Shared Governance in der Pflege: Protokolle und Umsetzung

Im März beschließt der Stationsrat einer fiktiven Intermediate-Care-Station mit 28 Betten, das Material für periphere Zugänge näher an den Stationsstützpunkt zu verlegen. Alle sind dafür. Petra, die Vorsitzende, notiert „Materialraum: genehmigt“ in ihrem Notizbuch.

Im Juni liegt das Material noch am alten Platz, und niemand weiß, wer die Materialwirtschaft anrufen sollte. Im Nachtdienst steht das Urteil längst fest: „Der Rat bringt doch nichts.“

So scheitert Shared Governance in der Pflege meistens: nicht in der Sitzung, sondern in den Wochen danach. Wenn Sie einen Rat leiten oder darin sitzen, kennen Sie das Gefühl.

Dieser Leitfaden erklärt Shared Governance und ihre Gremien. Dann bekommen Sie zwei Werkzeuge, die die meisten Ratgeber erwähnen, aber nie liefern: eine Protokollvorlage für den Stationsrat und eine Umsetzungsliste. Wenn Sie Ihre Notizen lieber sprechen als tippen, testen Sie ParrotNotes kostenlos vor Ihrer nächsten Ratssitzung.

Was Shared Governance in der Pflege bedeutet und was nicht

Shared-Governance-Modelle in der Pflege geben Pflegefachkräften am Bett echte Entscheidungsbefugnis über ihre Praxis und ihr Arbeitsumfeld, und zwar über Räte, die überwiegend aus Pflegenden der direkten Versorgung bestehen.

Tim Porter-O'Grady, der Pflegeexperte, der am engsten mit dem Modell verbunden ist, nennt es „eine Art, Empowerment zu denken und Strukturen aufzubauen, die es tragen“. Mary K. Anthonys Übersichtsarbeit im Online Journal of Issues in Nursing nennt seine vier Prinzipien: Partnerschaft, Verantwortlichkeit, Gleichwertigkeit und Eigenverantwortung.

Dieselbe Arbeit beschreibt vier gängige Modelle: stationsbasiert (auf eine Station zugeschnitten), Ratsmodell (Räte auf Abteilungsebene), administrativ (eine Leitungsebene über kleineren Räten) und Kongressmodell (alle Pflegenden gehören dazu, die Arbeit geht an Ausschüsse).

Was das Modell nicht ist, zählt genauso. Creative Health Care Management sagt es deutlich: „Shared Governance heißt nicht, dass Führungskräfte um Input oder Feedback bitten, während sie die Entscheidungsbefugnis behalten.“

Ein Rat, der nur „Feedback gibt“, betreibt also keine Shared Governance. Einer, der beschließt, aber nie nachfasst, auch nicht. Das ist nur eine Besprechung.

Wie eine Shared-Governance-Struktur einen Beschluss bewegt

Die meisten Kliniken staffeln ihre Räte. Stationsräte (im Englischen Unit Practice Councils oder Unit-Based Councils) sind am nächsten an der Arbeit, und ihre Vorsitzenden tragen Themen in die Räte des Hauses für Praxis, Qualität oder Bildung.

Zwei US-Programme achten genau darauf. Im Magnet-Modell des ANCC ist Structural Empowerment eine von fünf Komponenten. Im Programm Pathway to Excellence ist Shared Decision-Making der erste von sechs Standards. Laut der Pathway-Übersicht der ANA schafft er „Gelegenheiten für Pflegende in der direkten Versorgung, sich zu vernetzen, zusammenzuarbeiten, Ideen zu teilen und an Entscheidungen beteiligt zu sein“.

Vergessen wird der Rückweg. Deborah Brennan und Lori Wendt beschreiben die Räte ihres kommunalen Krankenhauses im OJIN 2021 ganz nüchtern: „Informationen fließen in unserem Shared-Governance-Prozess von den Räten in die Praxisbereiche. Rückmeldungen werden dann an die zuständigen Räte zurückgeleitet.“

Deshalb sollte jeder Beschluss eines Shared-Governance-Rats einen von drei Typen tragen:

1. Rat entscheidet: im Zuständigkeitsbereich der Station, etwa Pausenpläne am Wochenende.
2. Rat empfiehlt weiter: braucht einen Rat des Hauses oder eine Führungskraft, etwa eine Änderung einer Pflegerichtlinie.
3. Nur zur Information: Neuigkeiten zum Weitergeben, etwa ein Einführungstermin für neue Geräte.

Warum Shared-Governance-Räte zwischen den Sitzungen stocken

An Ideen fehlt es Räten selten. Sie stocken, weil die Mitglieder in unterschiedlichen Schichten arbeiten und das Notizbuch in der Tasche mit nach Hause geht.

Ein Workshop für Ratsvorsitzende im American Nurse Journal nennt die Lösung: „Aufgaben per Closed-Loop-Kommunikation delegieren und die Nachverfolgung sichern, indem man für die einzelnen Aufgaben Fristen setzt.“ Dieselben Autorinnen nennen Protokolle „eine Papierspur, wie Projekte beginnen und sich entwickeln“.

Die andere Hälfte ist Erreichbarkeit. Sarah Nantz, Stationsleitung am Carolinas Medical Center, beschrieb 2015, wie ihre Station die Ratssitzung von 10:00 Uhr auf 8:30 Uhr verlegte, damit Pflegende aus dem Nachtdienst teilnehmen konnten, und wie sie die Teilnahme per Telefon erlaubte. Die Beteiligung der Pflegefachkräfte stieg von 32 % (2011–2012) auf 52 % (2014).

Roper St. Francis Healthcare hat ein Toolkit für Stationsräte mit „Vorlagen und Tipps für Protokolle und die Tagesordnung“ gebaut, berichten Lott und Partridge in Nursing Management. Ihre Vorlage ist nicht veröffentlicht. Hier ist eine, die Sie nutzen können.

Die Protokollvorlage für den Stationsrat

Kopieren Sie diese Vorlage vor Ihrer nächsten Sitzung in ein gemeinsames Dokument.

PROTOKOLL STATIONSRAT
Station: ____________   Datum: ________   Zeit: ____ bis ____
Vorsitz: ________   Stellvertretung: ________   Protokoll: ________
Anwesend (Namen oder Funktionen): __________________________
Beschlussfähig? Ja / Nein   Leitung oder Beratung anwesend? Ja / Nein

CHECK: KEINE PATIENTENDATEN
[ ] Dieses Protokoll enthält keine Patientennamen, Zimmer- oder
    Bettnummern, Diagnosen oder Falldetails. Qualitätsdaten nur
    als Stationskennzahlen, die die Einrichtung bereits veröffentlicht.

1. DURCHSICHT DER UMSETZUNGSLISTE (erste 10 Minuten, jede Sitzung)
   Stand jedes offenen Punktes auf der Umsetzungsliste.

2. NEUE PUNKTE
   Thema: ______________________
   Eingebracht von (Funktion): ________   Diskussion (2-3 Zeilen): ________
   Beschlusstyp: Rat entscheidet / Empfiehlt weiter / Nur Information
   Beschluss oder Empfehlung: ______________________
   Verantwortlich: ________   Frist: ________
   Geht an (bei Weiterempfehlung): Rat ________, Sitzung am ____

3. FORTBILDUNG ODER NEUES AUS DEN RÄTEN DES HAUSES
   ______________________

4. DREI KERNBOTSCHAFTEN FÜR DAS TEAM
   1. ________  2. ________  3. ________
   Weitergegeben von: ________   Weg: Übergabe / E-Mail / Aushang   Datum: ____

Nächste Sitzung: ________   Protokoll genehmigt am: ________

Die drei Kernbotschaften stammen aus dem Krankenhaus von Brennan und Wendt, wo „jede Sitzung mit drei zentralen Botschaften zum Weitergeben endete; dieser Tagesordnungspunkt wurde fest in die Sitzungsvorlage aufgenommen“.

Formelle Formate und Gremienprotokolle finden Sie im Leitfaden zur Protokollvorlage.

Ein ausgefülltes Beispiel

Hier ist der fiktive Rat vom Anfang, diesmal richtig geführt. Die Themen sind die, für die ein Stationsrat zuständig sein sollte: Personal, Ausstattung, Fortbildung, Abläufe.

• Thema: Material für periphere Zugänge liegt am anderen Ende der Station. Typ: Rat entscheidet. Beschluss: in den Schrank am Stützpunkt verlegen. Verantwortlich: Petra, mit der Materialkoordination. Frist: 12. April.
• Thema: Die Pausenabdeckung am Wochenende bricht immer wieder zusammen. Typ: Rat entscheidet. Beschluss: vier Wochenenden lang Pausen-Tandems testen. Verantwortlich: Markus (Vertretung Nachtdienst). Frist: Bericht in der Mai-Sitzung.
• Thema: Das Team möchte die Einweisung in die neue Infusionspumpe auch im Nachtdienst. Typ: Rat empfiehlt weiter. Geht an: den Bildungsrat des Hauses. Verantwortlich: Petra. Frist: Sitzung am 20. April.
• Drei Kernbotschaften: Das Material wird bis zum 12. April verlegt; die Pausen-Tandems starten dieses Wochenende; eine Pumpeneinweisung im Nachtdienst ist beantragt.

Nichts davon betrifft einen Patienten, und nichts davon muss es.

Grobe Notizen ohne Mitschreiben? Laden Sie ParrotNotes herunter, sprechen Sie eine kurze Zusammenfassung ein, während sich der Raum leert, und übernehmen Sie Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben in die Vorlage.

Die Umsetzungsliste

Das Protokoll hält fest, was gesagt wurde. Die Umsetzungsliste hält fest, was danach passiert ist. Führen Sie eine fortlaufende Tabelle, nicht eine Datei pro Sitzung.

Vier Regeln halten die Liste ehrlich:

1. Jeder Punkt bekommt eine verantwortliche Person und eine Frist. „Der Rat“ ist keine verantwortliche Person.
2. Weiterempfohlene Punkte bleiben offen, bis der andere Rat antwortet.
3. Die letzte Spalte schließt den Kreis. Ein Punkt ist erst erledigt, wenn das Team das Ergebnis kennt.
4. Die Liste kommt zuerst, vor allen neuen Themen.

Nehmen Sie Markus, die fiktive Vertretung des Nachtdienstes. Vor der Umsetzungsliste kamen die Wochenendpausen zur Sprache, alle nickten, und Monate später tauchte das Thema wieder auf, als wäre es neu. Als es in Zeile 2 mit seinem Namen und einer Frist stand, brachte er zur Mai-Sitzung eine Zählung der ausgefallenen Pausen mit, und der Rat behielt die Tandems bei.

Monatlich tagende Räte brauchen die Liste am meisten, denn ein Monat reicht zum Vergessen. Der Leitfaden zum Besprechungsrhythmus hilft Ihnen, den richtigen Takt zu wählen.

Patienteninformationen gehören nicht in Shared-Governance-Protokolle

Ratsprotokolle wandern: Sie hängen auf der Station aus, gehen per E-Mail ans Team und landen in Unterlagen für Magnet oder Pathway. Die Ratsempfehlungen im American Nurse Journal sagen, Protokolle sollten „wörtliche Diskussionen, langatmige Präsentationen, Meinungen oder vertrauliche Informationen“ weglassen. Auf einer Pflegestation beginnt das bei den Patienten.

Vier Regeln für jeden Rat:

• Themen, keine Fälle. Besprechen Sie den Ablauf der Sturzprophylaxe, nicht einen Sturz.
• Nur Stationskennzahlen. Wenn Qualitätsdaten zur Sprache kommen, nutzen Sie die Rate, die Ihre Einrichtung für die Station bereits veröffentlicht.
• Patienteninformationen bleiben in der elektronischen Patientenakte und im Meldesystem Ihrer Einrichtung, die eigenen Regeln folgen.
• Aufnahmen nur mit Erlaubnis. Halten Sie sich an die Aufnahmeregeln Ihrer Einrichtung und holen Sie vorher die Zustimmung aller ein.

Dieselbe Linie zieht sich durch unsere Leitfäden zur Schichtleitung und zur Stationsleitung: Menschen, Zusagen, Ausstattung und Abläufe gehören in Ihre Notizen. Patienten nicht.

Die Ratssitzung aufnehmen und das Protokoll aus dem Transkript schreiben

Wer Protokoll führt, hat den schlechtesten Platz im Raum: der Diskussion folgen und sie gleichzeitig aufschreiben.

Nehmen Sie Lea, eine fiktive Pflegepädagogin, die im Bildungsrat ihres Krankenhauses Protokoll führt. Nachdem der Rat einer Aufnahme zugestimmt hatte, legte sie ihr Handy auf den Tisch und hörte auf zu tippen. Danach übertrug sie die Beschlüsse aus Zusammenfassung und Aufgaben in die Vorlage und verschickte das Protokoll noch vor Schichtende, nicht erst eine Woche später.

ParrotNotes läuft auf dem Handy, das Sie ohnehin dabeihaben, ganz ohne Meeting-Bot. Der kostenlose Plan bietet 100 Minuten Aufnahme pro Monat und eine Zusammenfassung zu jeder Aufnahme, genug für eine gesprochene Zusammenfassung nach jeder Sitzung. Pro nimmt bis zu 3 Stunden pro Aufnahme auf, genug für eine ganze Ratssitzung, und bietet zusätzlich Sprechererkennung.

Lieber tippen? Der kostenlose Protokoll-Generator macht aus groben Notizen eine Zusammenfassung, Beschlüsse und Aufgaben. Lassen Sie Patientendaten aus allem heraus, was Sie einfügen.

Shared Governance funktioniert, wenn sich der Kreis schließt

Shared Governance in der Pflege ist ein Versprechen: Pflegende entscheiden über ihre eigene Praxis. Die Sitzung gibt das Versprechen. Protokoll und Umsetzungsliste halten es.

Die Kurzfassung:

• Shared Governance bedeutet echte Entscheidungen durch Pflegende in der direkten Versorgung.
• Geben Sie jedem Beschluss einen Typ: Rat entscheidet, empfiehlt weiter oder nur zur Information.
• Jede Aufgabe bekommt eine verantwortliche Person und eine Frist; prüfen Sie die Liste zuerst und halten Sie fest, wann das Team das Ergebnis erfahren hat.
• Keine Patienten in Ratsprotokollen. Patienteninformationen bleiben in der elektronischen Patientenakte.

Kopieren Sie die Vorlage, bauen Sie die Umsetzungsliste aus Ihren letzten beiden Protokollen und sehen Sie nach, was noch offen ist. Damit die Sitzung selbst im Zeitrahmen bleibt, übernehmen Sie Ideen aus der Vorlage für die Tagesordnung von Teambesprechungen.

Sie wollen nicht mehr die Stenografin des Rats sein? Testen Sie ParrotNotes kostenlos und machen Sie aus Ihrer nächsten gesprochenen Ratszusammenfassung ein Protokoll, bevor Sie das Haus verlassen.