Vertrieb von Title Insurance: Maklerbesuche und Notizen zu Empfehlungen

Dana verließ an diesem Tag ihr viertes Maklerbüro mit einem Kaffee, den sie nicht wollte, und einem Versprechen, das sie fast vergessen hätte. Die Listing-Maklerin am Ecktisch hatte nebenbei erwähnt, dass sich der Abschluss ihres Käufers immer wieder verschob, weil niemand ihre Anrufe zur Ablösung einer Grundschuld zurückrief. Genau diesen Vorgang hätte Danas Escrow-Team retten können. Als Dana ihr Auto erreichte, standen noch zwei Büros auf der Route, und das Detail war schon halb vergessen. (Dana ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine reale Person.)

Das ist der Title Insurance Vertrieb in einer Szene. Title Insurance (Rechtstitelversicherung) ist ein Produkt des US-Immobilienmarkts: Sie schützt Käufer und Kreditgeber gegen Ansprüche Dritter auf eine Immobilie, und in den USA wird sie bei fast jedem Immobilienabschluss gemeinsam mit dem Escrow-Service einer Title Company abgewickelt. Der Vertriebsmitarbeiter einer solchen Firma gewinnt nicht mit einer Broschüre. Er gewinnt mit Service: der Abwicklerin, die zurückruft, dem Escrow Officer, der das Problem früh bemerkt, dem Vertriebler, der sich erinnert, was die Maklerin letzten Monat gesagt hat.

Dieser Leitfaden zeigt, was die Rolle umfasst, welche Maklerbesuche wirklich Aufträge bringen, eine Vorlage für Notizen zu Empfehlungen, was unter RESPA nie in Ihre Notizen gehört, und einen Vier-Wochen-Rhythmus für Besuche. Er ist eine praktische Orientierung, keine Rechtsberatung. Das letzte Wort darüber, was Sie geben und sagen dürfen, hat das Compliance-Team Ihres Unternehmens.

Wenn Ihnen schon heute Details zwischen zwei Büros verloren gehen, testen Sie ParrotNotes gratis und sprechen Sie Ihre Notizen ins Handy, bevor Sie den Motor starten.

Was ein Vertriebsmitarbeiter im Title Insurance Vertrieb macht

Ein Title Insurance Sales Rep, oft auch Title Marketing Rep oder Business Development Rep genannt, gewinnt und hält Aufträge für eine Title- und Escrow-Firma. Die Aufträge kommen von den Menschen, die beeinflussen, wo ein Abschluss abgewickelt wird: Immobilienmakler, Baufinanzierungsberater, Anwälte, Bauträger und in manchen Märkten die Käufer und Verkäufer selbst.

Stellenanzeigen von großen Versicherern und lokalen Agenturen beschreiben dieselbe Kernarbeit. Sie bauen Beziehungen zu Maklern, Kreditgebern und Anwälten auf, führen persönliche Besuche und Präsentationen in Maklerbüros durch und erfassen alles in einem CRM.

Ein Punkt, den viele neue Vertriebler übersehen: Verbraucher können Title-Services vergleichen. Die US-Verbraucherschutzbehörde CFPB schreibt Hauskäufern, Title-Services seien „die größten Kosten in dieser Kategorie, und in den meisten Fällen können Sie sie vergleichen“, und „Kreditgeber oder Immobilienmakler empfehlen eventuell Anbieter, mit denen sie eine Beziehung haben“ (CFPB, Shop for title insurance). Ihre Aufgabe ist es, diese Empfehlung ehrlich zu verdienen: als das Unternehmen, dem Makler den Abschluss ihres Kunden anvertrauen.

Wenn Sie auch Kreditgeber besuchen, finden Sie die Kreditgeberseite derselben Beziehung in unserem Leitfaden für Baufinanzierungsberater.

Die Maklerbesuche, die Aufträge bringen

Nicht jeder Besuch ist gleich viel wert. Vier Arten von Besuchen leisten den Großteil der Arbeit.

1. Der Termin in der Bürobesprechung. Viele Maklerbüros halten eine wöchentliche Vertriebsbesprechung ab und geben Dienstleistern ein paar Minuten. Nutzen Sie sie, um etwas beizubringen, nicht um zu verkaufen: zwei Minuten zu einem aktuellen Title-Problem und seiner Lösung oder dazu, was eine neue lokale Eintragungsregel für Abschlusstermine bedeutet. Makler erinnern sich an den Vertriebler, der sie vor einem Kunden klug aussehen ließ.

2. Der Kaffee unter vier Augen. Hier lernen Sie, wie eine Maklerin arbeitet. Wie viele Abschlüsse im Monat? Käufer oder Verkäufer? Wer ist ihr bevorzugter Kreditgeber? Was lief bei ihrem letzten Abschluss schief? Fragen Sie, dann hören Sie zu.

3. Die Nachfrage nach dem Abschluss. Wenn ein Vorgang der Maklerin bei Ihrem Unternehmen abgeschlossen wird, stellt ein kurzer Anruf oder Besuch am nächsten Tag eine Frage: Was hätten wir besser machen können? Das zeigt, dass Ihnen der Vorgang wichtig ist, nicht nur der Auftrag.

4. Der Kurs oder das Seminar. Title-Firmen veranstalten oft Weiterbildungen oder Marktupdates. Die RESPA-Hinweise der CFPB nennen solche Veranstaltungen als Beispiele für Aktivitäten, die eher zulässig sind, wenn sie allen lokalen Maklern offenstehen, unabhängig davon, ob sie Aufträge vermitteln, und deren Kosten nicht übernehmen (CFPB RESPA FAQs). Prüfen Sie die Regeln Ihres Unternehmens, bevor Sie eine planen.

Die Route zählt so viel wie der Besuch. Bündeln Sie Büros nach Gebiet und Tag, damit Sie mehr Makler mit weniger Fahrzeit sehen. Unser Leitfaden zur Tourenplanung im Außendienst zeigt, wie das geht.

Notizen zu Empfehlungen: Maklerprofil und Besuchsnotiz als Vorlage

Ein Besuch zahlt sich nur aus, wenn der nächste darauf aufbaut. Dafür brauchen Sie Notizen. Führen Sie ein Profil pro Makler und ergänzen Sie bei jedem Besuch eine kurze Besuchsnotiz.

Maklerprofil (vierteljährlich aktualisieren)

Makler: [Name], [Maklerbüro], [Standort]
Schwerpunkt: Käufer / Verkäufer / beides; Preisklasse; Gebiete
Tempo: [ungefähre Zahl der Abschlüsse pro Monat, so wie er es beschreibt]
Kreditgeber-Partner: [genannte Namen]
Aktuelle Title-/Escrow-Firma: [Name] und was ihm daran gefällt
Probleme: [in seinen Worten]
Beste Erreichbarkeit: SMS / Anruf / E-Mail; beste Uhrzeit
Persönliches, das er erzählt hat: [Sport der Kinder, Umzug, Reise; nur was er selbst erzählt hat]

Besuchsnotiz (nach jedem Besuch)

Datum / Ort: [Büro, Café, Nachfrage nach Abschluss]
Wer war dabei: [Namen]
Was gesagt wurde: [Problem oder Erfolg, in seinen Worten]
Erwähnte Vorgänge: [Adresse oder Vorgangsnummer, Status, Problem]
Was ich versprochen habe: [konkrete Aufgabe] bis [Datum]
Nächster Schritt: [was, wann]
Idee für den nächsten Besuch: [Thema, Person zum Vorstellen]

Schreiben Sie die Zeile „Was gesagt wurde“ in den Worten des Maklers, nicht in Ihren. „Der Kreditgeber meines Käufers verschiebt ständig den Abschlusstermin“ ist etwas, worauf Sie reagieren können. „Makler unzufrieden mit Kreditgebern“ ist es nicht.

Dieselbe Disziplin gilt für jeden Kundenbesuch. Unsere Vorlage für den Besuchsbericht im Vertrieb behandelt die allgemeine Version.

Halten Sie Ihre Notizen RESPA-sauber

Section 8 des US-Gesetzes Real Estate Settlement Procedures Act (RESPA) und die zugehörige Verordnung, Regulation X, sind der Grund, warum es im Title-Vertrieb ein Compliance-Team gibt. Die Regel ist kurz: Niemand darf eine „Gebühr, Kickback oder sonstige Wertzuwendung“ geben oder annehmen, wenn sie auf einer Vereinbarung über die Vermittlung von Abwicklungsgeschäft beruht (12 CFR 1024.14(b)).

Zwei Definitionen in diesem Abschnitt sollten Sie kennen. Eine „Wertzuwendung“ umfasst unter vielem anderem „Geld, Sachen, Rabatte“, Leistungen „zu Sonder- oder Nulltarifen“ sowie „Reisen und die Übernahme der Ausgaben einer anderen Person“. Eine Empfehlung umfasst „jede mündliche oder schriftliche Handlung gegenüber einer Person, die die Wahl“ des Anbieters „aktiv beeinflusst“. Die FAQ der CFPB ergänzen, dass es „keine Ausnahme von RESPA Section 8 allein aufgrund des Werts des Geschenks oder der Werbeaktion“ gibt.

Was das für Ihre Notizen bedeutet: Sie sind ein Geschäftsdokument. Was auch immer die Fakten sind, Ihre Notizen sollten nie so klingen, als hätten Sie etwas gegen Empfehlungen getauscht. Auf Grundlage der Beispiele der CFPB gehört Folgendes nicht in Ihre Besuchsnotizen:

• Jede Zeile, die ein Geschenk, Essen, Ticket oder eine Reise an eine Zahl von Aufträgen knüpft („Abendessen, wenn sie diesen Monat drei schickt“).
• Jedes Versprechen, Kosten eines Maklers zu übernehmen: sein Marketing, seine Besichtigung, seine Veranstaltung, seine Bürokosten.
• Jeder Rabatt oder „Sondertarif“ für einen Makler im Austausch gegen Aufträge.
• Jede Bewertung oder Strichliste der Empfehlungen neben dem, was Sie für diesen Makler ausgegeben haben.
• Witze, die wie eines der oben genannten Dinge klingen. Notizen werden ohne Ihren Tonfall gelesen.

In die Notizen gehört stattdessen, was der Kunde des Maklers braucht und was Sie zugesagt haben. Wenn Sie unsicher sind, ob eine Aktivität erlaubt ist, fragen Sie Ihr Compliance-Team vorher, nicht hinterher. Wie Sie richtig um Kontakte bitten, zeigt unser Leitfaden zum Thema Empfehlungen einholen.

Ein Vier-Wochen-Rhythmus für Besuche

Ein Rhythmus verhindert, dass Sie jede Woche dieselben fünf freundlichen Makler besuchen. Hier ist ein einfacher Monatsplan für ein Gebiet mit rund 40 aktiven Maklern. Passen Sie die Zahlen an Ihren Markt an.

Woche 4 lassen die meisten Vertriebler aus. Genau diese Woche macht aus einem einmaligen Auftrag eine Gewohnheit, weil Sie nach dem Abschluss auftauchen, wenn sonst niemand kommt.

Den Besuch festhalten, bevor das nächste Büro kommt

Die Lücke zwischen zwei Büros ist der Ort, an dem Notizen sterben. Eine Besuchsnotiz auf dem Parkplatz zu tippen kostet fünf Minuten, die Sie nicht haben. Sie einzusprechen dauert etwa 60 Sekunden.

Ein durchgerechnetes Beispiel. Dana sitzt nach einem Kaffee mit einer Listing-Maklerin im Auto und nimmt Folgendes auf:

„Kaffee mit Priya bei Lakeside Realty. Sie macht hauptsächlich Listings, gerade etwa vier im Monat. Ihr Käuferfall in der Elm Street hängt, weil das Ablöseschreiben für die alte HELOC-Kreditlinie des Verkäufers nicht zurückgekommen ist. Ich habe zugesagt, dass unser Escrow Officer heute den Kreditgeber anruft. Für die meisten Käufer arbeitet sie mit Mark von der Credit Union. Nächstes Mal das Infoblatt zu Nachlassverkäufen mitbringen; sie hat zwei in Aussicht. Freitag nachfassen.“

(Priya ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine reale Person.)

ParrotNotes macht daraus ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben: „Escrow Officer ruft heute Kreditgeber wegen HELOC-Ablöse Elm Street an“, „Infoblatt Nachlassverkäufe mitbringen“, „Freitag nachfassen“. Dana kopiert die Aufgaben in ihr CRM und fährt zum nächsten Büro. Um aus solchen Notizen eine kurze Follow-up-E-Mail zu machen, probieren Sie den kostenlosen Follow-up-E-Mail-Generator.

Ein paar praktische Punkte:

• Zuerst die eigene Stimme. Das 60-Sekunden-Debriefing ist die sicherste Gewohnheit: Es ist Ihre Notiz, von Ihnen aufgenommen, über den Besuch.
• Vor der Aufnahme eines Gesprächs fragen. Wenn Sie ein Gespräch mit einem Makler aufnehmen möchten, fragen Sie vorher, akzeptieren Sie ein Nein und halten Sie sich an die Aufnahmerichtlinie Ihres Unternehmens.
• Zweisprachige Märkte. Mit Pro transkribiert und übersetzt ParrotNotes in über 99 Sprachen, nützlich, wenn Sie mit Maklern und Kunden arbeiten, die Spanisch, Vietnamesisch oder Mandarin sprechen.
• Später wiederfinden. Transkripte und Notizen bleiben gespeichert, und die KI-Suche in Pro findet „Elm Street“ oder „Nachlass“ in allen Notizen, wenn die Maklerin drei Wochen später anruft.

Der kostenlose Tarif umfasst 100 Minuten Aufnahme pro Monat, eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme und 5 KI-gestützte Aufnahmen pro Monat mit Aufgaben und Chat. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit 3.000 Minuten pro Monat und allen KI-Funktionen für jede Aufnahme. Die App läuft auf iOS, Android und macOS, und die Aufnahme funktioniert auch ohne Empfang.

Laden Sie ParrotNotes gratis herunter und nehmen Sie Ihr nächstes Debriefing nach dem Besuch auf, bevor Sie den Parkplatz verlassen.

Der Vertriebler, an den sich Makler erinnern

Im Title Insurance Vertrieb gewinnen Sie mit Gedächtnis und Verlässlichkeit. Makler wählen die Firma, deren Vertriebler sich an das Grundschuldproblem erinnert, am selben Tag angerufen hat und nach dem Abschluss nachgefragt hat, wie es lief.

Dafür braucht es vier Dinge: Besuche, die etwas vermitteln, ein Maklerprofil, das jeden Monat wächst, Notizen, die unter RESPA sauber bleiben, und einen Rhythmus, der über Ihre Lieblingsbüros hinausreicht. Die Notizen sind der Teil, den die meisten schleifen lassen.

Machen Sie die Notizen zum leichten Teil. Testen Sie ParrotNotes gratis, sprechen Sie jeden Besuch in 60 Sekunden durch und betreten Sie Ihr nächstes Büro mit dem genauen Wissen, was Sie zugesagt haben.