilen Sie die Basis durch zwei, lassen den Bruchteil weg und zählen eins dazu. Die Hälfte ist keine Mehrheit, ein Vorstand mit sechs Sitzen braucht also vier Personen, nicht drei. Bei einem Prozentsatz runden Sie auf, denn 25 % von 130 Mitgliedern sind 32,5, und 32 Personen reichen nicht.

4. Zählen Sie, wer berechtigt ist

Zählen Sie die anwesenden stimmberechtigten Mitglieder und passen Sie die Zahl dann mit der Tabelle unten für Vollmachten, zugeschaltete Teilnehmer und Ex-officio-Mitglieder an. Gäste, Mitarbeitende und Berater ohne Stimmrecht zählen nicht.

5. Verkünden Sie das Ergebnis und halten Sie es fest

Die Sitzungsleitung nennt die Zahl, bevor die Tagesordnung beginnt, und die Schriftführung protokolliert sie. Das dauert 10 Sekunden und beantwortet die erste Frage, die bei einer umstrittenen Abstimmung gestellt wird.

Derselbe Vorstand, vier verschiedene Quoren

Nehmen wir Tom, der den Vorstand eines Vereins mit neun Sitzen leitet. Zwei Sitze sind unbesetzt, es amtieren also sieben Personen. So ändert sich seine Zählung je nach Satzungswortlaut:

Zu Toms letzter Sitzung kamen vier Personen. Nach dem zweiten und vierten Wortlaut hatte er ein Quorum. Nach dem ersten und dritten nicht, und nichts von dem, was sie beschlossen, würde den Verein binden.

Wenn Ihr Wortlaut unklar ist, verlassen Sie sich nicht auf die niedrigere Zahl. Holen Sie die höhere Zahl in den Raum, lassen Sie den Wortlaut dann von einem Anwalt klären und korrigieren Sie die Satzung bei nächster Gelegenheit.

Ein Quorum sind nicht die Stimmen, die Sie brauchen

Ein Quorum entscheidet, ob Sie abstimmen können. Eine eigene Regel entscheidet, ob ein Antrag angenommen wird, und zusammen können beide eine große Entscheidung in sehr wenige Hände legen.

Das ist die kleinste Gruppe, die einen normalen Antrag beschließen kann, wenn nur ein knappes Quorum erscheint, alle abstimmen und der Antrag eine Mehrheit braucht:

Enthaltungen können die Zahl je nach Regel weiter senken. Nach Robert's Rules bedeutet eine Mehrheit in der Regel die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, Enthaltungen wirken sich also nicht aus. Delawares Standardregel für Vorstände ist anders: Dort braucht es die Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder.

Angenommen, fünf von neun Vorstandsmitgliedern sind anwesend, und das Ergebnis lautet zwei Ja, ein Nein und zwei Enthaltungen. Nach der Standardregel von Robert's Rules ist der Antrag angenommen. Nach einer Regel „Mehrheit der Anwesenden“ scheitert er, denn er hätte drei Stimmen gebraucht.

Wer zählt zum Quorum?

Ein Quorum zählt Anwesenheit, nicht Stimmen. Ein Mitglied, das teilnimmt und sich enthält, ist also trotzdem im Raum. Die schwierigeren Fälle hängen von Ihren Regeln ab:

Noch eine Falle: Einzeln eingeholte Unterschriften ersetzen keine Sitzung. Die offiziellen FAQ von Robert's Rules sagen, dass eine separat von Vorstandsmitgliedern eingeholte Zustimmung kein gültiger Vorstandsbeschluss ist, selbst wenn alle zustimmen.

Was passiert, wenn Sie das Quorum verlieren oder nie erreichen

Verlust während der Sitzung

Ein verbreiteter Irrtum lautet: Wer einmal ein Quorum hat, behält es bis zum Ende der Sitzung. Nach Robert's Rules wird das Quorum nur so lange als fortbestehend vermutet, bis die Sitzungsleitung oder ein Mitglied darauf hinweist, dass es fehlt. Danach darf keine inhaltliche Angelegenheit mehr behandelt werden.

Frühere Abstimmungen bleiben in der Regel bestehen. Sie können ungültig werden, wenn klar und überzeugend nachgewiesen wird, dass damals kein Quorum vorlag. Manche Gesetze von US-Bundesstaaten regeln es anders und lassen eine Sitzung weiterlaufen, nachdem Personen gegangen sind. Prüfen Sie also, was für Sie gilt.

Beispielformulierung für die Sitzungsleitung:

„Vorstandsmitglied Lee ist gegangen, damit sind vier von neun Vorstandsmitgliedern anwesend. Wir haben kein Quorum mehr und können heute nicht mehr abstimmen. Ich nehme einen Antrag auf Schließung der Sitzung entgegen.“

Das Quorum wird nie erreicht

Ohne Quorum kann eine Gruppe nur vier Dinge tun: die Sitzung schließen, einen Termin für eine Fortsetzung festlegen, eine Pause machen oder versuchen, weitere Mitglieder zu holen. Sie können ein Thema informell besprechen, aber nicht entscheiden. Berufen Sie statt einer Fortsetzung eine neue Sitzung ein, verschicken Sie eine neue Einladung zur Sitzung, wie Ihre Satzung es verlangt.

Alles andere, was im Namen der Gruppe geschieht, ist null und nichtig, und auch eine einstimmige Abstimmung kann die Regel nicht aufheben.

Genau das war Danas Lage. Hätte das Dach nicht warten können, hätten die vier Vorstandsmitglieder auf eigenes Risiko handeln und eine ordnungsgemäß besuchte Sitzung bitten können, die Entscheidung mit Mehrheit nachträglich zu genehmigen.

Die nachträgliche Genehmigung ist eine Reparatur, kein Plan. Wer gehandelt hat, trägt das Risiko, falls die Abstimmung scheitert, und Ihre Satzung und das Gesetz können sie einschränken.

So halten Sie ein Quorum im Protokoll fest

Fassen Sie sich kurz und nennen Sie die Zahlen. Diese Zeilen decken die drei Situationen ab:

Quorum vorhanden:
Quorum: 6 von 9 Vorstandsmitgliedern anwesend. Quorum (5) vorhanden.

Quorum verloren:
Um 20:05 Uhr ging Vorstandsmitglied Lee, sodass 4 von 9 Vorstandsmitgliedern anwesend waren.
Die Sitzungsleitung stellte den Verlust des Quorums fest. Weitere Angelegenheiten wurden nicht behandelt.
Die Sitzung wurde um 20:07 Uhr geschlossen.

Kein Quorum:
Anwesend: 3 von 9 Vorstandsmitgliedern. Quorum (5) nicht vorhanden.
Es wurden keine Angelegenheiten behandelt. Die Sitzung wurde um 19:20 Uhr geschlossen.

Diese Zeilen passen direkt in unsere Protokollvorlage für Vorstandssitzungen. Wenn Ihre Gruppe nach dem Buch arbeitet, weist unsere Protokollvorlage nach Robert's Rules darauf hin, dass eine Quorumszeile ein freiwilliger Zusatz ist, der sich lohnt. Setzen Sie die Quorumsprüfung auch an den Anfang Ihrer Tagesordnung, noch vor einer Consent Agenda.

Spätes Kommen und frühes Gehen sind die Details, die zuerst aus dem Gedächtnis verschwinden. Laden Sie ParrotNotes herunter, und sobald die Mitglieder der Aufnahme zustimmen, erhalten Sie ein Transkript und eine Zusammenfassung zum Abgleich mit Ihren Notizen: die Zählung der Sitzungsleitung, wer angekündigt hat zu gehen und den Wortlaut jedes Antrags. Beachten Sie das geltende Aufnahmerecht, und nehmen Sie nicht auf, wenn jemand widerspricht.

So legen Sie ein Quorum fest, das Ihre Gruppe erreicht

Wenn Sie Ihre Satzung ändern können, wählen Sie eine Zahl, die Sie auch an einem schlechten Abend erreichen. Robert's Rules For Dummies beschreibt das Gleichgewicht gut: nicht so niedrig, dass eine Handvoll Personen große Entscheidungen trifft, und nicht so hoch, dass Sitzungen es nicht erreichen.

Nehmen wir Majas Elternverein mit 240 Mitgliedern und einer Satzung, die eine Mehrheit verlangt. Das sind 121 Personen. Kommen zu einer typischen Sitzung 30, kann der Verein nie wirksam etwas entscheiden.

Sehen Sie sich Ihre letzten 12 Sitzungen an, legen Sie die Zahl unter Ihre übliche Teilnahme und prüfen Sie, ob das Gesetz das erlaubt. Eine feste Zahl und ein Prozentsatz funktionieren beide, und ein Prozentsatz passt sich an, wenn sich die Mitgliederzahl ändert.

Für eine Jahresversammlung zeigt unser Leitfaden zum Protokoll der Jahreshauptversammlung, wie Sie ein Quorum mit Vollmachten festhalten.

Was ist ein Quorum? Die Kurzfassung

Das sollten Sie im Kopf behalten, wenn das nächste Mal jemand fragt:

• Ein Quorum legt fest, wer anwesend sein muss. Die Stimmen zur Annahme regelt eine eigene Regel.
• Gesetz und Gründungsdokumente gehen vor. Robert's Rules ist die Rückfalloption.
• Prüfen Sie Ihre Ausgangszahl, besonders bei unbesetzten Sitzen.
• Zählen Sie vor jeder Abstimmung neu, denn Personen gehen.
• Ohne Quorum können Sie die Sitzung schließen, pausieren, eine Fortsetzung ansetzen oder weitere Mitglieder holen.

Kopieren Sie vor Ihrer nächsten Sitzung den Quorumssatz aus Ihrer Satzung an den Anfang der Tagesordnung und rechnen Sie die Zahl aus. Testen Sie ParrotNotes dann kostenlos, wenn Sie Ihr Protokoll mit einer Aufnahme absichern möchten.